En este artículo encontrarás los pasos a seguir para cobrar una factura impagada y un ejemplo de cómo desarrollar la comunicación.
- Las facturas impagadas son un problema para la tesorería y la relación con los clientes.
- En general, son preferibles los medios amistosos para resolver los retrasos en el pago.
El envío de las facturas en el formato adecuado es clave para evitar retrasos en los cobros. Sin embargo, siempre habrá clientes que se demoran y el impago es una posibilidad real que puede quitarte el sueño. Es lógico, por tanto, que saber cómo cobrar una factura impagada se vuelva una preocupación habitual.
Por supuesto, ante este tipo de situaciones, el sentido común puede ayudar mucho. Por ejemplo, la comunicación será la primera baza, en especial con clientes habituales. De todos modos, siempre debes estar preparado para iniciar una batería de pasos a seguir para cobrar las facturas impagadas.
Qué hacer cuando no te pagan una factura
- Antes de empezar a reclamar la factura impagada, comprueba si tiene los datos correctos para evitar que te lo indique tu cliente. Por ello, debes revisar:
- Cada dato y cada cifra.
- La fecha de la factura y los importes.
- Los datos del cliente.
- El nombre la empresa en el Registro Mercantil.
Además, conviene conservar toda la correspondencia. Te ayudará a valorar cada factura como se merece y puede que la necesites en caso de acudir a los juzgados.
- Anota las fechas y horas de las llamadas de teléfono, así como el nombre de la persona con la que hablaste.
Haz un resumen de la conversación que tuvisteis. Envía también una copia a la persona con la que hablaste. Le dará la oportunidad de comprobar lo acordado.
Caso práctico: pasos a seguir cuando no te pagan una factura
Imaginemos que has enviado una factura el 1 de abril, con un plazo de pago de 30 días. En el cómputo, se excluye el propio día 1 de abril. Por lo tanto, el 2 será el primero, el 3 el segundo y así sucesivamente. El día 30 habrán pasado 29 días y el plazo vencerá el día 1 de mayo.
En principio, si no señalamos otra cosa, el plazo vence un día que es festivo nacional. El acreedor podría pagar hasta esa fecha. De todos modos, supongamos que habéis acordado que el pago se realice el 3 de mayo para dar la facilidad de que haya pasado el festivo nacional y el autonómico de la Comunidad de Madrid, que es el día 2.
Dos días después: recordatorio y comprobaciones
En este momento, ya sabes que la factura se retrasa. Tienes varias tareas que cubrir para poder cobrar la factura impagada:
- Asegúrate de dirigirte a la persona adecuada y pregunta por la persona de contacto para cuestiones de contabilidad.
- Recuérdale educadamente que existe una factura sin pagar y pregúntale directamente si recibió la factura original. La típica excusa para no pagar una factura es “Es que no la he recibido”.
- Adjunta una copia.
Opciones de recuperación de deudas para pequeñas empresas o personas físicas
1. La mediación
En principio, siempre es mejor tratar de resolver la situación a través de la mediación. El simple hecho de sentarse a hablar puede resolver un problemas de comunicación o malas interpretaciones. Incluso, un cliente al que, sin quererlo, la situación se le ha ido de las manos se sentirá menos molesto. Además, la mediación suele ser más barata que otras opciones y puede ser suficiente.
2. Las acciones judiciales
Cuando pretendes cobrar una deuda, lo normal es tener que pasar dos veces por el juzgado. En la primera, a través de un juicio declarativo, buscarás que quede claro que la deuda existe. A partir de ahí, tu deudor debería pagar por sí mismo.
Por desgracia, muchas veces esto no sucede. Entonces, necesitamos acudir la segunda vez a un juicio ejecutivo. En este, se plantean medios forzosos para cobrar con intervención judicial.
Estar pendiente de facturas impagadas puede hacerte perder tanto tu energía como tu valioso tiempo para tu negocio
Afortunadamente, te puedes evitar tener que acudir dos veces a juicio si eres previsor El artículo 517 de la Ley de Enjuiciamiento Civil establece una lista de títulos que llevan aparejada ejecución. Con ellos, el recorrido habitual es ir directamente a un juicio ejecutivo.
En algunos casos, el deudor tiene dificultades serias para pagar a varios acreedores. Lo más habitual es que todo cambie y que haya que recurrir a un concurso de acreedores.
3. Agencias de cobros o compras de deudas
Como último recurso, siempre puedes vender la deuda a una agencia especializada para recuperar un porcentaje de la factura. Aunque pueda ser económicamente ridículo, puedes añadir el coste del cobro de la deuda a tu reclamación. En cualquier caso, debes tener en cuenta que puede enterrar definitivamente cualquier posibilidad de relación futura con tu cliente.
Si decides recurrir a un tercero para cobrar tu deuda, recuerda los siguientes puntos:
- Contrata solamente empresas fiables, ya que estarán representando tu nombre y tu marca.
- Pide referencias y estudia bien tu elección.
- No pagues nada por adelantado ni ninguna cuota de inscripción.
- Contrata solamente un servicio que te garantice que solo pagarás si cobras tu factura.
- Lee bien sus términos y condiciones.
- No contrates a nadie que creas que emplee «métodos sospechosos».
Cobrar a tiempo puede depender simplemente de que tus facturas sean claras y contengan toda la información necesaria.
Y, por supuesto, lo ideal es adelantarte, utilizando un programa de facturación sencillo que envíe facturas profesionales por ti, te recuerde cuándo vencen y se lo recuerde a tus clientes mientras tú te encargas de lo que mejor haces: hacer funcionar a tu negocio.
Aviso legal
La información proporcionada en esta página es una simple guía, no una fuente de información legal. Artículo extraído de Sage Advice y escrito por Juan A. Andújar, actualmente ocupa el cargo de Product Marketing Manager y PM de Sage Business Cloud Accounting en Sage.
