La contabilidad es la base para la elaboración de informes que sirven a las empresas en la toma de sus decisiones más importantes.
El objetivo principal de la contabilidad es comprender la situación financiera y patrimonial de una empresa y sus resultados. De esta manera, se puede obtener información útil para ayudar en la toma de decisiones.
Una buena gestión contable facilita la toma de decisiones por parte de la dirección de la empresa, los diferentes departamentos funcionales y los usuarios contables externos.
Es importante que la contabilidad esté libre de errores, porque si existen y son relevantes, las decisiones que se tomen pueden ser incorrectas.
La mala gestión contable y los errores contables pueden distorsionar la verdadera imagen de una empresa, y los problemas pueden venir de todos lados.
Problemas derivados de una deficiente gestión contable
Algunos problemas ocasionados por una contabilidad deficiente pueden ser los siguientes:
- Problemas con Hacienda, al realizarse mal las liquidaciones tributarias.
- Disgustos con los socios, que se pueden sentir engañados.
- Problemas de liquidez, al dificultarse el acceso a la financiación.
- Tensiones de tesorería, por deficientes previsiones de tesorería.
- Problemas derivados de la toma de decisiones erróneas, etc.
La contabilidad que va un paso más allá de los «simples» asientos contables. Si los diferentes asientos contables no están debidamente registrados, la empresa no contará con información confiable para tomar decisiones y podría terminar con serios problemas.
Una de las principales funciones de los directores financieros y jefes de contabilidad es transformar la información contable en información útil para la toma de decisiones.
Conceptos clave para entender el proceso contable
El proceso contable se inicia con el debido registro de todos los cambios en nuestra empresa de acuerdo a las especificaciones contenidas en el plan general de contabilidad. Para ello, contamos con dos herramientas básicas: diarios y libros mayores.
- Libro diario. Registra diariamente las operaciones que realiza la empresa e indica la fecha de los asientos contables. Para realizar asientos en un diario, primero debemos analizar las operaciones para saber qué cuentas del plan contable tenemos que utilizar. Una buena selección y clasificación de cuentas brindará mayor información para la toma de decisiones.
- Libro Mayor. La función principal del libro mayor es resumir en cada cuenta contable las operaciones que ocurren durante el año fiscal y se registran en el libro diario. Las operaciones se registran en orden cronológico para que pueda ver cuánto saldo queda en cada cuenta.
Las cuentas anuales facilitan la toma de decisiones
La contabilidad se resume en las cuentas anuales, que deben contener al menos los siguientes elementos:
- Balance de situación. Es una imagen de la posición financiera de una empresa en una fecha específica. En el balance general, puede ver rápidamente lo que la empresa posee (activos), lo que debe (pasivos) y el capital (patrimonio neto). Si sabe cómo leer un balance, puede comprender si una empresa está correctamente estructurada financieramente, por ejemplo, podrá ver si los activos más líquidos que tiene una empresa son suficientes para hacer frente a los vencimientos de deuda a corto plazo. .
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias (P&L). Es una herramienta para analizar la economía de una empresa. El estado de resultados resume todos los ingresos y gastos incurridos por una organización durante un período contable. Muestra la capacidad de la empresa para generar beneficios y su estructura de ingresos y gastos.
- Memoria. El informe amplía y comenta la información contenida en el resto de documentos que integran las cuentas anuales. En él se desglosan y detallan determinadas partidas del balance y de la cuenta de resultados para facilitar la comprensión de la situación financiera de la empresa, los resultados y la comprensión de la aplicación de éstos.
Todos estos documentos son una unidad en sí mismos y deben presentarse en el Registro Mercantil, aunque podemos hacerlo de forma electrónica.
A través de la información que nos proporcionan los datos contables que estamos registrando, podemos ver la contabilidad en diferentes niveles:
- Contabilidad Financiera: Nos permite obtener una comprensión confiable de la condición y composición de los activos de nuestra empresa. Gracias a la contabilidad financiera, podemos controlar el desarrollo de la empresa.
- Contabilidad Analítica: Se ocupa principalmente de capturar, medir, registrar, valuar y controlar los costos internos de una empresa. Gracias a la contabilidad analítica podemos determinar nuestras políticas de producción, ventas, precios, etc.
- Contabilidad desde el punto de vista fiscal: nos es de gran ayuda para llevar a cabo la liquidación de impuestos de la empresa. Gracias a ella, podemos hacer frente a nuestras obligaciones fiscales de sociedades.
- Contabilidad Presupuestaria: Le permite registrar, clasificar y resumir las operaciones relacionadas con nuestro presupuesto corporativo con el fin de ejecutar el presupuesto aprobado y alcanzar las metas y objetivos establecidos en su plan operativo. Gracias a él podemos planificar los recursos de la empresa, detectar necesidades de financiación y analizar desviaciones presupuestarias.
La contabilidad desde la perspectiva de los fondos: Pero también tenemos que considerar otros conceptos como la gestión del dinero. Gracias a los métodos contables utilizados desde la perspectiva de la tesorería, podemos hacer frente a los compromisos de pago, utilizar los excedentes de tesorería e identificar las necesidades financieras a corto plazo.
Por ello, una buena información contable y libre de errores es fundamental para que los directivos de las empresas puedan tomar diversas decisiones y planificar correctamente sus recursos y necesidades.
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