Cuando hablamos de un proyecto tecnológico para una empresa, nos referimos a proyectos estructurales como la implantación de un sistema de gestión ERP, un sistema de relación con terceros CRM, un sistema de digitalización de Gestión Documental DMS, un sistema de análisis de datos BI, y tantas otras opciones que serán la base donde reposa el crecimiento de una empresa.
En este tipo de proyectos de mucha importancia para las empresas, aunque no todos los directivos son conscientes de cuan importante es, están sometidos a factores de riesgo que pondrán en peligro el éxito del mismo y, consecuentemente, el crecimiento de la compañía.
3 riesgos básicos a evitar para lograr el éxito del proyecto tecnológico
1. Escoger la solución adecuada en base a las necesidades de tu empresa
El primer riesgo es el reconocimiento por parte de la dirección de la empresa de que hay necesidades a cubrir. Demos por sentado que desde dirección saben ponerle nombre a la necesidad detectada, el primer riesgo es comprar la solución adecuada.
Este primer riesgo se suele superar a través de la creación de comités de selección. Son comités que deberán ser multidisciplinares. Cada responsable de departamento podrá exponer cuales son sus necesidades en concreto, tenerlas claro para poder buscar una solución acorde. Esta parte viene siendo “La Carta a los Reyes Magos” en la que se exponen todas las necesidades a cubrir.
Todo comité de selección debería estar presidido por el responsable final de la implantación de la solución. Esta persona debe poseer un conocimiento transversal de la compañía y reunir las peticiones departamentales junto con las opiniones tras las presentaciones de las diferentes soluciones vistas. De esta forma, debería estar capacitado para poder presentar a la dirección un máximo de tres opciones con sus propias valoraciones, criterios de selección, y solución favorita con sus ventajas y desventajas.
2. Preparación de la documentación y/o presentación del proyecto
Una vez superada la selección, tendremos que tener un documento del proyecto que nos exponga dónde estamos y dónde vamos a llegar con la implantación de la solución. Además, deberemos contar con un plan de proyecto y su cronología.
Habiendo sido disciplinados y rigurosos en la selección y en disponer de una documentación seria y precisa dispondremos de las bases fundamentales para poder proceder con éxito en la implementación del proyecto tecnológico.
3. Gestión del cambio de un software a un ERP
La gestión del cambio es la parte más fundamental que influye más directamente en el éxito de la implementación de un proyecto tecnológico. De hecho, una mala solución con usuarios implicados saldrá adelante dando resultados positivos mientras que una muy buena solución con usuarios no implicados o con usuarios negativos con el proyecto, no llegará a buen puerto y lo más probable será el fracaso de la solución y consecuentemente un fracaso empresarial.
La gestión del cambio empieza por los altos cargos de la compañía, que deberán implicarse en el proyecto. Deberán demostrar implicación, ilusión, convencimiento y deberán exigir a sus subordinados como mínimo la misma implicación que ellos muestran.
No solo los altos cargos deben implicarse, los cargos intermedios también (que probablemente ellos mismo hayan seleccionado en el comité de selección). Además, deberán ser capaces de transmitir ilusión, liderazgo, implicación y voluntad de éxito a los usuarios finales para que estos últimos realmente se impliquen en el proyecto.
Los usuarios finales al final son la clave del éxito del proyecto pues serán ellos los que manejen la solución, los validadores y los que se adaptan a la solución por lo que sin su implicación en el proyecto seguro que será un fracaso.
La solución en parte para evitar que el proyecto sea un fracaso es ofrecer una buena formación de la herramienta por tutores certificados en la solución, además de tener un servicio de atención al cliente para cualquier cuestión que surja durante y post la implantación. De esta manera los usuarios se sienten acompañados y van cogiendo poco a poco seguridad en la nueva solución a pesar de tener que hacer cambios en los hábitos de trabajo.
Para Advantys es importante que la solución implantada sea bien acogida por el usuario final, es por esto que intentamos cuidarlo y acompañarlo en el proceso de cambio ofreciéndole asesoramiento y soporte. Si quieres que te asesoremos en elegir la solución mas adecuada para tu empresa, o que gestionemos el cambio hacia la transformación digital puedes ponerte en contacto aquí.
