La selección de un programa de contabilidad es una elección de gran importancia para cualquier empresa, ya sea grande, una PYME o un profesional autónomo. En la actualidad digital, la administración financiera se ha vuelto más eficaz y precisa gracias al desarrollo de los software de contabilidad. Estos se han convertido en aliados esenciales para los contadores y expertos en finanzas.
Sin embargo, desde los días en que la contabilidad se llevaba a cabo manualmente en libros hasta los programas contables modernos de hoy en día, se ha producido una gran mejora. En la actualidad, el software contable simplifica las tareas de los contadores, los empleados administrativos y los expertos en finanzas.
Tareas que facilitan los programas de contabilidad
El software de contabilidad simplifica muchas tareas, entre las que podemos destacar:
- Ayuda a determinar la ubicación de cada registro.
- Impide la creación de entradas desequilibradas.
- Simplifica la conciliación de cuentas.
- Asigna automáticamente cuentas de gastos al registrar facturas de proveedores y acreedores.
- Permite el registro directo de pagos desde las previsiones de pago y actualiza automáticamente cada vez que se registra un pago.
- Simplifica la creación de presupuestos.
- Facilita la presentación de varios formularios ante las autoridades fiscales y automatiza el registro de liquidación de impuestos.
¿Por qué cambian las empresas su programa de contabilidad?
Las empresas experimentan un crecimiento, y si su software de contabilidad y gestión no evoluciona con ellas, requieren adquirir sistemas de contabilidad y facturación más avanzados. De esta manera, mejorarán la eficiencia en su administración empresarial.
Numerosos trabajadores autónomos, al iniciar sus actividades, externalizan las responsabilidades contables y fiscales a bufetes y consultorías profesionales. A medida que su negocio crece, se ven en la necesidad de contratar personal administrativo que finalmente toma a su cargo la contabilidad interna, lo que hace imprescindible la incorporación de un programa de contabilidad a la empresa.
La búsqueda de una mayor eficacia en el control del negocio y el ahorro de tiempo que brinda un software de contabilidad de calidad son otras de las motivaciones para considerar el cambio del sistema contable.
Funcionalidades que debe tener un programa de software contable
Todo software de contabilidad incluirá las funciones fundamentales necesarias para llevar a cabo la contabilidad. Sin embargo, un software contable de alta calidad posibilitará la optimización de los procesos y la gestión eficiente de la información, características que añadirán un valor adicional y simplificarán las tareas del departamento.
Algunas capacidades adicionales que se espera encontrar en un programa de contabilidad son:
- Simplificar la conexión de las diferentes áreas de trabajo de la empresa
En primer lugar, un programa de contabilidad debe facilitar que la información fluya entre los diferentes usuarios que manejan la información contable de la empresa, mejorando la productividad.
- Facilitar el cumplimiento de las obligaciones contables, legales y fiscales
En segundo lugar, es fundamental que se pueda obtener la información requerida para satisfacer estas responsabilidades, completando los formularios fiscales y simplificando su presentación ante la Autoridad Tributaria. Del mismo modo, debe agilizar el proceso de depositar los estados financieros anuales o registrar los libros contables de manera legal.
- Integración con Office
La opción de exportar datos a Excel debe ser una característica esencial. Si el software contable ofrece informes visuales significativos o incorpora paneles de control, no será necesario recurrir a la exportación de datos a Excel, lo que simplificará las tareas contables.
- Posibilitar la movilidad de los usuarios
Otro podría ser, la posibilidad de trabajar desde cualquier ubicación está siendo cada vez más solicitada por las empresas. Un software de contabilidad permite acceder desde cualquier lugar para presentar declaraciones fiscales y simplifica la capacidad de enviarlas desde otra ubicación a través de un dispositivo móvil.
- Ofrecer personalización
Numerosas empresas requieren ajustar su software de contabilidad y gestión para adecuarlo a las particularidades de su actividad. Por lo tanto, resulta crucial que el programa de contabilidad y facturación permita estas adaptaciones personalizadas y que las futuras actualizaciones mantengan íntegramente dichas modificaciones.
- Actualización constante
Así mismo, los programas de contabilidad deben tener la capacidad de ajustarse a las variaciones que experimenta la normativa contable y fiscal. Por ejemplo, en un futuro cercano, será necesario que incorporen las modificaciones establecidas por la Ley Antifraude.
- Evolución tecnológica
Resulta sumamente sencillo administrar la contabilidad empresarial al emplear una plataforma en línea para contabilidad y facturación de Sage. Esto te brindará la posibilidad de enriquecer el servicio a tus clientes, fortalecer las relaciones con tus proveedores y entidades financieras, y establecer un control interno más sólido de tu empresa.
Es más, un programa de contabilidad como Sage 50 automatizan las labores contables de rutina y mejoran los procedimientos, ofreciendo mayor eficacia y exactitud en la administración financiera. También ofrecen una extensa variedad de capacidades que agilizan las operaciones contables.
