En este artículo, exploramos el concepto de gestión de proveedores y cómo mejorar su eficiencia.
La gestión de proveedores va más allá de emitir órdenes de compra. Aprende sobre sus fases y consejos para optimizarla.
La revolución tecnológica ha transformado la dinámica empresarial. Para lograr una optimización efectiva en la gestión de proveedores, la implementación de un ERP 360 con administración electrónica es altamente beneficiosa. Sage 200 es una excelente opción para pymes.
Procurement o gestión de proveedores, ¿qué es?
En la estructura de la cadena de suministro, la gestión eficiente se posiciona como un elemento crucial, abarcando fases que van desde la planificación previa a la adquisición hasta las acciones posteriores a ella.
Antes de realizar una orden de compra, es esencial definir las necesidades, presupuesto y los detalles de la transacción. La ejecución de la orden implica concretar aspectos, establecer contactos, realizar consultas y negociar. Posteriormente, se deben realizar comprobaciones adicionales, pagos y seguimientos para garantizar el cumplimiento de condiciones pactadas.
Es evidente que cada eslabón de esta cadena está interconectado; elegir un proveedor adecuado, por ejemplo, requiere la capacidad de verificar su idoneidad. Además, el diseño de la experiencia del proveedor es igualmente crucial, ya que invertir en mejorarla facilita la construcción de relaciones estables y valiosas para el negocio. La confianza se desarrolla al tener control sobre los datos que influyen en la relación, tanto antes como después de formalizar una operación.
Fases del procurement
1. Identificación de la necesidad de compra
Cuando abordamos las necesidades de compra, nos dirigimos a los objetivos que buscamos cumplir en la próxima negociación. En esencia, es crucial evaluar aspectos como:
- Definir claramente lo que se busca adquirir.
- Determinar la forma adecuada de realizar la solicitud.
- Anticipar posibles limitaciones y problemas que el proveedor pueda plantear, proponiendo soluciones.
- Evaluar el margen disponible para ajustar precios y condiciones.
2. Autorización y aprobación del gasto en compras
La aprobación de órdenes de compra, un proceso complejo, se beneficia al analizar cuidadosamente las condiciones, emplear herramientas para formularios personalizados y notificaciones, y automatizar solicitudes a los responsables de autorizar compras.
3. Identificación y selección de proveedores
La selección cuidadosa de proveedores es crucial, ya que una decisión errónea puede tener consecuencias perjudiciales. Al elegir, es esencial evaluar diversos aspectos, como:
- Calidad del bien o servicio proporcionado.
- Costo y condiciones de pago.
- Flexibilidad en las condiciones de entrega, incluyendo fechas, trámites, envases, embalajes, servicios adicionales, medios de transporte y reparto de riesgos en el traslado.
- Acuerdos relacionados con la colocación del producto en estantes, escaparates y otros espacios
Los sistemas ERP avanzados incorporan herramientas colaborativas que fomentan la comunicación eficiente entre clientes y proveedores, generando mejoras sustanciales en el servicio y la satisfacción de todas las partes involucradas.
4. Negociación
En este punto clave se desencadena la acción de compra, subrayando la necesidad de cultivar una relación estrecha y basada en la confianza con los proveedores. Es el momento donde convergen y se alinean las necesidades de ambas partes de manera mutua y beneficiosa.
5. Creación y envío de las órdenes de compra
Las órdenes de compra son vitales en todo proceso de adquisición. Para mejorar la gestión de proveedores en esta etapa, es beneficioso contar con un software contable eficiente. Este debería posibilitar la gestión de documentos de manera ordenada, transparente, libre de errores y, sobre todo, automatizada.
6. Recepción de bienes/servicios
La recepción de productos es la piedra angular de una gestión de inventario eficiente, especialmente en operaciones de cross-docking (preparación de pedidos). En esta etapa, es crucial no dejar nada al azar para asegurar la cantidad adecuada de productos en el lugar correcto y en el momento preciso.
Para evitar contratiempos, es esencial contar con soluciones tecnológicas avanzadas que supervisen las existencias y gestionen el inventario de manera eficaz y centralizada. Asegúrate de tener el control total para una recepción de bienes sin complicaciones.
7. Registro de facturas
Para simplificar el proceso de pago a los proveedores, es recomendable automatizar la recepción de facturas. De lo contrario, la gestión tradicional puede impactar las cuentas debido a múltiples pasos:
- Recepción de la factura en formato papel.
- Envío al departamento correspondiente para procesarla, abrir, firmar y validar.
- Ingreso manual en los sistemas de información y archivo.
- Contabilización.
- La realización manual de estas tareas puede propiciar errores contables. Sin embargo, tales incidencias son prevenibles mediante el uso de herramientas tecnológicas apropiadas.
8. Pago de proveedores
Existen integraciones para el software de gestión empresarial que te permiten ejecutar transacciones comerciales con tus proveedores de manera controlada, rápida y eficaz. Con Sage 200, se pueden lograr. Estas integraciones no solo facilitan la gestión de órdenes de compra, sino que también concilian automáticamente con los recibos o albaranes y las facturas. Este enfoque garantiza la prevención de duplicidades y pagos indebidos por productos no recibidos, llevando la gestión de proveedores a un nivel superior. En un entorno empresarial en constante evolución, la tecnología inteligente se presenta como la aliada ideal para alcanzar una optimización cualitativa en el proceso de procurement.
