El software de gestión de almacén para distribución a hostelería, ALLMA ha sido creado tras más de 20 años de experiencia en la consultoría estratégica y de negocio dirigida exclusivamente a fabricantes de alimentación y distribuidores a hostelería. Este conocimiento ha propiciado una herramienta especialmente diseñada para cubrir todas las necesidades de un sector con grandes exigencias logísticas.
El funcionamiento de ALLMA implica a diferentes departamentos y se integra con el funcionamiento de tu ERP para una gestión de almacén 100% automatizada que incluye todos los procesos y procedimientos característicos de una empresa de distribución a hostelería.
Antes de empezar con Allma
Antes de empezar a trabajar con ALLMA, hace falta estandarizar los procesos y preparar el almacén del distribuidor a hostelería para que pueda trabajar, de forma adecuada, con un software de gestión de almacén especializado.
Para trabajar con ALLMA es necesario un proceso previo de estructuración y etiquetado de las ubicaciones del almacén que ayudan a estandarizar y automatizar los procesos. Identificaremos los pasillos, racks, alturas y posiciones de nuestro almacén y generamos unas etiquetas con códigos de barras que identificarán cada posición. De esta manera podemos leer el código de barra directamente para indicar dónde colocamos o cogemos un producto.
En segundo lugar, establecemos de forma diferenciada las diferentes zonas de trabajo del almacén de distribución a hostelería:
- Acumulado: Con productos de alta rotación y preparación a nivel ruta hasta 1 o 2 horas antes de la salida.
- Productos en estanterías: Productos de media o baja rotación, con preparación a nivel cliente.
- Zona de Picking: Productos de pequeño tamaño, con preparación a nivel cliente. Allma permite la gestión de esta zona con la preparación de pedidos de hasta 9 clientes simultáneos en cada recorrido de almacén.
Entrada de artículos
Una de las principales actividades de un almacén de distribución es la recepción de pedidos y posterior entrada de artículos, tanto en el sistema como en el propio almacén. Con ALLMA, controla la colocación de los artículos permitiendo llevar la trazabilidad de una manera sencilla:
- Identificación de usuarios: El operario se identifica en el sistema, introduce el número de albarán del fabricante y comienza el proceso, para así poder medir las productividades y cargas de trabajo de los empleados.
- Tiempo real: La recepción de productos se produce en tiempo real, permitiendo la opción de servir faltas tan pronto como hayan sido recepcionados por el operario, sin necesidad de colocar el pedido al completo.
- Repaso ciego del pedido: El operario no sabrá las unidades que se han pedido de cada producto, únicamente recibirá un aviso si las unidades colocadas son diferentes a las pedidas, para evitar acondicionar el conteo.
- Albarán de recepción: Una vez cerrada la operación de recepción, ALLMA se comunica con el ERP para generar el albarán de entrada de productos y, en caso de modificaciones, se realiza el cambio en el albarán final sin necesidad de intervención por parte de administración.
- Trazabilidad: El operario puede optar por diferentes maneras de dar entrada a los productos. Una, introduciendo una cantidad, caducidad y lote a mano (palés surtidos) y la otra escaneando la etiqueta del proveedor (palés completos).
Enrutado y pedidos
Gestiona las rutas y la carga de los camiones y furgonetas de manera automática en base a los pedidos recibidos, teniendo en cuenta horarios y cargas máximas:
- Gestión de clientes: Identifica a tus clientes y asígnales días de apertura, uno o varios horarios de recepción y una o varias rutas establecidas para automatizar la gestión de tus pedidos.
- Asignación de pedidos: Recibe los pedidos de los clientes desde el ERP o Software de Gestión en tiempo real, comprueba la disponibilidad de rutas que coincidan con sus especificaciones y asigna automáticamente la más factible.
- Stock en tiempo real: Los pedidos enrutados se restan del stock en tiempo real para avisarnos de roturas de stockaje. Al estar conectado con las entradas de productos disponemos de información actualizada, incluso de cuando el pedido del fabricante no está ubicado al completo.
- Control por volumen o peso: Gestiona la carga de los camiones teniendo en cuenta tanto el volumen de los artículos como su peso, con el objetivo de optimizar al máximo la rentabilidad de cada una de las rutas.
- Trabaja con excepciones: Los documentos de Delay o excepciones también tienen cabida. Son pedidos que no entran en el proceso automático por no coincidir con fechas u horarios de apertura. Nos permite forzar el enrutado y nos avisa de clientes cuyas necesidades han cambiado o no las tenemos indicadas.
- Información de las rutas: Nos informa en tiempo real del estado de las rutas y camiones, indicando los porcentajes de ocupación, el peso o el volumen de cada camión. Nos permite pausar rutas o bloquearlas (los pedidos únicamente entrarán como excepciones).
Preparación de pedidos
Prepara los pedidos de una manera ágil y estándar para evitar errores y aumentar la productividad.
- Autogestión de pedidos: El software ordena automáticamente los pedidos para prepararlos en el orden más lógico según la configuración previa. También permite la preparación de pedidos de manera manual.
- Soluciona errores de stock: El software permite avisar de errores en el stock detectados durante la preparación del pedido, permitiendo modificar el stockaje y buscar unidades disponibles no asignadas en otras ubicaciones del almacén.
- Picking en cajas: Permite preparar los pedidos de cajas de pequeño tamaño de hasta 9 clientes por cada recorrido de almacén. Lee el código de barra de la ubicación y te indica cuantos productos coger y cuántos colocar en cada caja/ubicación. Da la posibilidad de cerrar cajas e imprimir etiquetas. Adaptado para artículos de peso variable.
- Lectura de códigos de barras: Lee los códigos de barra de la ubicación y del producto para evitar errores en la preparación de pedidos.
- Impresión de etiquetas: Una vez preparado el palé, el sistema imprime una etiqueta con información del mismo, la ruta asignada y los datos del cliente o clientes con un código de barras para una fácil lectura.
- Carga del vehículo: Podemos cargar el vehículo directamente o colocarlos en una ubicación de almacenamiento temporal. Una vez cargado el camión, cerramos el viaje y se dejarán de aceptar pedidos para esa ruta.
Web del transportista
La aplicación está diseñada para la gestión de las rutas por el repartidor. Permite también conectarse con la APP de reparto con la que la empresa trabaje.
- Seguimiento de reparto: Permite visualizar todos los albaranes, incluyendo las entregas y la recogidas, en tiempo real y con indicadores visuales para conocer el estado.
- Anulaciones o reasignaciones: Posibilita a los repartidores anular pedidos (cancelaciones definitivas) o reasignarlos (cambiar de horario y/o día), indicando el motivo y observaciones y enviando un aviso al departamento de preventa.
- Modificaciones: Permite modificar, únicamente a la baja, las unidades entregadas por cada línea de pedido, ajustándose a la realidad de productos que se han entregado a cada cliente.
- Cierre del viaje: A su regreso al almacén, el repartidor confirma el cierre de la ruta. El operario que recepciona el vehículo imprime el informe de la ruta, revisa la carga, confirma las unidades y recepciona los productos devueltos o que no han sido entregados.
- Actualización de pedidos: Al cerrar la ruta, se envía al ERP la información con el producto entregado y devuelto y se modifican los albaranes para que se ajusten a la realidad.
Opciones adicionales
A continuación detallamos algunas de las funcionalidades que hacen todavía más completo nuestro software de gestión de almacén.
- Inventarios desde la pda: Realización de controles de inventario aleatorios directamente desde la PDA, permitiendo conocer la salud de nuestro almacén y evitando errores en el servicio al cliente.
- Seguimiento de pedidos: Posibilita el seguimiento de cada uno de los pedidos por parte del equipo de atención al cliente, aunque es algo que tiende a desaparecer gracias al servicio de mensajería directa entre ALLMA y los clientes lo que les permite conocer el estado de sus pedidos.
- Rutas extraordinarias: La gestión de rutas permite la creación de rutas especiales estacionales o por fechas especiales que necesitan un incremento del reparto a los clientes.
- Materiales en depósito: Gestiona artículos que se suelen ofrecer en depósito a los clientes, tales como neveras o mostradores para eventos, realizando el seguimiento del estado o la situación de cada unidad.
- Cuadro de mando básico: Nos ofrece algunos indicadores básicos como la productividad por operario o por camión. Este servicio es ampliable gracias a la solución conectada de cuadro de mando logístico desarrollado en PowerBI.
- Gestión del calendario: Indica los festivos locales y las fechas especiales en tu zona geográfica para poder automatizar las rutas adaptándose a las peculiaridades de cada calendario local o regional.
¿Por qué confiar en Advantys?
Porque sabemos que necesitas a alguien que hable de bultos, rutas, palés y centros de distribución y no un simple desarrollador de software. Nos motivan los retos difíciles porque los fáciles los hace cualquiera. Como dijo el romano Virgilio, “la fortuna favorece a los audaces” y cómo decimos en Advantys, sólo los valientes se atreven con lo intrépido.
Somos, además, consultores de negocio especializados con un alto conocimiento en empresas de fabricación y distribución a hostelería y a impulso. También nos distinguimos por la especialización pues trabajamos únicamente en el sector de la distribución a hostelería y a canal impulso.
La experiencia también nos avala ya que son 20 años al servicio de los mejores fabricantes y distribuidores de nuestro país. El hecho de trabajar tanto con fabricantes como con distribuidores nos otorga una visión de 360º de todo el negocio.