El sistema VeriFactu representa un avance significativo en la facturación electrónica en España, y busca asegurar la transparencia y la seguridad en los procesos de facturación y combatir el fraude fiscal.
El Real Decreto por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, es el 1007/2023, de 5 de diciembre.
Constituye una de las innovaciones derivadas del avance de la Ley Antifraude para las empresas, y su propósito es proporcionar transparencia al proceso de facturación.
¿Qué es el sistema VeriFactu?
VeriFactu, impulsado por la Agencia Tributaria, busca combatir el fraude fiscal y promover la digitalización en la fiscalidad empresarial. Este sistema afecta especialmente a empresarios que emplean aplicaciones informáticas para cumplir con la obligación de facturación, ya que ahora deben generar un registro de facturación de alta simultánea o inmediatamente antes de emitir la factura.
Todos los desarrolladores de programas informáticos deben presentar una declaración responsable que acredite que sus sistemas cumplen con la normativa propuesta. Esta obligación asegura que las herramientas utilizadas por las empresas facilitan la gestión de las facturas y actuan dentro del marco legal establecido.
Las empresas que opten por no seguir las pautas establecidas se arriesgan a sanciones y problemas legales, lo que subraya la importancia de la conformidad con los requisitos del reglamento. Si tienes cualquier duda, consúltanos y te recomendaremos la mejor solución para tu empresa o negocio.
Estructura del sistema VeriFactu
El Reglamento VeriFactu está diseñado para establecer claramente los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos utilizados en la facturación electrónica, es por ello vital que puedas confirmar que el que utilizas en tu empresa está en situación de cumplir.
Se enfoca en asegurar la integridad y la seguridad de los registros de facturación, promoviendo una práctica empresarial más transparente y eficiente.
Registro de facturas
El primer elemento clave en la estructura del reglamento es la definición del registro de facturas. Este registro debe seguir un formato y una estructura específicos para asegurar la uniformidad en su aplicación, de forma que se facilita la gestión empresarial, así como optimiza la auditoría y el control de las operaciones fiscales.
Se requiere que las facturas contengan información precisa y detallada, lo que incluye datos como el número de factura, la correcta correlación entre las mismas, la fecha de emisión, la identificación del emisor y receptor, así como los conceptos facturados y su valor total. La estandarización también permite una mejor integración con los sistemas de la Agencia Tributaria.
Elementos de seguridad
Un aspecto fundamental del sistema VeriFactu es la inclusión de elementos de seguridad que garanticen la protección de los datos. Entre estos, destaca el uso de hashes encadenados y la implementación de firmas electrónicas. Estos mecanismos proporcionan un nivel adicional de seguridad, asegurando que la información presentada en las facturas no sea manipulada una vez generada. Cada factura se asocia con un hash que, a su vez, se vincula al hash de la factura anterior, creando un encadenamiento que dificulta la alteración de los registros.
Firmas electrónicas
La firma electrónica garantiza la autenticidad del emisor. Es un mecanismo que permite validar la identidad de la persona o entidad que emite la factura, asegurando que sólo los autorizados puedan crear y modificar los registros.
De igual forma, cada factura emitida deberá contar con un código QR que permitirá al receptor de la misma consultar en todo momento el estado de dicha factura.
Integridad y disponibilidad
La disponibilidad y no alteración de los registros son esenciales para el cumplimiento normativo. Las facturas deben ser accesibles de manera continua para su revisión y auditoría por parte de la Agencia Tributaria. Esto implica que software de facturación o ERP empleados deben estar diseñados para garantizar que la información sea fácilmente recuperable y que cualquier acceso a los datos quede debidamente registrado.
Una de las características más destacadas del Sistema VeriFactu es su capacidad para enviar registros de facturación a la AEAT de forma inmediata tras su creación. Este mecanismo, voluntario por parte de los proveedores en un primer momento, proporciona a los empresarios una mayor claridad y control sobre sus transacciones fiscales.
¿Cuándo entra en vigor VeriFactu?
El reglamento VeriFactu (RD 1007/2023) se implementó a partir del día siguiente a su publicación, el 7 de diciembre de 2023. Sin embargo, considerando la complejidad de sus exigencias técnicas, se otorga un plazo adicional a los obligados tributarios para ajustar su software de facturación a dichas normativas. Por lo tanto, la fecha límite establecida para esta adaptación se fija en el 1 de julio de 2025.
¿Es obligatorio el sistema VeriFactu?
Todos los empresarios y profesionales que emitan facturas en España deben cumplir con los requisitos establecidos por el reglamento VeriFactu. Esto incluye tanto a grandes empresas como a pequeñas y medianas, además de los autónomos. Cualquier entidad que realice transacciones comerciales que requieran la emisión de facturas está sujeta a este reglamento.
Existen excepciones, como aquellas entidades que ya están sujetas al Suministro Inmediato de Información (SII), a quienes no tienen la obligación de emitir facturas y en los territorios forales que cuenten con sistemas tributarios propios. Te recomendamos que evalúes tu situación para asegurarte.
¿Qué hacer para adaptarme al sistema Verifactu?
Todo lo que necesitas para adaptarte a este nuevo sistema es hacerte con un software de facturación que cumpla el RD 1007/2023.
Nuestras soluciones de software de facturación se encuentran completamente ajustadas a los nuevos requisitos de la Administración, brindándote la tranquilidad de cumplir con la normativa de manera efectiva.
Esto implica la creación de un registro para cada factura emitida y el monitoreo de eventos clave en el sistema informático. Asimismo, aseguramos un almacenamiento seguro que excluye cualquier posibilidad de alteraciones o fallos en la conservación. Además, ofrecemos la conveniencia de enviar de manera voluntaria y automática estos datos a la Administración Tributaria directamente desde el software, incluyendo la firma digital de cada registro.
Tanto si estás buscando un software para tu asesoría o despacho profesional, como si necesitas un programa de facturación adaptado a las exigencias de tu empresa o actividad profesional, encontrarás la solución perfecta para tus necesidades.
