Cuando trabajas en una asesoría o despacho profesional, uno de los momentos más críticos y desmotivadores es cuando te enfrentas a esa montaña de papeles acumulados que auguran días completos de «picar» facturas para poder contabilizarlas y llevar al día los clientes. No únicamente es el peor momento, sino también es el inicio de todo un proceso rutinario y mecánico que roba cientos de horas al trabajo diario de los empleados.
Pero tranquilo. La tecnología de digitalización y reconocimiento de documentos cada vez está más avanzada y existen diversas opciones en el mercado que permiten automatizar este proceso, mejorando la productividad y rentabilidad general del despacho y haciendo que las tareas de su personal sea más satisfactorio.
¿Qué es la contabilización automática de facturas?
La contabilización automática de facturas es un proceso en el que, mediante herramientas de digitalización de documentos, se gestionan de manera automatizada los asientos contables derivados de las facturas recibidas. El procedimiento es muy sencillo. Gracias a una solución de software se extrae la información contable de las facturas de proveedores sin necesidad de crear ninguna plantilla ni requerir ningún aprendizaje previo. Una vez extraídos los datos de la documentación, estos se integran con el programa de gestión o contabilización que se use, como por ejemplo sería Sage Despachos.
Los principales conceptos relacionados con la contabilización automática de facturas son:
- Módulo OCR de reconocimiento óptico de caracteres
- Captación de imágenes en formato digital
- Generación de los asientos contables
- Integración con programas de gestión
- Control de facturas y gastos
- Homologación con la Agencia Tributaria
- Archivo digital de la documentación
- Gestor documental y trazabilidad
- Estadísticas de escaneo
- Escaneo de facturas en papel o digitales
Ventajas de contabilizar automáticamente las facturas en tu despacho o asesoría
Como ya hemos comentado, el principal beneficio de implantar una herramienta de contabilidad automática de facturas en una asesoría o despacho profesional es lograr que los empleados aporten valor y empleen su tiempo en tareas donde aprovechar al máximo su conocimiento y formación, en lugar de perderlo en tareas excesivamente rutinarias y mecánicas. Pero los beneficios de la contabilización automática de facturas va mucho más allá:
- Reduce los errores contables: Los errores humanos existen, especialmente en tareas rutinarias donde la atención al detalle termina desapareciendo por el propio cansancio de los empleados. Usando una herramienta automática y digital minimizamos esos errores y nos aseguramos un correcto traspaso de los datos.
- Acorta los tiempos de trabajo: Gracias a una estandarización y automatización de todo el proceso contable podrás ganar mucho tiempo que generalmente se pierde realizando tareas tediosas que involucran actividades manuales que podrás sustituir por tareas mucho más valiosas para la empresa y para los clientes.
- Ahorro en costes: Como no podía ser de otra manera, el ahorro en tiempo a la hora de tareas de contabilidad repercute favorablemente a la hora de ahorrar recursos que dedicamos a ellos.
- Minimiza el espacio para archivo: Este sistema nos permite ahorrar todo lo posible el uso de papel, reduciendo el espacio para archivar y almacenar las miles de facturas mensuales que pasarán por nuestro despacho o asesoría, con los consiguientes beneficios para el medio ambiente y para nuestro ahorro de espacio de almacenaje. Ahora todas esas facturas quedarán almacenadas de forma digital en un gestor documental integrado en tu ecosistema de aplicaciones.
- Apuesta por la innovación: El futuro del sector de las asesorías y despachos profesionales pasa por la digitalización de todos sus procesos, especialmente todo lo relacionado con la digitalización de documentación y la automatización de procesos. La contabilización automática de facturas es el primer paso.
- Capacidad de integrarse con otras herramientas: Lo más importante de esta solución es su posibilidad de integrarse dentro de tu ecosistema de software de gestión de tu asesoría o despacho profesional, integrando todo en una única herramienta perfectamente comunicada.
Herramientas para la contabilización automática de facturas
Actualmente existen en el mercado una gran variedad de opciones de herramientas para la contabilización automática de facturas para despachos profesionales y asesorías. Lo más importante a la hora de elegir una de estas opciones es asegurarnos que se encuentra perfectamente integrada dentro de nuestro ecosistema de software de gestión, de manera que la contabilización se realice automáticamente en nuestros clientes y quede todo unificado en una única solución.
Si en tu asesoría o despacho profesional cuentas con Sage Despachos como herramienta de gestión, dos son las posibilidades con las que puedes contar, dependiendo de tus necesidades concretas de tu negocio y del volumen de facturas que quieras contabilizar.
- Sage DigitalDocs: Módulo que se puede instalar de manera sencilla y fácil tanto en Sage Despachos como en Sage 200
- Sage AutoScan: Solución conectada a Sage Despachos o a Sage 200 para la contabilización automática de facturas
¿En qué consiste el proceso de contabilización automática de facturas?
El proceso de contabilización automática de facturas es muy sencillo e intuitivo, funcionando de una manera ágil y rápida sin necesidad de proceso de aprendizaje por parte del propio programa.
Los pasos del proceso de contabilización automática de factura serían:
- Digitalizar: El usuario deberá digitalizar las facturas recibidas de varios clientes o añadirlas en caso de ser recibidas ya digitalizadas. El programa reconocerá automáticamente los datos sin necesidad de aprendizaje ni plantillas gracias a su sistema OCR.
- Comprobar: De las facturas digitalizadas el usuario solo deberá validar los datos que muestra el programa. Una vez digitalizadas y guardadas ya se puede comenzar a contabilizar.
- Contabilizar: La herramienta comprobará la existencia de errores y generará los asientos contables para enviar al programa de gestión Sage Despachos.
- Archivar: La plataforma automatiza el proceso de archivo de las facturas y facilita la búsqueda inteligente por contenido mediante un sistema de gestión documental con búsqueda avanzada
Conclusión
En definitiva, todas aquellas herramientas de innovación y digitalización que podamos aplicar a nuestro negocio siempre nos traerán multitud de ventajas y beneficios. Partimos de la base de que si disponemos de empleados preparados y formados, lo más importante es liberarlos de tareas tediosas, mecánicas y repetitivas para que puedan dedicarse a otras funciones de verdadero valor. De esta manera podemos aumentar la rentabilidad de nuestro negocio aportando más valor a nuestros clientes a la vez que aumentamos la motivación de nuestro equipo al permitirles desarrollar todo su potencial en lugar de dedicarse a simplemente «picar» facturas.
