El valor de la trazabilidad para tu empresa con Sage 200

La trazabilidad en el sistema empresarial son aquellos procesos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado, a través unas herramientas determinadas.

La trazabilidad está presente en muchos más sectores y procesos de los que pensamos. Y es que también está presente en nuestro ámbito personal. Es algo innato en nuestro cerebro que nos ayuda a ordenar nuestros conocimientos y recuerdos. Sin embargo es en el mundo empresarial cuando adquiere verdadera importancia, necesitando del apoyo de un software empresarial como Sage 200.

¿Qué ventajas nos aporta y quién se beneficia de ella?

Todos los eslabones de la cadena de distribución y/o producción se benefician de un sistema de trazabilidad bien implantado, ya que gracias a ello podremos conseguir:

• Un control individualizado por partida y lote.
• La mejora de la gestión de nuestro Stock.
• Control de la evolución del producto como herramienta fundamental del sistema de control y calidad.
• Gran capacidad para detectar, aislar y analizar problemas con gran rapidez y posibilidad de rápida reacción.
• Poder retirar selectivamente productos con alguna incidencia.

¿Cuáles son los objetivos básicos de la trazabilidad?

La articulación de los objetivos debe ser planteada con antelación a la puesta en marcha de la trazabilidad. Los dos objetivos básicos suelen ser:

• Tracking: Localizar la entidad: Aquí hacemos referencia a objetivos operativos como dar seguimiento físico hasta el final de su trayecto o vida. Simplificando, el tracking responderá a las preguntas ¿dónde? y ¿cuándo?

• Tracking: Conocer la utilización o composición de la entidad o producto: Este objetivo es cualitativo, lo que nos aporta un mejor flujo de información tanto para nosotros como para nuestros clientes. En este caso, respondemos a las preguntas ¿qué?, ¿cómo?, ¿para qué? y ¿por qué?

Los 3 tipos de trazabilidad

Para que la trazabilidad en una empresa sea realmente eficiente y no tenga ninguna grieta, debe unir todos los eslabones de la cadena atendiendo a tres áreas:

1. Trazabilidad hacia atrás

Hace referencia a la recepción de mercancía o productos necesarios para desarrollar nuestra actividad empresarial. La trazabilidad de la cadena puede quebrarse por completo si no se dispone de unos buenos registros cuando recibimos los productos.

Para ello, deberemos registrar debidamente la siguiente información:

• Origen de los productos: Empresa de origen, detalles de contrato y forma de contacto con el proveedor. De esta forma, aseguraremos una correcta y rápida comunicación en caso de dudas o incidencias.
• Tipo de producto: Número o lote, estado de entrega, vencimiento o fecha de caducidad
• Momento en el que se ha recibido la mercancía.
• Cantidad recibida

2. Trazabilidad interna

Este tipo de trazabilidad es el seguimiento que realizamos a lo que pasa dentro de nuestra empresa, como la relación de productos recibidos, las operaciones o procesos que han seguido dentro de la misma y los productos finales.

Se debe registrar la siguiente información:

• Modificación o mezcla de productos recibidos
• Identificación de los productos intermedios durante la actividad realizada para convertirla en un producto o servicio final
• Registro de control de stock 
• Fecha de modificación

3. Trazabilidad hacia adelante

A partir de aquí tenemos que tener en cuenta que el producto queda fuera de nuestro control. Cuando llega al consumidor final, debemos de mostrar claramente datos como el número de lote u otro tipo de código que permita identificar el origen. La información sobre la trazabilidad es de gran importancia y debe mostrarse de la forma más clara posible, facilitando de esta forma que nuestro cliente relacione la identificación y otra información del producto que se entrega con su propio sistema de registros. La Información a registrar es la siguiente:

• Responsable de la recepción del producto
• Cantidad de producto y momento de la entrega
• Número de lote o de identificación del producto
• Medio de transporte: Es importante recabar los datos del medio de transporte utilizado

Software de trazabilidad

Un software que disponga de funcionalidades propias de trazabilidad aportará a nuestra empresa una gestión integrada, tanto comercial como contable, que además cubre las diferentes áreas organizativas de la empresa.

Funcionalidades 

Permiten controlar la trazabilidad de cada uno de los productos a través de los documentos en los que se ha registrado. También el stock puede controlarse por lotes y ubicaciones dependiendo de cómo configuremos el programa, e incluso nos permitirá realizar documentos de compra o venta indicando los números de lote, serie y caducidad a posteriori.

Este tipo de ERP, como Sage 200 son aplicables a cualquier pyme, ya que siguen los estándares globales en las tareas de trazabilidad en diferentes sectores de la industria. Con algo tan simple como la impresión de una etiqueta, nos permitirán conocer todo el recorrido de nuestros productos en ambos sentidos, con lo que ganaremos en seguridad de procesos y eficiencia empresarial.

Trazabilidad con Sage 200

Los Centros de Información de Sage 200 permiten, no solo acceder a los datos de tipo financiero, comercial e incluso documentos asociados (llamadas, emails, documentos enviados, documentos recibidos…) sino que además recopila los documentos de marketing, acciones administrativas, partes de posventa, tarifas y descuentos aplicados, documentos de venta, contratos, proyectos en marcha, producción, finanzas, etc.

Si quieres saber más te dejamos nuestro ebook en el que encontrarás una información mucho más detallada sobre trazabilidad.[/vc_column_text]

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