Uno de los pilares fundamentales en la administración de negocios es la gestión de la tesorería. Lo que supone una buena supervisión de los cobros y pagos. La forma en que gestionemos los recursos financieros de nuestra empresa puede determinar si esta opera de manera solvente y eficaz, o si enfrentará dificultades económicas que la conduzcan al cierre por insolvencia.
A pesar de que una empresa pueda registrar altas ventas y obtener un margen de beneficio considerable, esto no garantiza automáticamente que cuente con la liquidez necesaria para cumplir con sus obligaciones financieras. Debido a que no hay dos empresas idénticas, y considerando las diferencias inherentes al sector y al tipo de compañía, es posible identificar dos enfoques principales en la gestión de la tesorería:
- Sistemas complejos
- Sistemas simples
La elección entre estas alternativas dependerá de las circunstancias particulares de cada caso. Sin embargo, en todas las situaciones es crucial establecer políticas y pautas para la administración de cobros y pagos, y examinar los flujos de efectivo asociados a nuestras operaciones comerciales.
En cuanto a la documentación relacionada con la gestión de la tesorería, podemos clasificar los cobros y pagos en dos categorías:
- Gestión de cobros y pagos documentados mediante factura.
- Gestión de cobros y pagos no documentados en factura.
¿Qué es la gestión de tesorería?
La gestión de tesorería en una empresa implica la eficiente gestión de los recursos monetarios, con el propósito de asegurar la disponibilidad de los fondos requeridos para cumplir con los compromisos de pago establecidos por la empresa en la moneda pertinente y en el instante adecuado.
Con el objetivo de asegurar dicha disponibilidad, los responsables de la tesorería en las organizaciones deben llevar a cabo las acciones requeridas para asegurar el financiamiento de las operaciones empresariales en el momento que sea necesario.
Gestión de cobros y pagos documentados mediante factura
Los cobros y pagos respaldados por una factura son manejados con comodidad a través de una plataforma de gestión empresarial.
Herramientas como SAGE simplifican la administración de transacciones mediante proyecciones. Estas proyecciones permiten la realización directa de registros contables para los ingresos y desembolsos, agilizando así la supervisión financiera y la contabilidad.
Mediante esta solución de gestión, obtendremos visibilidad de las fechas límite de nuestras cuentas pendientes de cobro y pago. Además, mantendremos un control constante sobre la administración de nuestra liquidez a través de un enfoque sencillo aunque altamente eficiente en la gestión de recursos monetarios.
Es innegable que en todas las empresas es recomendable priorizar la captación de cobros antes que los pagos. De esta manera, optimizaremos nuestras necesidades de liquidez y evitaremos gastos financieros al recurrir al financiamiento proporcionado por nuestros proveedores.
Pongamos un ejemplo.
Imaginemos que una empresa tiene una serie de inversiones planificadas por un valor total de 10.000€, las cuales deben efectuarse en los próximos 20 días. Al mismo tiempo, la empresa tiene pendientes de recibir pagos de clientes por un total de 15.000€, pero estos pagos no estarán disponibles hasta después de 45 días. En este caso, la empresa necesitará asegurar financiamiento para cubrir el desembolso de 10.000€ durante el período de 20 días, hasta que finalmente pueda contar con los ingresos provenientes de los pagos de los clientes.
Gestión de cobros y pagos no documentados en factura
Hay cobros y pagos que no quedan documentados mediante facturas. Se destacan ejemplos tales como:
- Desembolsos por concepto de salarios y sueldos.
- Contribuciones al sistema de seguridad social.
- Liquidación de obligaciones fiscales.
- Amortización de préstamos.
- Captación de subvenciones.
En esta categoría adicional, exploramos un conjunto de transacciones financieras que, aunque inicialmente no se reflejen en el software de administración, requieren una atención igualmente puntual que las previamente mencionadas.
Estos movimientos de fondos son predecibles y sus valores pueden ser anticipados con antelación, lo que contribuye a dar una imagen más completa de la situación financiera de nuestra empresa.
Por ejemplo, consideremos el escenario en el que un individuo se encuentra registrado como trabajador autónomo. En este caso, se sabe que cada mes será necesario abonar la cuota correspondiente al régimen de autónomos, así como las contribuciones de seguridad social de los empleados bajo su dirección.
Al combinar estos datos con la información recopilada mediante nuestro software de gestión, es posible trazar una proyección de la evolución de los flujos de ingresos y egresos. A partir de dicha proyección, podemos evaluar si habrá requerimientos de liquidez en el futuro o, por el contrario, si se espera un excedente de fondos en la cuenta bancaria. Todo este análisis se logra gracias a las estimaciones basadas en las facturas generadas y recibidas.
Las empresas que establecen un plan integral de administración de fondos y llevan a cabo una rigurosa gestión de las transacciones financieras incrementan de manera sustancial sus probabilidades de lograr un desempeño exitoso en su ámbito empresarial.
El nuevo rol de los gestores de tesorería: menos operativa y más análisis
La creciente necesidad de los altos directivos por obtener información altamente precisa, puntual y pertinente exige que los administradores de la tesorería se posicionen como socios estratégicos esenciales en la estructura organizativa.
Para consolidar esta transformación de roles, los encargados de la tesorería deben desligarse de las tareas monótonas y enfocarse en labores analíticas que aporten un valor significativo a la empresa.
La liberación de estas tareas repetitivas se alcanza de manera primordial mediante la automatización. La agilización del proceso operativo para los administradores de la tesorería se logra al emplear un software especializado en tesorería y contabilidad, que no solo facilite la gestión de registros contables relacionados con los fondos, sino que también permita la generación de informes y la ejecución de los flujos de pagos y cobros de manera efectiva.
En un entorno empresarial en constante evolución, la capacidad de tomar decisiones informadas y oportunas es esencial. Sage ofrece la ventaja de poder concentrarse en tareas analíticas y estratégicas que aporten un verdadero valor añadido a la organización, mientras la gestión de la tesorería se vuelve más eficiente y efectiva que nunca. Con estas soluciones, no solo se automatizan las tareas, sino que se gestiona la tesorería con precisión y confianza, allanando el camino hacia un futuro financiero más sólido y exitoso.
