Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son vitales y versátiles, pero llega un momento en el que su empresa necesitará actualizar su solución ERP para mantener el ritmo del crecimiento y la innovación. A menudo, las actualizaciones son vistas como un mal necesario, pero pueden ofrecer oportunidades estratégicas significativas para mejorar la eficiencia y el rendimiento general.
Este blog presenta siete estrategias esenciales para garantizar que la actualización de su Software o ERP sea un éxito rotundo.
Identifica oportunidades de mejora
Actualizar su ERP no solo es una necesidad técnica, sino una oportunidad para optimizar procesos y eliminar silos. Realice un análisis exhaustivo para identificar áreas donde su sistema actual no cumple con las expectativas. Involucre a los usuarios frecuentes del sistema en este proceso, ya que son los más conocedores de las deficiencias y oportunidades de mejora. Crear una lista de deseos y necesidades puede ser una herramienta valiosa para enfocar su actualización en las áreas que más lo necesitan.
Revisa módulos y extensiones existentes
Durante la implementación inicial del ERP, es común que no se configuren todos los módulos disponibles. Aproveche la actualización para revisar y evaluar estos módulos adicionales. Algunos de ellos podrían cubrir vacíos actuales sin necesidad de una actualización mayor. Considere también la posibilidad de implementar soluciones de proveedores de software integrados (ISV) que puedan complementar su ERP actual y ofrecer las funcionalidades adicionales que su empresa necesita.
Mantenga la información actualizada
Es crucial que toda la documentación, políticas y procedimientos estén al día antes de una actualización. Asegúrese de que todo esté alineado con la realidad actual de su empresa para evitar contratiempos durante y después de la actualización. Documentar adecuadamente estos aspectos no solo mejora la eficiencia y el cumplimiento, sino que también facilita la integración de nuevos empleados y la adaptación de los actuales.
Analiza procesos, flujos de trabajo e informes
Una actualización de ERP es una excelente oportunidad para revisar y optimizar sus procesos comerciales. Asegúrese de que sus flujos de trabajo sean eficientes y cumplan con los requerimientos tanto operativos como de auditoría. Revise también los informes actuales y determine si cumplen con las necesidades de la empresa. Este es el momento ideal para implementar mejoras que faciliten una mejor toma de decisiones.
Establezca un equipo y un plan de proyecto
Un proyecto de actualización exitoso requiere una planificación meticulosa y la formación de un equipo competente. Seleccione a personas con las habilidades adecuadas y que trabajen bien en equipo. Defina claramente los objetivos del proyecto, el alcance, la línea de tiempo, la infraestructura necesaria, las funciones y responsabilidades del equipo, y el presupuesto. Alinear estos elementos con los objetivos estratégicos de la empresa es crucial para el éxito.
Prioriza la formación
Una vez completada la actualización, es fundamental ofrecer capacitación adecuada a todos los usuarios. La formación garantiza que los empleados puedan utilizar las nuevas funciones de manera eficiente y maximizar el valor de su ERP. Considere programas de formación continua y eventos educativos que mantengan a su equipo al día con las últimas funcionalidades y mejores prácticas.
Realiza seguimiento y evaluación
Después de la actualización, realice un seguimiento cercano con los usuarios para resolver cualquier problema o pregunta. Un enfoque personalizado con líderes y personal clave facilita la identificación de áreas que necesitan ajustes adicionales. Evalúe regularmente el rendimiento del sistema para asegurarse de que sigue cumpliendo con las expectativas y aproveche las nuevas actualizaciones y funcionalidades que se introduzcan.
Conclusión
Actualizar su ERP no tiene que ser solo un proyecto técnico; puede ser una oportunidad para transformar su negocio. En Advantys, guiamos a las empresas a través de un proceso integral que asegura que cada actualización sea un paso hacia una mayor eficiencia y éxito empresarial. Con un equipo de consultores experimentados en aplicaciones comerciales, TI y diseño, ofrecemos una amplia gama de servicios para asegurar que su actualización de ERP sea una experiencia positiva y transformadora. ¡Contacta con nosotros!
