Es muy normal que los contables se puedan encontrar con facturas emitidas por sus proveedores o acreedores en las que se incluyen suplidos. Aquí te vamos a ayudar a despejar algunas dudas en torno a este tipo de pago delegado. Si tienes que emitir una factura con suplidos también te explicamos cómo lo debes hacer.
Los suplidos no son ni un ingreso ni un gasto y no se deben incluir en la base imponible del IVA. Cuando se facturan suplidos se deben enviar al destinatario de la factura los documentos o facturas que conforman estos suplidos. Por ejemplo, un arquitecto que paga una licencia de obra por cuenta de su cliente debe enviar el justificante de pago de esta tasa.
¿Qué son los suplidos?
Los suplidos son un pago delegado o una cantidad abonada por cuenta de otra empresa, que será la que debe registrar el gasto o la factura que irá a su nombre cuando la reciba. Un suplido es la forma de registrar una actividad que se realiza por cuenta de otra empresa, en la que se ejerce el papel de intermediario.
Algunos ejemplos de suplidos pueden ser pagos de tasas, portes, seguros, pero también pueden ser facturas, como la del registro mercantil, que paga la asesoría en nombre de sus clientes.
¿Los suplidos que se incluyen en una factura repercuten en el IVA?
Los suplidos no deben aparecer en la base imponible de la factura, por lo que van sin IVA. En la Ley 37/1992, se especifica que las sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente en virtud de un mandato expreso del mismo, no se incluirán en la base imponible del IVA.
En este mismo artículo, se determina que el sujeto pasivo estará obligado a justificar la cuantía efectiva de estos gastos. Por lo tanto, cuando se realiza un pago por cuenta de un cliente, se facturará como suplidos y se le aportarán los justificantes del pago o factura a su nombre.
En el caso de que el suplido sea una factura, nuestro cliente será el que podrá contabilizar la factura a su nombre y deducirse el gasto y el IVA de esta. En el caso de que sean tasas u otros gastos sin factura, el cliente con los justificantes que le aportemos los podrá contabilizar y, si son gastos deducibles, podrá deducirlos en sus declaraciones tributarias.
¿Qué ocurre cuando se incluyen suplidos por el registro mercantil?
Uno de los ejemplos de suplidos que se suelen dar todos los años es el de aquellas empresas a las que su asesoría les gestiona el depósito de sus cuentas anuales. La factura del registro mercantil se emite a nombre de la empresa de cuyas cuentas se realiza el depósito, pero puede ser que la asesoría anticipe el pago y luego facture a su cliente el importe pagado en forma de suplidos.
En la factura que emita la asesoría, se repercutirá el IVA del servicio prestado por la asesoría. Pero no el del importe de la factura del registro mercantil, que aparece en la factura como un suplido por el importe neto pagado al registro.
El importe del suplido, según el ICAC en su resolución 19 de diciembre de 1994, se podrá contabilizar usando cuentas del subgrupo 55 del Plan General de Contabilidad. Otra forma de contabilizarlos puede ser utilizando la cuenta 410 de acreedores del registro mercantil. Esto nos permitirá saldar la cuenta 410 cuando contabilicemos la factura del registro mercantil.
Cuando la empresa reciba la factura del registro mercantil la contabilizará con su IVA y retención correspondiente y la cuenta acreedora del registro mercantil quedará saldada con el saldo deudor recogido en la misma cuenta al contabilizar el suplido.
Ejemplo práctico de cómo contabilizar suplidos
Registro contable de la factura de la asesoría que incluye suplidos de 43,52€ por el pago realizado en el Registro Mercantil de Madrid. Supongamos que se pagan 300€ a la Asesoría FERCISA. El asiento contable a realizar sería el siguiente:
300 € (623 o 629) Servicios de asesoría (*)
63€ (472) IVA Soportado
43,52€ (410) Registro Mercantil de Madrid (Suplido)
a 410 Asesoría FERCISA 406,52€
(*)Los gastos de la asesoría se deben contabilizar en una cuenta 623 si incluyen retención, pero si la asesoría es una sociedad, se pueden contabilizar en la cuenta 629.
Cuando se reciba la factura del registro mercantil, se contabilizará de la siguiente manera:
41,06€ (623) Gastos del registro mercantil
8,62€ (472) IVA Soportado
a (475) H.P. retenciones a profesionales 6,16€
(410) Registro Mercantil de Madrid 43,52€
