Numerosas compañías se cuestionan sobre la diferencia entre un ERP y el software de contabilidad. Ambas constituyen opciones para administrar eficientemente negocios, aunque sus enfoques difieren.
Es crucial reflexionar profundamente acerca de cuál alternativa se adapta mejor a tu empresa. Hay varias opciones entre las cuales elegir y acertar en tu decisión resulta fundamental para asegurar flujos de información óptimos. Esta elección repercute en decisiones más apropiadas y operaciones laborales más sin problemas.
Software Contable
El software de contabilidad se compone de soluciones diseñadas especialmente para gestionar la contabilidad de una empresa y temas relacionados. Sin embargo, en determinadas situaciones, puede englobar características típicas de otras esferas, acercándose así a la filosofía de la planificación de recursos empresariales o ERP. En cierta medida, podríamos afirmar que son conceptos distintos, aunque comparten una variedad de matices intermedios.
Las funcionalidades del software contable
A cualquier programa de contabilidad es esencial exigirle ciertos requisitos mínimos.
Entre ellos se incluyen:
- Registrar cronológicamente las transacciones en un diario y reflejarlas en un mayor, lo cual, aunque no sea obligatorio, simplifica la administración contable.
- Generar estados financieros, como el balance general, el estado de resultados, la memoria explicativa, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo.
Asimismo, es sumamente beneficioso que disponga de funcionalidades adicionales que se integren con las siguientes tareas:
- Facturación: Esto agiliza la contabilización de compras, ventas y otras operaciones cotidianas.
- Contabilidad analítica: Esta herramienta de uso interno facilitará la gestión.
- Fiscalidad: Puede resultar necesario para contabilizar impuestos y también para las liquidaciones tributarias basadas en datos contables.
- Tesorería: Los ingresos y pagos tienen un impacto directo en los procesos contables diarios y ayudan a evaluar la salud de la tesorería.
- Inventarios: Posibilitan una valoración y registro adecuados de las existencias.
- Presupuestos: La contabilidad representa una valiosa fuente de información empresarial, lo que simplifica la planificación, el establecimiento de presupuestos y el control de estos.
¿Qué alcance tiene el software contable?
Su función central consiste en registrar las transacciones y plasmar la condición financiera, el patrimonio y los logros de la empresa. Esto te permite:
- Cumplir con los requerimientos contables y tributarios.
- Analizar los estados financieros de tu negocio y contrastarlos con los de diferentes períodos o compañías.
- Disponer de información valiosa para la toma de decisiones.
- Comunicar a terceros informes y exposiciones fundamentados en los datos contables.
¿Qué beneficios te aporta el software contable?
Adquieres una aplicación especializada que te posibilita, entre otras ganancias:
- Operar utilizando protocolos sistemáticos y modernizados, en línea con los aspectos legales y tecnológicos. Reduces la inversión de tiempo y energía, además de prevenir inexactitudes.
- Integrar a consultores contables externos, brindándoles acceso a tu plataforma contable.
- Dispones de un punto central donde se concentra toda tu labor contable. De este modo, previenes la dispersión y el desorden.
Diferencia entre un ERP y el software contable
De manera general, lo que hemos discutido acerca del software contable es extrapolable al ERP. Te posibilitará administrar tu contabilidad. No obstante, el ERP surge con una perspectiva distinta. Aspira a ser una solución de gestión empresarial orientada a coordinar las diversas áreas de tu empresa: clientes, recursos humanos, existencias, cadena de abastecimiento, tesorería, finanzas, entre otras.
Funcionalidades diferentes
El software de contabilidad se enfoca específicamente en las tareas contables. En caso de que incluya funciones extra, estas se relacionan con aspectos contables. En contraste, el ERP busca una integración global. Contiene módulos que abarcan procesos y estructuras distantes de la contabilidad. A pesar de esto, esto permite que la información contable se convierta en un insumo para los procesos informativos de otros departamentos.
El ERP muestra una mayor flexibilidad. Existen variantes adaptadas a la realidad de sectores particulares. Además, en cada una de estas variantes, cada empresa puede personalizar su ERP según las necesidades de sus flujos de datos e información.
El alcance integrativo del ERP
Al adoptar un ERP, estás derribando las divisiones entre los departamentos. Sin él, cada área retiene el control sobre una porción específica de la información empresarial. Desde una perspectiva tecnológica, esto podría conllevar la utilización de soluciones especializadas diseñadas para cada departamento.
Mediante un ERP, instauras un ambiente de colaboración y la intercambio de datos fluye de manera más fluida. Su propósito no es optimizar un departamento en particular, sino el rendimiento general de la empresa.
Las ventajas del ERP
En cierta medida, un ERP actúa como un intérprete que posibilita que todos los departamentos se comuniquen utilizando un lenguaje común. Optar por un software contable no impide que utilices otras soluciones informáticas para satisfacer las necesidades de otros departamentos. Aunque estas alternativas puedan ser más específicas en sus respectivos campos, no estarán tan integradas.
De manera global, el ERP representa una solución versátil diseñada para empresas que enfrentan un alto grado de toma de decisiones. Estas empresas requieren una herramienta que brinde cohesión a las adaptaciones constantes demandadas por los cambios en la magnitud de la empresa, lo cual demanda una solución que busque un equilibrio interdepartamental.
