VeriFactu y la facturación electrónica forman parte del avance hacia una facturación más digital, trazable y conectada con la Administración. Pero no son lo mismo.
VeriFactu se centra en los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación, es decir, los programas o ERP que utilizan empresas y autónomos para emitir facturas. La facturación electrónica, en cambio, regula la creación, envío, recepción y conservación de facturas en formato electrónico, especialmente en las relaciones entre empresas y profesionales.
De cara a 2027, cualquier negocio debe entender esta diferencia antes de tomar decisiones sobre su software de facturación, su ERP o sus procesos administrativos. Adaptarse a VeriFactu implica revisar cómo se generan y conservan los registros de facturación. Prepararse para la factura electrónica implica revisar cómo se emiten, reciben y gestionan las facturas digitales.
Si ya conoces el sistema VeriFactu, pero tienes alguna consulta concreta, recuerda que desde Advantys podemos ayudarte y acompañarte durante todo el proceso de digitalización.
¿VeriFactu y factura electrónica son lo mismo?
No. VeriFactu y factura electrónica están relacionados, pero regulan aspectos diferentes de la facturación empresarial.
VeriFactu afecta al funcionamiento del software que genera las facturas. La factura electrónica afecta al formato, envío, recepción y gestión digital de esas facturas.
Dicho de forma sencilla: una empresa puede necesitar adaptar su programa de facturación a VeriFactu y, además, prepararse para emitir y recibir facturas electrónicas cuando le corresponda.
¿Qué es VeriFactu y cuándo entra en vigor?
VeriFactu es el nombre habitual con el que se conoce al sistema derivado del Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos de facturación. Su objetivo es que los registros de facturación generados por empresas y autónomos sean íntegros, trazables, conservables, accesibles, legibles e inalterables.
El Reglamento VeriFactu fue aprobado mediante el Real Decreto 1007/2023 y afecta a los sistemas informáticos que soportan los procesos de facturación de empresarios y profesionales. Esto significa que el foco no está solo en la factura final, sino en cómo el programa genera, registra, conserva y protege la información de facturación.
Los nuevos plazos de adaptación al sistema Verifactu
| Tipo de contribuyente | Fecha límite de adaptación |
|---|---|
| Contribuyentes sujetos al Impuesto sobre Sociedades | 1 de enero de 2027 |
| Resto de contribuyentes | 1 de julio de 2027 |
Estas fechas son importantes porque marcan el calendario real de revisión del software. Para muchas empresas, la adaptación no consistirá únicamente en activar una función nueva, sino en comprobar si su sistema actual está preparado, si necesita una actualización o si conviene planificar una migración ordenada.
¿Qué exige VeriFactu legalmente?
Los registros de facturación generados por sistemas informáticos deben cumplir una serie de requisitos legales:
- Integridad.
- Conservación.
- Accesibilidad.
- Legibilidad.
- Trazabilidad.
- Inalterabilidad.
Esto quiere decir que el sistema debe permitir conocer qué se ha generado, cuándo se ha generado y si ha existido cualquier modificación posterior. La finalidad es que los registros de facturación sean fiables y que cualquier cambio quede correctamente anotado.
VeriFactu puede verse como una evolución en el control de los procesos de facturación, con un enfoque más marcado en la trazabilidad, la transparencia y la prevención del fraude fiscal.
¿Cómo es VeriFactu técnicamente?
Desde un punto de vista técnico, VeriFactu introduce elementos de seguridad y control sobre los registros de facturación. Entre los más relevantes se encuentran:
- Uso de registros de facturación generados de forma ordenada.
- Encadenamiento de registros para reforzar la trazabilidad.
- Elementos que ayudan a garantizar la integridad de la información.
- Código QR en las facturas, según las condiciones establecidas por la normativa.
- Capacidad de comunicación con la Agencia Tributaria para la remisión de registros cuando proceda.
- Sistemas accesibles y auditables que facilitan la revisión de la información.
La clave para cualquier negocio es que estos requisitos dependen directamente del software de facturación o ERP que utilice.
¿Cómo complementa VeriFactu a la facturación electrónica?
VeriFactu y la facturación electrónica se complementan porque actúan sobre partes distintas del proceso.
La facturación electrónica se centra en la factura como documento digital: su emisión, envío, recepción y almacenamiento. VeriFactu se centra en el sistema que genera los registros de facturación y en las garantías técnicas que debe ofrecer ese sistema.
Por eso, entender las diferencias entre VeriFactu y la facturación electrónica es fundamental para evitar decisiones incompletas. Una empresa puede estar acostumbrada a emitir facturas en PDF o a enviar facturas por medios digitales, pero eso no significa automáticamente que su software cumpla con los requisitos de VeriFactu.
Principales características de la facturación electrónica y VeriFactu
La facturación electrónica implica la creación, emisión, envío y almacenamiento de facturas de manera digital. Permite agilizar la gestión documental, reducir tareas manuales y mejorar el control de las relaciones comerciales entre empresas y profesionales.
VeriFactu introduce exigencias específicas sobre el sistema informático que genera las facturas. Su foco está en la integridad de los registros, la trazabilidad de los cambios, la conservación de la información y la posibilidad de remisión de los registros a la Agencia Tributaria en los términos previstos.
Ambos conceptos están conectados, pero conviene analizarlos por separado:
- La factura electrónica responde a cómo se emite, transmite y recibe la factura.
- VeriFactu responde a cómo se genera, registra y conserva la información de facturación dentro del sistema.
Diferencias entre VeriFactu y la facturación electrónica
A continuación, resumimos las principales diferencias entre la facturación electrónica y VeriFactu.
| Aspecto | VeriFactu | Factura electrónica |
|---|---|---|
| Qué regula | El software o sistema informático de facturación | El formato y circuito digital de la factura |
| Objetivo principal | Garantizar registros íntegros, trazables e inalterables | Digitalizar el intercambio de facturas |
| Dónde actúa | En el programa que genera y registra la factura | En la factura como documento electrónico |
| A quién afecta | Empresas y profesionales que usan sistemas informáticos de facturación obligados | Empresarios y profesionales en operaciones B2B, según el desarrollo normativo aplicable |
| Qué debe revisar la empresa | Su programa de facturación o ERP | Su capacidad para emitir, recibir y gestionar facturas electrónicas |
| Elementos clave | Registro de facturación, trazabilidad, inalterabilidad, QR y comunicación con la AEAT | Formato electrónico, envío, recepción, estados y conservación |
| Fecha clave actual | 2027, según tipo de contribuyente | Según el calendario normativo aplicable a la factura electrónica obligatoria |
La diferencia más práctica es esta: VeriFactu obliga a revisar el software de facturación. La factura electrónica obliga a revisar cómo se intercambian y gestionan las facturas digitales.
¿Cuáles son los beneficios que aporta a las empresas el sistema VeriFactu?
Aunque la adaptación a VeriFactu nace de una obligación normativa, también puede ayudar a mejorar la gestión administrativa de las empresas.
Mayor control sobre la facturación
Al trabajar con registros más estructurados y trazables, la empresa puede tener una visión más clara de su información de facturación. Esto facilita el seguimiento interno y reduce la dependencia de procesos manuales.
Más confianza en clientes y proveedores
Una factura emitida desde un sistema adaptado a VeriFactu transmite mayor seguridad porque se apoya en registros protegidos, trazables y alineados con los requisitos de la Administración.
Mejor organización contable y fiscal
Cuando el software de facturación trabaja de forma más ordenada, también mejora la relación entre facturación, contabilidad y obligaciones fiscales. Esto puede reducir errores y facilitar el trabajo del equipo administrativo.
Impulso a la digitalización de la empresa
La adaptación a VeriFactu puede ser una buena oportunidad para revisar procesos internos, actualizar herramientas y conectar mejor la facturación con la gestión empresarial. Para muchas pymes, el cambio no estará solo en cumplir una norma, sino en trabajar con un sistema más preparado para los próximos años.
¿Cómo cumplir con el sistema VeriFactu?
Las empresas y autónomos deben revisar si su sistema informático de facturación se ajusta a los requisitos del Reglamento VeriFactu. En la práctica, esto supone comprobar si el programa utilizado puede generar registros de facturación con las garantías exigidas y si cuenta con capacidad de comunicación con la Agencia Tributaria cuando proceda.
Existen dos ideas importantes:
- El sistema debe generar y conservar registros de facturación conforme a los requisitos legales.
- El software debe estar preparado para trabajar de forma segura, trazable y verificable.
Además, conviene analizar si la empresa está dentro del ámbito de aplicación de la normativa o si pertenece a alguno de los supuestos con tratamiento específico, como quienes ya están sujetos al Suministro Inmediato de Información.
¿Qué debe revisar tu empresa antes de 2027?
Antes de que llegue la fecha de aplicación, cualquier empresa debería revisar estos puntos:
- Qué programa de facturación o ERP utiliza actualmente.
- Si el proveedor del software tiene prevista la adaptación a VeriFactu.
- Si el sistema permite trabajar con registros íntegros, trazables e inalterables.
- Si la solución se integra correctamente con contabilidad y gestión.
- Si el equipo administrativo necesita formación.
- Si conviene actualizar el sistema actual o planificar una migración.
- Si la empresa también debe prepararse para la factura electrónica obligatoria.
Este análisis es especialmente importante para pymes, autónomos, despachos profesionales y empresas que todavía trabajan con soluciones desconectadas o programas poco integrados.
Tenemos tu software de facturación adaptado a VeriFactu
Desde Advantys recomendamos soluciones de software de facturación para despachos y empresas preparadas para avanzar hacia los nuevos requisitos de la Administración y facilitar la adaptación al sistema VeriFactu.
Esto implica trabajar con sistemas capaces de generar registros por cada factura expedida, conservar la información, reforzar la trazabilidad y permitir una gestión más segura de los procesos de facturación.
Tanto si necesitas un software para tu asesoría o despacho profesional como si buscas un programa de facturación para tu empresa o actividad profesional, podemos ayudarte a valorar la solución que mejor encaja con tu forma de trabajar.
Para empresas:
- Sage 50: programa de gestión integral para pymes y autónomos, orientado a gestionar facturación, contabilidad y procesos básicos de negocio desde una solución conectada.
- Sage 200: solución ERP avanzada para empresas que necesitan mayor control financiero, contable y operativo, con una gestión más integrada de sus procesos.
Para despachos y asesorías:
- Sage Despachos: software especializado para asesorías y despachos profesionales, orientado a la gestión fiscal, contable, laboral y documental de clientes.
Estas soluciones ayudan a mejorar la gestión de la facturación, reforzar el control de la información y preparar a la empresa para trabajar con procesos más alineados con los próximos requisitos normativos.
Preguntas frecuentes sobre VeriFactu y factura electrónica
¿VeriFactu y factura electrónica son lo mismo?
No. VeriFactu regula los requisitos del software de facturación. La factura electrónica regula el formato, envío, recepción y gestión digital de las facturas.
¿Qué diferencia hay entre VeriFactu y factura electrónica?
La diferencia principal está en el foco. VeriFactu afecta al programa que genera los registros de facturación. La factura electrónica afecta a la factura como documento digital.
¿Cuándo entra en vigor VeriFactu?
Los contribuyentes sujetos al Impuesto sobre Sociedades deberán tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027. El resto de contribuyentes deberán hacerlo antes del 1 de julio de 2027.
¿Mi empresa necesita adaptar el software de facturación?
Si tu empresa o actividad profesional utiliza un sistema informático para emitir facturas y está dentro del ámbito de aplicación del Reglamento, deberá trabajar con un software adaptado a los requisitos de VeriFactu.
¿Un ERP preparado para VeriFactu también sirve para factura electrónica?
Un ERP puede ayudarte a gestionar ambos procesos, pero VeriFactu y factura electrónica son obligaciones distintas. Conviene revisar si la solución cubre los requisitos del sistema de facturación y también la emisión, recepción y gestión de facturas electrónicas.
¿Qué conviene hacer ahora?
Lo más recomendable es revisar el software actual, confirmar el calendario de adaptación del proveedor y valorar si la empresa necesita actualizar, migrar o implantar una solución más completa antes de 2027.
VeriFactu y la factura electrónica forman parte del mismo proceso de digitalización fiscal, pero no deben confundirse.
VeriFactu afecta al software de facturación y a la forma en la que se generan, conservan y protegen los registros. La factura electrónica afecta al formato y circuito digital de las facturas entre empresas y profesionales.
De cara a 2027, el paso más sensato es revisar el sistema actual de facturación, confirmar si estará adaptado y planificar cualquier cambio con tiempo. En Advantys podemos ayudarte a valorar tu situación y elegir una solución que encaje con las necesidades reales de tu empresa.
Si quieres saber si tu software de facturación está preparado para VeriFactu o necesitas una solución adaptada a tu empresa, contacta con Advantys y te ayudaremos a analizar el mejor camino.
Diferencias entre VeriFactu y la facturación electrónica
A continuación, resumimos las principales diferencias entre la facturación electrónica y Verifactu.
¿Cuáles son los beneficios que aporta a las empresas el sistema VeriFactu?
Aunque de primeras pueda verse como algo que no aporta beneficio a la operativa diaria, las ventajas de utilizar un sistema Verifactu para la emisión y recepción de facturas electrónicas son numerosas, y beneficiarán significativamente tanto a empresas como a autónomos, simplificando los procesos y mejorando la transparencia fiscal.
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Genera confianza en clientes y proveedores: Una factura emitida bajo el sistema Verifactu actúa como un sello de garantía, ya que acredita automáticamente que la empresa o profesional está al día con sus obligaciones fiscales. Esto fortalece la imagen de marca y genera mayor seguridad en las transacciones comerciales.
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Simplifica y agiliza la gestión contable y fiscal: Gracias al envío automático de datos a Hacienda, en el futuro inmediato se reducirá notablemente la carga administrativa asociada a la presentación de declaraciones tributarias. Parte o la totalidad de los modelos tributarios podrían incluso completarse automáticamente, al encontrarse toda la información fiscal actualizada y accesible directamente en los registros de la Agencia Tributaria.
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Fomenta una economía más justa y transparente: VeriFactu es una herramienta clave para combatir el fraude y reducir significativamente la economía sumergida. Al exigir que todos los negocios se adapten a estándares claros y auditables, crea condiciones equitativas para la competencia empresarial y contribuye directamente a mejorar la recaudación pública.
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Impulsa la digitalización y unifica los procesos empresariales: La adopción de VeriFactu acelera la transformación digital de las empresas, permitiendo automatizar procesos que antes consumían muchos recursos, tiempo y esfuerzo. Al centralizar y unificar la gestión de facturas electrónicas, las empresas ahorran costes, reducen errores y pueden enfocar más tiempo y recursos en tareas realmente estratégicas para su crecimiento.
¿Cómo cumplir con el sistema VeriFactu?
Las empresas y autónomos pueden cumplir con Verifactu de dos maneras:
- Envío de registros a la Agencia Tributaria: La empresa o autónomo envía los registros de facturación a la sede electrónica de la Agencia Tributaria en el momento de su emisión, y esta verifica la autenticidad e integridad de las facturas. Los clientes pueden comprobar la validez de las facturas simplificadas en la web de la Agencia Tributaria.
- Suministro Inmediato de Información (SII): Las empresas ya sujetas al SII continuarán enviando sus datos de facturación a la Agencia Tributaria en los plazos establecidos por el SII.
Tenemos tu software de facturación adaptado a VeriFactu
Desde Advantys recomendamos soluciones de software de facturación para despachos y empresas que están 100% adaptadas a los nuevos requisitos de la Administración para que puedas cumplir con la normativa VeriFactu sin preocupaciones.
Esto implica guardar un registro por cada factura expedida, llevar un registro de los principales eventos que se produzcan en el sistema informático, garantizar un almacenamiento que no admita alteraciones ni fallos de conservación, y la posibilidad de remitir todos estos datos de forma voluntaria y automática a la Administración Tributaria desde el propio software, incluyendo la firma digital de cada registro.
Tanto si necesitas un software para tu asesoría o despacho profesional como si buscas un programa de facturación para tu empresa o actividad profesional, encontrarás una solución a tu medida:
Para empresas:
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Sage 50: Programa de gestión integral para pymes y autónomos, adaptado a los requisitos de VeriFactu, permite una facturación automatizada y segura.
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Sage 200: Solución ERP avanzada ofrece un mayor control financiero y contable, con integración total para el envío de facturas a la Agencia Tributaria.
Para despachos y asesorías:
- Sage Despachos: Software especializado para asesorías y despachos profesionales asegura el cumplimiento normativo en la gestión de clientes y facturación electrónica.
Estas soluciones están diseñadas para facilitar la adaptación al sistema VeriFactu, garantizando la autenticidad, integridad y trazabilidad de las facturas, y minimizando los errores en los cálculos de IVA y evitando el fraude fiscal.
