El cálculo de las retenciones de los trabajadores implica varios trámites importantes, como la práctica de la retención, la presentación de los modelos 111 y 190, la recepción del modelo 145 y la confección de las nóminas. Para llevar a cabo el cálculo adecuadamente, es necesario conocer ciertos detalles y seguir algunos pasos específicos. A continuación se presentan los principales aspectos a tener en cuenta.
Últimos cambios en las retenciones de los trabajadores
A partir del 1 de enero de 2023, se reduce del 15% al 7% la retención aplicable a ciertos rendimientos del trabajo relacionados con la elaboración de obras literarias, artísticas o científicas. Sin embargo, se requieren ciertos requisitos para aplicar este cambio en la retención y deben ser comunicados al pagador.
También se reduce del 19% al 15% la retención aplicable a los rendimientos procedentes de la propiedad intelectual, tanto aquellos clasificados como rendimientos del trabajo como los de cualquier otra calificación. Una excepción son los rendimientos de anticipos sobre derechos de autor que se vayan a devengar durante varios años, que se reducen al 7%.
Los límites por debajo de los cuales no se aplica la retención a los rendimientos del trabajo han sido aumentados. Además, el umbral para aplicar el límite de la cuota de retención del artículo 85.3 del reglamento del IRPF se ha elevado de 22.000 a 35.200 euros.
El tipo mínimo de cotización del 2% ya no solo se aplica a aquellos con contratos de menos de un año, sino también a las relaciones laborales especiales de artistas que trabajan en las artes escénicas, audiovisuales y musicales, así como a quienes realizan actividades técnicas o auxiliares en dichas actividades.
Cómo calcular la retención del IRPF: Tablas de 2024
La Agencia Tributaria ha publicado un cuadro resumen con las tablas de retención para el año 2023, que se encuentra disponible en este enlace. Este cuadro refleja la normativa actual y no solo se aplica a los rendimientos del trabajo, sino a todas las rentas sujetas a retención. El cuadro resume principalmente lo establecido en el artículo 101 de la Ley del IRPF, así como en su desarrollo por el Reglamento del IRPF.
Cómo calcular las retenciones del IRPF de los trabajadores
Correcto. Para calcular las retenciones de los trabajadores es necesario conocer tres elementos fundamentales:
- El importe que se le ha satisfecho y por qué concepto, es decir, la cantidad total que el trabajador va a recibir por su trabajo y el concepto por el cual se está realizando el pago.
- El tipo de retención, que se establece en función de la naturaleza de la renta y de la situación personal y familiar del trabajador.
- Las circunstancias del trabajador, en aquellos supuestos en los que se requiere una mayor precisión en el cálculo de las retenciones, como por ejemplo, cuando el trabajador tiene varios pagadores o cuando existen deducciones aplicables a su situación personal y familiar.
Teniendo en cuenta estos tres elementos, se puede calcular de forma precisa la cantidad que debe retenerse en concepto de IRPF sobre los rendimientos del trabajo.
Cómo se calculan las retenciones a los trabajadores en el caso general
El procedimiento general para calcular las retenciones de los trabajadores se basa en los artículos 80 y siguientes del Reglamento del IRPF, a menos que el trabajador se encuentre en una situación especial que se describa más adelante. Los pasos para calcular las retenciones son los siguientes:
- Determinar el importe bruto de los rendimientos
- Aplicar las reducciones que correspondan, según la normativa vigente
- Calcular la base de retención
- Aplicar el tipo de retención correspondiente, teniendo en cuenta las circunstancias del trabajador y la actividad desarrollada
- Restar las deducciones que correspondan, si las hubiera
- Obtener el importe final de la retención a practicar en la nómina del trabajador.
¿Existe alguna forma de calcular las retenciones a los trabajadores informáticamente?
Sí, por supuesto. Podemos emplear soluciones de gestión laboral y Recursos Humanos, como Sage 200 Laboral. Con ellas, calcularemos tanto las retenciones de los trabajadores como, en su caso, las regularizaciones pertinentes. Además, la AEAT también nos ofrece un servicio de cálculo de retenciones.
Con estas soluciones, consigues, además de mejoras importantes en la planificación, gestión y control de tu negocio:
- Tener la información contable, fiscal y de nóminas al día.
- Realizar automáticamente la aplicación del algoritmo de cálculo de las retenciones.
- Cumplimentar los modelos tributarios.
Tipos de retenciones a los trabajadores en casos especiales
Existen diversos supuestos y especialidades en cuanto a las retenciones a practicar. El supuesto más habitual es el de las retenciones a trabajadores de la empresa. No obstante, a consejeros y administradores se les aplica un 35% de retención si la empresa ha tenido una cifra de negocios superior a 100 000 € en el ejercicio anterior, y un 19% si la cifra de negocios es menor de 100 000 €.
En determinados supuestos de colaboración con la empresa sin contrato de trabajo, como la impartición de cursos, conferencias, etc., hay que efectuar una retención del 15% del importe satisfecho. Desde 2023, algunos rendimientos derivados de la elaboración de obras literarias, artísticas o científicas están sujetos al 7%, y los anticipos sobre derechos de autor que se vayan a devengar durante varios años también se retienen al 7%.
Cuando se satisface un atraso que es de un ejercicio anterior, se practica una retención del 15%. No obstante, los atrasos se retienen al tipo que correspondería a este tipo de no haberse pagado con retraso en el caso de retenciones sobre las remuneraciones de consejeros y administradores, y cuando sean la contraprestación de las colaboraciones mencionadas anteriormente.
En cuanto a los trabajadores del régimen especial de impatriados, pueden optar por tributar conforme a las normas del impuesto sobre la renta de los no residentes y se les practicaría una retención del 24% por sus primeros 600 000 € de renta y del 45% a partir de ahí. Además, cuando un trabajador pueda beneficiarse de la deducción por rendimientos obtenidos en Ceuta y Melilla, las retenciones se reducen un 60%.
El Modelo 145: Cómo comunicar los datos al pagador
La presentación del modelo 145 es fundamental en el cálculo de las retenciones en los casos más comunes. A través de este formulario, los trabajadores deben comunicar sus datos a la empresa para utilizarlos en el proceso de cálculo de retenciones. Aunque el modelo no se presenta ante la Agencia Tributaria, es relevante en las relaciones con Hacienda y se deben conservar dos copias, una para el trabajador y otra para la empresa.
Es necesario mantener la copia de la empresa disponible para la Administración tributaria, a fin de demostrar que se han realizado las retenciones de acuerdo con los datos facilitados en el modelo. Asimismo, estos datos deben reflejarse según las instrucciones indicadas en el formulario.
El modelo 145 se presenta anualmente, aunque si no hay cambios en los datos, no es necesario que el trabajador lo presente. También se requiere cuando se inicia una relación laboral o se producen cambios posteriores en los datos.
Aunque hoy en día existen herramientas informáticas que facilitan el cálculo de las retenciones, es recomendable tener una comprensión básica de cómo se realiza este proceso.
