VeriFactu cambiará para siempre la forma en la que autónomos y empresas en España emiten y gestionan facturas electrónicas. Es por ello esencial que sepas cómo cumplir con el nuevo reglamento para poder así evita sanciones, tanto a despachos como a empresas.
Si ya conoces el sistema VeriFactu, pero tienes alguna consulta concreta, recuerda que desde Advantys podemos ayudarte y acompañarte durante todo el proceso de digitalización.
La facturación electrónica ha experimentado avances significativos en los últimos años, y con la llegada de Verifactu, ha dado un gran salto hacia la modernización. Te mostraremos qué es Verifactu y cómo se diferencia de la facturación electrónica, además de explorar los beneficios y desafíos de ambos sistemas.
¿Qué es Verifactu y cuando entra en vigor?
Verifactu es un sistema de facturación electrónica que obliga a los empresarios y autónomos a emitir y registrar sus facturas en un formato y estructura específicos. Además, se incorporan elementos de seguridad informática, como hashes encadenados y firmas electrónicas, para garantizar que una vez emitida una factura, no pueda modificarse sin dejar un registro claro de la modificación.
El Reglamento Verifactu fue aprobado mediante el Real Decreto 1007/2023 y establece la obligación de modernizar los sistemas de facturación de autónomos y empresas. Este reglamento introduce un nuevo sistema de facturación electrónica que aportará importantes ventajas tanto a las empresas y autónomos como a la Agencia Tributaria.
Entra en vigor el 1 de julio de 2025.
¿Qué exige VeriFactu legalmente?
Los registros de facturación generados por sistemas informáticos deben cumplir con ciertos requisitos legales:
- Integridad.
- Conservación.
- Accesibilidad.
- Legibilidad.
- Trazabilidad.
- Inalterabilidad.
Verifactu puede verse como una evolución de la facturación electrónica, con un enfoque más marcado en la transparencia y la prevención del fraude fiscal.
¿Cómo es VeriFactu técnicamente?
- Uso de Hashes encadenados que aseguran que la información no pueda alterarse.
- Firmas electrónicas certificadas para identificar con seguridad a los emisores de facturas.
- Sistemas accesibles y auditables que facilitan las revisiones por parte de Hacienda en todo momento.
¿Cómo complementa VeriFactu a la facturación electrónica?
A diferencia de la facturación electrónica hasta la fecha, Verifactu almacena y registra las facturas y las valida automáticamente con la Agencia Tributaria, proporcionando un control más riguroso sobre el proceso de facturación.
Entender las diferencias entre Verifactu y la facturación electrónica tradicional es fundamental para evitar errores y mejorar la eficiencia en los procesos de facturación.
Principales características de la facturación electrónica y VeriFactu
La facturación electrónica implica la creación, emisión, envío y almacenamiento de facturas de manera digital, lo que facilita una gestión más ágil y segura de las transacciones comerciales. Aunque la emisión de facturas electrónicas ha transformado la forma en que las empresas manejan sus facturas, Verifactu introduce nuevas exigencias y funcionalidades para un mayor control fiscal.
Diferencias entre VeriFactu y la facturación electrónica
A continuación, resumimos las principales diferencias entre la facturación electrónica y Verifactu.
¿Cuáles son los beneficios que aporta a las empresas el sistema VeriFactu?
Aunque de primeras pueda verse como algo que no aporta beneficio a la operativa diaria, las ventajas de utilizar un sistema Verifactu para la emisión y recepción de facturas electrónicas son numerosas, y beneficiarán significativamente tanto a empresas como a autónomos, simplificando los procesos y mejorando la transparencia fiscal.
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Genera confianza en clientes y proveedores: Una factura emitida bajo el sistema Verifactu actúa como un sello de garantía, ya que acredita automáticamente que la empresa o profesional está al día con sus obligaciones fiscales. Esto fortalece la imagen de marca y genera mayor seguridad en las transacciones comerciales.
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Simplifica y agiliza la gestión contable y fiscal: Gracias al envío automático de datos a Hacienda, en el futuro inmediato se reducirá notablemente la carga administrativa asociada a la presentación de declaraciones tributarias. Parte o la totalidad de los modelos tributarios podrían incluso completarse automáticamente, al encontrarse toda la información fiscal actualizada y accesible directamente en los registros de la Agencia Tributaria.
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Fomenta una economía más justa y transparente: VeriFactu es una herramienta clave para combatir el fraude y reducir significativamente la economía sumergida. Al exigir que todos los negocios se adapten a estándares claros y auditables, crea condiciones equitativas para la competencia empresarial y contribuye directamente a mejorar la recaudación pública.
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Impulsa la digitalización y unifica los procesos empresariales: La adopción de VeriFactu acelera la transformación digital de las empresas, permitiendo automatizar procesos que antes consumían muchos recursos, tiempo y esfuerzo. Al centralizar y unificar la gestión de facturas electrónicas, las empresas ahorran costes, reducen errores y pueden enfocar más tiempo y recursos en tareas realmente estratégicas para su crecimiento.
¿Cómo cumplir con el sistema VeriFactu?
Las empresas y autónomos pueden cumplir con Verifactu de dos maneras:
- Envío de registros a la Agencia Tributaria: La empresa o autónomo envía los registros de facturación a la sede electrónica de la Agencia Tributaria en el momento de su emisión, y esta verifica la autenticidad e integridad de las facturas. Los clientes pueden comprobar la validez de las facturas simplificadas en la web de la Agencia Tributaria.
- Suministro Inmediato de Información (SII): Las empresas ya sujetas al SII continuarán enviando sus datos de facturación a la Agencia Tributaria en los plazos establecidos por el SII.
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Desde Advantys recomendamos soluciones de software de facturación para despachos y empresas que están 100% adaptadas a los nuevos requisitos de la Administración para que puedas cumplir con la normativa VeriFactu sin preocupaciones.
Esto implica guardar un registro por cada factura expedida, llevar un registro de los principales eventos que se produzcan en el sistema informático, garantizar un almacenamiento que no admita alteraciones ni fallos de conservación, y la posibilidad de remitir todos estos datos de forma voluntaria y automática a la Administración Tributaria desde el propio software, incluyendo la firma digital de cada registro.
Tanto si necesitas un software para tu asesoría o despacho profesional como si buscas un programa de facturación para tu empresa o actividad profesional, encontrarás una solución a tu medida:
Para empresas:
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Sage 50: Programa de gestión integral para pymes y autónomos, adaptado a los requisitos de VeriFactu, permite una facturación automatizada y segura.
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Sage 200: Solución ERP avanzada ofrece un mayor control financiero y contable, con integración total para el envío de facturas a la Agencia Tributaria.
Para despachos y asesorías:
- Sage Despachos: Software especializado para asesorías y despachos profesionales asegura el cumplimiento normativo en la gestión de clientes y facturación electrónica.
Estas soluciones están diseñadas para facilitar la adaptación al sistema VeriFactu, garantizando la autenticidad, integridad y trazabilidad de las facturas, y minimizando los errores en los cálculos de IVA y evitando el fraude fiscal.
