La comprensión de algunos términos contables es crucial para los emprendedores, autónomos o pequeños empresarios.
Es fundamental en la toma de decisiones, ya que se basan en información contable propia o de otras empresas e instituciones. También es necesaria para colaborar en labores de planificación y control, así como para cumplir con obligaciones contables y fiscales.
Además, esta comprensión mejora la cultura empresarial.
Mientras más se conozca y domine, más fácil será desenvolverse en su campo. Sin embargo, algunos términos son más útiles y resulta imprescindible tener un mapa mental de ellos. Veamos los principales.
Los diecisiete principales términos contables
- Activo
Se refiere a todos los recursos económicos y financieros que posee una empresa y que se espera que generen beneficios económicos futuros. Estos recursos pueden incluir bienes tangibles, como propiedades, maquinaria y equipos, así como bienes intangibles, como patentes, marcas comerciales y derechos de autor. También se incluyen en esta categoría los recursos financieros, como inversiones en acciones o bonos.
- Pasivo
Son todas las obligaciones financieras y deudas que una empresa tiene pendientes de pagar o cumplir en el futuro. Estas obligaciones pueden surgir de transacciones pasadas o eventos pasados y requieren que la empresa entregue recursos económicos, bienes o servicios en un momento posterior.
Los pasivos se clasifican generalmente en dos categorías. Los pasivos corrientes son aquellas deudas y obligaciones que se espera que se paguen en el corto plazo, generalmente dentro de un año. Estos pueden incluir cuentas por pagar a proveedores, préstamos a corto plazo o impuestos por pagar. Por otro lado, los pasivos no corrientes son deudas que no se espera que se paguen en el corto plazo y tienen un plazo más prolongado, como préstamos a largo plazo o hipotecas.
- Fondos propios
Los fondos propios son la parte de la empresa que ha sido financiada con el capital de sus propietarios.
Entre estos recursos se incluye lo que se invirtió al constituir la empresa, lo que se haya aportado en posteriores ampliaciones de capital y las utilidades que se han ido reteniendo en la empresa, en lugar de repartirlas a los propietarios.
- Patrimonio Neto
Es la diferencia entre los activos totales de una empresa y sus pasivos totales. Representa la suma de los recursos financieros y económicos que pertenecen a los propietarios o accionistas después de haber cumplido con todas las deudas y obligaciones de la empresa.
El patrimonio neto está compuesto por el capital aportado por los accionistas, las ganancias retenidas y acumuladas a lo largo del tiempo, así como otros elementos como reservas y ajustes de valor. Es una medida importante de la salud financiera de una empresa, ya que muestra el valor real de la misma desde la perspectiva de sus propietarios.
- Financiación Ajena
Son los recursos financieros y capitales que una empresa obtiene de fuentes externas, es decir, que provienen de terceros y no de los propios accionistas o dueños de la empresa.
Esta financiación puede incluir préstamos bancarios, emisión de bonos, arrendamiento financiero (leasing), créditos comerciales u otras formas de endeudamiento. También se pueden considerar como financiación ajena las obligaciones o pasivos que la empresa tiene con proveedores, acreedores y otras instituciones financieras.
- Ingreso
Los ingresos son los recursos económicos que una empresa obtiene por la venta de bienes, productos o servicios. Así como por otras fuentes que generan entradas de dinero a la organización. Estos ingresos representan el flujo de fondos que ingresa a la empresa y contribuyen a su facturación y rentabilidad.
Los ingresos pueden provenir de diversas fuentes, como ventas de productos o servicios a clientes, intereses sobre inversiones, alquileres de activos, comisiones y regalías, entre otros. Los ingresos son fundamentales para el funcionamiento de una empresa, ya que permiten cubrir los costos operativos y gastos, así como generar beneficios y utilidades.
- Gasto
Se refiere a los desembolsos de dinero o el uso de recursos económicos que realiza una empresa para llevar a cabo sus operaciones comerciales y administrativas. Los gastos representan los costos y salidas de dinero necesarios para producir bienes, ofrecer servicios o mantener el funcionamiento de la organización.
Algunos ejemplos de gastos comunes incluyen el pago de salarios y sueldos a los empleados, compra de materias primas, alquiler de locales, pago de servicios públicos, intereses de préstamos y gastos de publicidad.
- Balance de situación
También conocido como «Balance General», es uno de los estados financieros fundamentales que proporciona una instantánea de la situación financiera de una empresa en un momento específico. El balance de situación muestra la posición financiera de la empresa al listar sus activos, pasivos y el patrimonio neto al final de un período contable determinado, generalmente al final del año fiscal.
- Cuenta de pérdidas y ganancias
También conocida como «Estado de Pérdidas y Ganancias». Es uno de los estados financieros básicos utilizados en contabilidad para informar sobre el rendimiento financiero de una empresa durante un período de tiempo específico, generalmente un año fiscal.
La Cuenta de Pérdidas y Ganancias muestra los ingresos y gastos de la empresa durante el período contable y calcula el beneficio o pérdida neta resultante.
Es un informe financiero crucial para evaluar la rentabilidad y el rendimiento de la empresa en un período determinado. Permite a los inversores, accionistas, gerentes y analistas financieros analizar la eficiencia operativa y la capacidad de generar beneficios de la empresa. Además, es una herramienta esencial para tomar decisiones estratégicas y realizar comparaciones con años anteriores o con otras empresas del mismo sector.
- Estado de flujos de efectivo
Es uno de los estados financieros fundamentales que proporciona información sobre los movimientos de efectivo y equivalentes de efectivo de una empresa durante un período contable específico. Este estado financiero es esencial para analizar y entender cómo los flujos de efectivo afectan la liquidez y la capacidad de la empresa para cumplir con sus obligaciones financieras.
- Memoria
Es un documento adicional a los estados financieros que proporciona información detallada y explicativa sobre la situación financiera y el rendimiento de una empresa. Es un informe narrativo que complementa y amplía la información presentada en los estados financieros básicos, como el Balance de Situación, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y el Estado de Flujos de Efectivo.
- Cuentas anuales
Cuentas anuales son un conjunto de documentos contables y financieros que una empresa debe preparar al final de cada ejercicio económico. Estos documentos presentan información relevante sobre su situación financiera y rendimiento durante ese período. Estas cuentas proporcionan una visión completa de la salud financiera de la empresa y son esenciales para la toma de decisiones estratégicas, tanto internamente como para los inversores, accionistas, acreedores y otras partes interesadas.
- Consolidación contable
Es un proceso financiero y contable mediante el cual las cuentas y estados financieros de varias empresas relacionadas o subsidiarias se combinan para presentar la situación financiera y los resultados de operación como si todas esas empresas fueran una sola entidad económica.
- Fondo de maniobra
Fondo de maniobra es una métrica financiera que evalúa la liquidez y capacidad de una empresa para hacer frente a sus obligaciones a corto plazo. Representa la diferencia entre los activos corrientes y los pasivos corrientes de una empresa.
Un Fondo de Maniobra positivo indica que los activos corrientes de la empresa son mayores que sus pasivos corrientes. Lo que sugiere que la empresa tiene suficiente liquidez para cumplir con sus obligaciones a corto plazo. Esto es una señal de solidez financiera y estabilidad. Por el contrario, un Fondo de Maniobra negativo indica que los pasivos corrientes superan a los activos corrientes, lo que puede indicar que la empresa enfrenta dificultades de liquidez.
- Provisión
Provisión es una partida contable que representa una estimación o reserva de fondos destinados a cubrir una obligación o gasto futuro. Aunque se conoce o se espera que ocurra, aún no se ha materializado con certeza en el momento del registro contable.
Las provisiones se utilizan para reconocer y contabilizar los gastos futuros o las pérdidas probables en el presente.
- Reservas
Las cuentas contables que reflejan las utilidades retenidas y acumuladas por una empresa a lo largo de su historia, con el propósito de fortalecer su posición financiera y asegurar la continuidad de sus operaciones.
- Libro diario
Es un registro contable donde se registran de manera cronológica todas las transacciones financieras y operativas que realiza una empresa en su día a día. Es uno de los libros contables fundamentales y forma parte del sistema de contabilidad de una empresa.
Términos no contables (pero imprescindibles): RGPD y LOPD
Estudios, como el de Talend, indican que más del 50% de las empresas españolas aún no cumplen con el RGPD, a pesar de que ha estado en vigor durante casi dos años.
RGPD es el «Reglamento General de Protección de Datos» de la UE. Adoptado en mayo de 2016 y vigente desde el 25 de mayo de 2018, protege la privacidad y datos personales de ciudadanos dentro de la Unión Europea. Se aplica a todas las empresas que procesan datos de ciudadanos de la UE, sin importar su ubicación.
En cambio, LOPD significa «Ley Orgánica de Protección de Datos». Se refiere a la ley española que regulaba la protección de datos personales antes de la entrada en vigor del RGPD. La LOPD fue derogada y reemplazada por el RGPD en mayo de 2018.
El reglamento europeo tiene prioridad sobre la antigua LOPD española.
Mejorar la cultura contable de autónomos y pequeños empresarios incrementa su capacidad de comunicación. Y eso junto al uso de un software de contabilidad adecuado, dará lugar a una comprensión perfecta del contexto para tomar decisiones estratégicas y financieras informadas.
Existen diversas herramientas de gestión y contabilidad, como Sage 50. Este ERP facilita el registro y control de pagos, cobros y flujos de caja, además de generar libros y balances de forma rápida y sencilla.
