Se acerca esa época del año en la que los empresarios tienen que hacer frente al cierre contable. Tiempo de temores varios porque los números son los que al final ponen a cada negocio en su sitio. Qué mejor manera de saber si nos vamos a pique por la proa o por el contrario salimos a flote y nos encontramos con resultados positivos.
Para evitar sorpresas desagradables y cumplir con la Agencia Tributaria, te vamos a dar una serie de consejos y pasos a seguir. Los impuestos somos todos y se hace país gracias a ellos. Si queremos mantener el estado del bienestar hay que pagar a Hacienda para seguir contando con una buena sanidad, educación y servicios.
¿Qué es el cierre contable?
Se trata de una serie de gestiones vinculadas al análisis de las cuentas anuales de la empresa para conocer su estado y presentar luego esas cuentas a la Administración. En este caso el año fiscal coincide con el final del año natural por lo que ya estamos en este proceso de cierre contable. Es cierto que la Ley obliga a todas las sociedades a llevar a cabo al menos uno cada año. Hay negocios que lo realizan semestral, trimestral e incluso mensualmente pero lo general es que se realice a final de año.
Una vez finiquitado el cierre contable cuentas con un plazo de 6 meses para realizar la declaración y dar cuentas de la situación de tu negocio ante Hacienda, para posterior pago de impuestos o deducciones según sea cada caso.
Lo recomendable es llevar al día la contabilidad de tu empresa. Ya sea por tu parte o contratando una asesoría contable externa que se encargue de que todo cuadre y de presentar las cosas de manera adecuada. Si quieres mantener la información a salvo y de una manera ordenada puedes valerte también de algún tipo de programa de facturación o software contable.
Sage 200, es una opción segura si quieres automatizar la información y los datos recibidos diariamente. La carrera empresarial es mucho más fácil si pones SAGE en tu vida.
Pasos a seguir para un correcto cierre contable
Una vez te hayas asegurado de que la contabilidad de tu empresa cuadra puedes arrancar con el cierre contable. Eso sí, los datos deben coincidir con los que reflejan los libros de tu negocio y habrá que realizar los ajustes necesarios para proceder con el Asiento de Cierre. Si todo está correcto puedes proceder siguiendo estos pasos:
- Realizar un balance de comprobación de sumas y saldos a partir del libro mayor contable para asegurarnos de cuál es la situación financiera del negocio.
- A través del Plan General Contable debemos asegurarnos de que no existe ningún error en la contabilidad de partidas como las compras a proveedores, la facturación o la financiación entre otras.
- Comprobar el recuento de existencias. Son elementos propiedad de la empresa que se emplean para incorporarlos a sus proceso productivo de bienes o para venderlos a través de su actividad. Los más comunes son las materias primas para fabricar otros elementos y las mercaderías, que son aquellos bienes que se compran para ser vendidos sin transformación alguna. La variación de estos elementos puede afectar al resultado de la empresa ya que pueden originar un ingreso o gasto por variación de existencias. A lo largo del ejercicio la empresa va comprando existencias y lo va registrando como un gasto. Ahora bien, si estas no se venden, no supondrán un gasto por lo que si lo registramos habrá que rebajarlo, convirtiendo las existencias no vendidas en un activo corriente y disminuyendo el gasto registrado por la compra. Cuando las existencias iniciales son inferiores a las finales, significa que además de estas que ya teníamos al comenzar el año, tenemos algunas existencias que hemos comprado durante el año y que no se han vendido o incorporado al proceso productivo. Esto supondría un ingreso o un menor gasto para aminorar el registrado con la compra y, por otro lado, las existencias no vendidas o consumidas habrá que convertirlas en un activo corriente. Cuando las existencias iniciales son superiores a las finales significa también que hemos consumido o vendido todo lo que hemos comprado durante el ejercicio y, además, hemos vendido o consumido existencias que teníamos al inicio del ejercicio que suponían un activo. Si este fuera el caso, habrá que dar de baja existencias registradas como activo que se hayan vendido o consumido y registrar el gasto que ha supuesto. Por tanto, al inicio del ejercicio tendremos en la cuenta de existencias el saldo que arrastre del año anterior. Si no quedan existencias el saldo será cero. Aunque esto de las existencias, lo vendido o consumido y demás terminologías puedan resultar un agobio, no hay que debilitarse ni mucho menos venirse abajo. Querer es poder y en este caso más aún.
- Reclasificar deudas y créditos y plantear una previsión para el próximo ejercicio contable. Es decir, tendrás que considerar qué deudas quedan pendientes en el próximo ejercicio, tanto con acreedores como con deudores.
- Realizar los ajustes contables necesarios para cerrar el periodo.
Regularizar el asiento de pérdidas y ganancias (grupo 7 y grupo 6 en el PGC) para conocer la rentabilidad de la empresa a corto, medio y largo plazo, así como proceder a la regularización de las cuentas de patrimonio neto a través de la diferencia de los grupos 8 y 9 (gastos imputados al patrimonio neto e ingresos imputados al patrimonio neto). - Realizar el asiento de amortización del material inmovilizado. Para ello se tiene en cuenta su precio, estado y valor de adquisición.
- Cerrar el libro de inventarios y las cuentas anuales. Asegurándose previamente de que refleja todos movimientos de la contabilidad durante ese periodo.
¿Qué es el asiento de regularización y cómo se realiza?
Para terminar el cierre contable tendrás que gestionar el asiento de regulación calculando la diferencia entre ingresos y gastos de la empresa. Según el valor del resultado, la sociedad podrá conocer si su situación contable en el ejercicio le ha generado pérdidas o ganancias.
¿Cómo hacer el asiento de cierre de una empresa?
Si has llegado hasta aquí es porque estás orientado y la cosa va bien por lo que hay que despejar los temores. Este es el momento de realizar el cierre contable del ejercicio definitivamente. Se trata del momento en el que se dejan de registrar las operaciones dependiendo de si realizamos cierres contables anuales o de otra frecuencia.
A partir de aquí todo va sobre ruedas y ya se ofrece una visión del patrimonio, situación financiera y resultado de la empresa en un periodo de tiempo determinado. En la realización del asiento de cierre se separa un ejercicio económico de otro lo que supondrá un ejercicio contable y el inicio de otro. El asiento de cierre se realizará saldando todas las cuentas abiertas, de forma que se cargarán las que tengan saldo a deber o deudor, mientras que se abonarán las que tengan saldo acreedor.
