Un software ERP para pequeña empresa es un aliado estratégico que aporta al negocio la agilidad deseada y la visibilidad necesaria. Este software de gestión empresarial utiliza un sistema de aplicaciones integradas que permiten gestionar la empresa, llevar al día la facturación y la contabilidad o automatizar diferentes funciones de back office como recursos humanos, servicios y tecnología. Además ahora, gracias al lanzamiento de la segunda convocatoria del Kit Digital para empresas de entre 3 y 9 empleados, puede salirte completamente gratis.
¿Existe software ERP para pequeña empresa?
Aunque en sus inicios los ERPS habían sido utilizados por grandes organizaciones, hoy día existen multitud de opciones a costes reducidos y con funcionalidades estándar que pueden ayudar a las pequeñas empresas a dar el salto definitivo a la digitalización y ganando posicionamiento hasta el punto de convertirse en imprescindibles para incorporar las últimas tecnologías y mantenerse al día en la competencia.
Hasta hace muy poco el coste del software ERP era muy elevado, estando únicamente al alcance de medianas y grandes empresas que realizaban inversiones de tiempo y de dinero para digitalizar todos sus procesos y departamentos con soluciones 100% personalizables como Sage 200. Ahora, fabricantes como Sage han apostado por soluciones de software de bajo coste adaptadas a las funcionalidades más estándares y habituales de las pequeñas empresas y con un sistema de pago por uso que permite aumentar módulos según se van necesitando. Sage 50 es un ejemplo de software ERP para pequeña empresa que, gracias a la segunda convocatoria del Kit Digital (2 de Septiembre), puede salirte completamente gratis.
Principales beneficios de un Software ERP para pequeña empresa
Algunos de los principales beneficios que un ERP brinda a una PYMES son los siguientes:
- Integra el flujo de información. El ERP ayuda a integrar el flujo de información entre los diferentes procesos de negocio, al mismo tiempo que sincroniza las operaciones en curso con el sistema financiero de la empresa en tiempo real. De esta forma, se gana visibilidad sobre los procesos clave desde la entrada de órdenes de venta, precios de productos, envío / entrega, inventario y almacén, producción y adquisiciones, hasta la facturación y finanzas, entre otros. Esto permite a la gerencia ver las implicaciones financieras de las operaciones en curso cuando es necesario.
- Mejora la planificación. El sistema ERP ayuda a mantener la coherencia en las políticas y procesos en toda la organización, lo que mejora los servicios al cliente y la rentabilidad. Un ejemplo de ello es que, en caso de control manual, se libera el presupuesto, sin embargo, no se revisa si se genera o no la confirmación de recibo, algo que no sucede con el software, donde la automatización evita errores o lagunas en la planificación.
- Facilita mantener el control y reducir los costes operativos. El aumento del volumen de transacciones y el uso riguroso de las hojas de cálculo pueden provocar una falta de control sobre los datos, además de cuellos de botella operativos. La introducción de datos en las hojas de cálculo también puede provocar errores, filtración de información confidencial y un caos innecesario. El ERP para PYMES hace posible superar estos contratiempos, incluso en empresas con procesos heterogéneos y un volumen de transacciones creciente. Hoy en día, con el aumento de complejidad de funciones como los recursos humanos y en los momentos de crecimiento de los ingresos, la falta de un software empresarial integrado adecuado puede tener un impacto negativo en la empresa. El resultado final puede ser un impacto en forma de pedidos perdidos, escasez de inventario y mala planificación, facturación perdida, envíos extraviados y, por lo tanto, falta de control.
- Mejora la productividad. La información clave de todos los departamentos está disponible en una única plataforma. Con un ERP para PYMES ya no es preciso contactar con empleados de diferentes áreas y / o recurrir a hojas de cálculo para recoger fechas o confirmar datos. Esto ayuda a mantener la coherencia en los procesos de trabajo, ahorra tiempo y mejora la productividad.
- Aporta agilidad y flexibilidad. Una de las mayores ventajas del software ERP para PYMES es la agilidad y flexibilidad para adaptarse a las necesidades del mercado o las condiciones que imponen los compradores. Por una parte, se pueden realizar los ajustes necesarios en la gestión de datos para mantener la flexibilidad empresarial. Por ejemplo, los ajustes de existencias, los cambios en las cifras de ventas, la cancelación de pedidos, etc. se pueden mantener de manera flexible en un software ERP en lugar de eliminar datos e ingresar información en una hoja de cálculo. Asimismo, sus funcionalidades permiten enfocar el trabajo de forma ágil, una condición para la supervivencia en el entorno de mercado actual.
- Optimiza la función de RR.HH.. Esta herramienta también puede ayudarlo a organizar los recursos más valiosos de la empresa, las personas. Por ejemplo, en la contratación, un ERP puede ayudar a los responsables de recursos humanos a comprender mejor sus necesidades de personal para que puedan planificar e invertir en consecuencia, y así encontrar y atraer a las personas adecuadas a la primera. Una inversión en herramientas de contratación mejoradas es una inversión en las personas, la cultura y la empresa en su conjunto. Además, un ERP en la nube ayuda a los gerentes de departamento y RR.HH. a ganar en visibilidad, no solo para planificar en función de datos históricos, sino también para mejorar continuamente los procesos, lo que puede reducir el ausentismo o comprender mejor la correlación entre las horas extraordinarias y la productividad para asegurarse de aprovechar al máximo el pago de horas extra. En cuanto a capacitación y desarrollo, cumplimiento, colaboración entre áreas o actualización de información agrega un valor extra. Por último, debemos tener en cuenta las ventajas de la automatización en este departamento. Los departamentos de RR.HH. funcionan mejor cuando gestionan excepciones y pueden automatizar tareas tediosas y repetitivas. Además, en muchas áreas de recursos humanos, el tiempo lo es todo. La automatización respalda los esfuerzos del departamento de recursos humanos para proporcionar lo que los empleados y la organización necesitan de manera rápida y competente, mejorando aún más el flujo de trabajo y reduciendo los errores humanos y los retrasos.
Una implementación de ERP puede transformar cualquier organización en una versión más productiva, optimizada y rentable de sí misma al agilizar y mejorar las operaciones, la comunicación y la inteligencia empresarial desde el almacén hasta la gestión de la cadena de suministro o la contabilidad.
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