Seguramente en algún momento te has sentido desorientado en algún lugar y has deseado tener un plano que te indique el camino a seguir. Es posible que incluso hayas pensado que hubiera sido mejor tenerlo preparado antes de emprender tu viaje. Pues bien, en el ámbito empresarial, un mapa de procesos puede cumplir esa función.
Con su ayuda, podrás mejorar diversos aspectos de la gestión de tu negocio y adquirir y compartir un mayor conocimiento sobre la empresa. Este tipo de documentos son como guías tanto para tu equipo humano como para terceros, demostrando que comprendes tus procesos en profundidad.
¿Qué es un mapa de procesos?
Un mapa de procesos, es una representación visual del papel desempeñado por los distintos procesos de tu negocio. En él, se incluyen y clasifican todos los procesos, estableciendo conexiones entre ellos según sus relaciones.
Por lo tanto, esta herramienta ofrece dos posibilidades:
- Una representación visual que muestra cómo fluyen las actividades de un negocio organizadas en procesos. Con solo una mirada, puedes obtener una idea de cómo se lleva a cabo el trabajo en la empresa y percibir fortalezas y debilidades en su estructura.
- Un elemento de análisis que permite explorar los aspectos organizativos de la empresa. Detrás de cada relación entre procesos pueden existir múltiples detalles que pueden ser medidos de diferentes maneras. El mapa de procesos actúa como punto de partida para buscar respuestas.
¿Qué puede incluir un mapa de procesos?
Aunque puede crearse de diversas formas, generalmente contiene algunos componentes:
- Identificación de los procesos: Esto implica agrupar las actividades dirigidas hacia objetivos comunes y asignarles un nombre conjunto. Requiere un esfuerzo para delimitar claramente el inicio y fin de cada proceso.
- Descripción de los procesos: Es útil vincular el mapa con fichas que proporcionen información relevante sobre cada proceso, como su naturaleza, propósito, recursos utilizados, inicio, finalización y métodos de medición.
- Clasificación de los procesos: Consiste en categorizar cada proceso según algún criterio que facilite la organización del mapa.
- Relaciones entre los procesos: Se busca determinar cómo se afectan mutuamente. Estas interacciones suelen representarse mediante flechas.
- Criterios de medición de la influencia entre procesos: Ayudan a evaluar los resultados obtenidos, identificar posibles cuellos de botella que afecten a otros procesos, y proponer medidas correctivas.
¿Cómo se pueden clasificar los procesos?
En general, a menos que debas adherir a un formato de mapa de procesos estandarizado, no existen reglas fijas. Sin embargo, es común distinguir entre:
- Procesos estratégicos: Estos están vinculados a la dirección y contribuyen a la formulación de planes de acción en diferentes entornos. Algunas veces, los procesos de evaluación se incluyen en esta categoría, mientras que en otros casos se consideran por separado.
- Procesos clave u operativos: Están relacionados con la actividad principal de la empresa, es decir, la producción de bienes y servicios.
- Procesos de soporte: Su objetivo es llevar a cabo tareas que permitan que los procesos operativos fluyan sin problemas y cuenten con los recursos necesarios en todo momento.
¿Qué aportan los mapas de procesos a las empresas?
Los objetivos de los mapas de proceso pueden ser diversos. Algunos de los más destacados son:
- Mejorar la planificación: Los mapas de procesos permiten visualizar de manera organizada todas las actividades de la empresa, lo que facilita la identificación de oportunidades de mejora y la correcta orientación de las acciones.
- Optimizar el control: Gracias al mapa de procesos, es posible analizar con mayor detalle las causas de los éxitos y fracasos. Ayuda a seguir el rastro de los procesos que más contribuyen al funcionamiento del negocio y a identificar posibles cuellos de botella.
- Fomentar la implicación del personal: Cada empleado puede ver de forma gráfica cómo encajan sus actividades dentro del conjunto. Esto ayuda a comprender las relaciones entre las diferentes tareas y cómo el trabajo de cada individuo contribuye al éxito del equipo.
- Integrar los mapas de procesos en planes, documentos y presentaciones: Estos mapas son recursos que promueven el análisis y resumen la argumentación de manera efectiva. Además, en algunos casos, la elaboración de mapas de procesos puede ser requerida por protocolos externos para garantizar una buena gestión de la calidad.
- Mejorar la comprensión del entorno: Los mapas de procesos pueden utilizarse para realizar simulaciones y entender cómo cambiarían las relaciones entre procesos en diferentes escenarios. También permiten considerar el impacto de los procesos externalizados y la interacción con otras partes interesadas, especialmente los clientes.
¿Por qué es tan importante una visión global?
Las interacciones entre procesos son esenciales para el éxito de cualquier proyecto, ya sea empresarial o no. Sin embargo, el entorno actual requiere un enfoque integral por las siguientes razones:
- Los procesos son cada vez más complejos y dependen tanto de la organización interna como del entorno externo.
- Las herramientas colaborativas aumentan la probabilidad de que los esfuerzos de diferentes departamentos converjan en un mismo proceso.
- Las transformaciones organizativas y tecnológicas de gran envergadura demandan que todos los miembros de la empresa comprendan el conjunto de los procesos.
- Acercarse a los procesos como un todo es necesario para transmitir conocimiento sobre el negocio y generar credibilidad ante tercero
Debido a todo esto, el mundo empresarial actual requiere soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) para gestionar de manera integral todas las áreas de la empresa. Herramientas como Sage 200 permiten administrar y controlar eficientemente todas las áreas de la empresa. De esta manera, podrás darle un sentido máximo al mapa de procesos de tu empresa y convertirlo en una herramienta que impulse su crecimiento.
