Después de haber superado una pandemia viral, ¿quién dijo miedo a la hora de cambiar de ERP?. Pues no son pocos los empresarios que se muestran reticentes a cambiar de Enterprise Resource Planning (planificación de recursos empresariales). En este artículo te vamos a ayudar a identificar los temores y a superarlos con decisión y confianza.
Antes que nada hay que valorar la aportación de nuestro ERP y comprobar si está cumpliendo o no las expectativas de nuestra empresa. Hay varios motivos por los que hay que plantearse un cambio como puede ser la previsión de crecimiento. En ocasiones crecemos tanto que el sistema de gestión no puede adaptarse y deja de cumplir con nuestras necesidades.
Otra de las causas más frecuentes viene con los problemas de mantenimiento. A medida que nuestro negocio crece las necesidades de mantener y actualizar nuestro sistema aumentan. Así resulta complicado que nuestro proveedor pueda ofrecernos el servicio adecuado.
Otro de los síntomas que indican un cambio de ERP es la carencia a la hora de gestionar los recursos. Se puede comprobar en las compras, en la realización de pedidos automáticos, en los problemas para prevenir roturas de stock o la falta de aprovechamiento por un déficit de la gestión del almacén.
A continuación detallamos los diferentes miedos o situación de incertidumbre que podemos tener los empresarios a la hora de cambiar de ERP.
Miedo a elevados costes iniciales.
La implementación de un sistema ERP se debe afrontar como una inversión a medio o largo plazo. Este tipo de software puede parecer que tiene un coste elevado sin embargo el retorno de inversión suele ser muy positivo. El periodo en el que una organización empieza a reportar beneficios tras adoptar un sistema de planificación de recursos empresariales es cada vez menor.
Según un informe de Panorama Consulting el 48% de las empresas empezaron a notar cambios favorables en un periodo de seis meses. Por eso resulta conveniente un plan de transición bien estructurado que evite los problemas de fugas en los procesos. Esto te permitirá recuperar los costes iniciales y ampliar tu horizonte de crecimiento.
La información como arma para vencer la incertidumbre
La mejor herramienta en este tipo de soluciones es la información. Se necesitan líderes fuertes que mantengan una comunicación abierta con los empleados. Por un lado se conseguirá compartir las preocupaciones con los trabajadores y por otro le ayudará a comprender los beneficios que representa tener un ERP eficaz.
Es fundamental encontrar un socio ERP en el que confiar y que no sólo ofrezca un gran software sino que haga funciones de asesoría durante el proceso de implementación. Para que una empresa pueda mantenerse competitiva debe abrir la mentalidad y apostar por los nuevos sistemas tecnológicos que agilizan los procesos, se adaptan a los cambios del mercado y ofrecen una mayor y mejor atención a los clientes.
Escaso tIempo para la implementación
Hay que ver el ERP como un mecanismo de planificación para el futuro de la empresa. Aunque bien es cierto que analizar las diferentes opciones ERP puede llevar tiempo no hay que tomarlo como una excusa. Si desde el principio se hace una buena investigación los resultados llegarán rápido.
No son pocos los que consideran que el periodo de implementación y adaptación será muy largo. Sin embargo no tienen en cuenta que los sistemas al ser modulares y adaptarse a las necesidades de los clientes se pueden implementar de forma paulatina. El promedio para que un software sea 100% funcional es de entre 3 y 12 meses.
Aumento del volumen de trabajo
La carga de trabajo adicional que conlleva el cambio de un sistema de gestión supone una resistencia para muchos empresarios. El tiempo que los dos ERPs están operativos para hacer la migración de datos y las horas de formación para aprender a manejarlos supone un reto de fácil solución.
Porque aunque se necesite este tiempo extraordinario y posiblemente haya que derivar personal para afrontar el cambio, a la larga nos alegraremos. Toda mejora necesita un tiempo para adaptarse y para conocer sus herramientas y mecanismos de trabajo. Lo normal es que en tres o cuatro meses los dos sistemas ERP dejen de funcionar a la misma vez por lo que pasado este tiempo sólo habrá que destinar empleados y recursos al nuevo sistema de gestión.
Pérdida de puestos de trabajos
El mito de que el ERP ha venido para sustituir puestos de trabajo por el programa puede generar desconfianza entre los empleados. Este desconocimiento o miedo a la instalación de un nuevo sistema de funcionamiento puede provocar rechazo. La preocupación por sentirse reemplazado por un nuevo programa o el temor a perder su empleo si no se adapta rápido al cambio crea cierta reticencia.
Desde luego que esto no tiene por qué ser así. En muchos casos no sólo se mantienen los puestos de trabajo si no que se producen nuevas contrataciones en poco tiempo por el crecimiento de la empresa.
Una vez superados los temores escoge un buen proveedor de software de gestión, pide una demo del programa, asegúrate de que tienes toda la información sobre el alojamiento, el soporte técnico, el mantenimiento del ERP o la formación. Cuanto más detalles mejor ya que transmitirá a tu equipo una mayor confianza y hará que todo el proceso sea más fácil.
