Si has pensado contratar un software de contabilidad y gestión comercial, seguro que te has encontrado en la disyuntiva de qué tipo de producto elegir. En este post con contenido actualizado, encontrarás las principales diferencias y similitudes entre las soluciones basadas en la nube y las tradicionales de escritorio. ¡Y te ayudamos a elegir la más adecuada para tu negocio!
- Los softwares de contabilidad y gestión comercial nos permiten gestionar y controlar de manera eficaz las diferentes áreas de la empresa desde una única plataforma.
- Entre otras ventajas, la nube permite llevarte la oficina contigo, estés donde estés, en cualquier dispositivo y a cualquier hora podrás acceder a tu solución de gestión.
La conectividad, la información en tiempo real y la automatización de tareas se han convertido en factores decisivos para mejorar la productividad de las empresas. Con ese objetivo, nacieron los primeros programas de contabilidad y gestión comercial.
Estos softwares han ido evolucionando a lo largo de los años hasta convertirse en soluciones integradas que conectan de manera inteligente todas las áreas del negocio. De esta forma, mejoran la visibilidad y el control, y permiten tomar decisiones con mayor exactitud.
Software de gestión en la nube vs local: ¿en qué se diferencian?
Con la llegada de las tecnologías cloud, o la nube, los softwares de contabilidad y gestión comercial mejoraron notablemente su accesibilidad. La gran ventaja de una solución en la nube es que se puede usar desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar. Eso sí, siempre que haya una conexión a Internet.
En lugar de instalarse en el dispositivo, el software está ubicado en un servidor en la nube. De este modo, se amplía su disponibilidad a cualquier usuario de la empresa o colaborador externo. El mismo programa en versión local o de escritorio, en cambio, solo se puede utilizar en el dispositivo donde esté instalado.
Otras diferencias
Si bien la disponibilidad es la principal diferencia, existen otros factores que debes tener en cuenta:
- Costes de mantenimiento: Una ventaja de la nube frente a la modalidad de escritorio es que no necesita instalación. Así, ahorrarás en costes de mantenimiento e IT y tus empleados ganarán en comodidad.
- Colaboración: gracias a la capacidad de acceso online, permite establecer nuevas formas de colaboración con clientes, proveedores y con el personal de la empresa o colaboradores.
- Actualizaciones y copias de seguridad: Con la versión en la nube, dejarás de preocuparte por las copias seguridad y por tener el programa actualizado. Sage 50 se ocupa de guardar las copias de manera automática en la nube y, gracias a Live Update Sage 50, tendrás el software actualizado siempre a la última versión tanto en cambios legales como en nuevas mejoras o funcionalidades.
- Precio: El acceso a la plataforma online tiene un coste ligeramente superior para dotar al producto de todas las capacidades de la nube, mediante el acceso a un servidor online, lo que permite el acceso desde cualquier dispositivo e incluso sistema operativo.
Tanto las soluciones basadas en la nube como las de escritorio cuentan con las máximas garantías de seguridad. ¡Tus datos y contraseñas estarán a salvo!
El teletrabajo, factor importante en la elección de tu software de contabilidad y gestión comercial
Trabajar fuera de la oficina era algo común en tiempos de reuniones presenciales. Pero ahora que el teletrabajo está más presente que nunca, lo raro en muchas empresas es pisar la oficina, algo que se agravado aún más con la pandemia COVID-19.
Por eso, disponer de toda la información en tiempo real desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo es fundamental en el contexto actual. Por ejemplo, si contratas a un nuevo empleado, lo más sencillo será que tenga acceso al software en la nube desde el minuto uno, sin necesidad de instalarlo en cada dispositivo que va a utilizar.
Por otro lado, si gestionas tu propio negocio, la nube supone la posibilidad de controlar la información de cada área de la empresa incluso si estás viajando o no puedes acceder al ordenador.
Entonces, ¿con qué software de contabilidad y gestión comercial me quedo?
Las versiones de escritorio y en la nube comparten las prestaciones, de modo que no hay ninguna mala elección. Sin embargo, ten muy en cuenta el tamaño o las necesidades de tus equipos cuando vayas a contratar un software.
- La opción en local puede ser útil para pequeñas empresas donde solo una o pocas personas tendrán acceso al software. Mientras más usuarios, más flexibilidad necesitaremos.
- Si tú o tus empleados necesitáis acceder al programa en diferentes dispositivos y desde diferentes lugares, lo más recomendable es apostar por la versión en la nube. Además, evitar tener que instalar el producto y con un simple acceso a internet podrás acceder al entorno donde el producto ya está instalado y preparado para funcionar.
¿Qué tienen en común ambas versiones?
Más allá de estas diferencias, las características y prestaciones de Sage 50 son idénticas en sus versiones online y de escritorio; además se conserva toda la usabilidad y experiencia de usuario en los dos entornos. En general, Sage 50 está diseñado para aumentar la productividad y la competitividad de tu negocio. Para ello, cuenta con la tecnología más avanzada en colaboración online, seguridad y movilidad.
Estas son las principales características que encontrarás en ambas versiones de Sage 50:
- Te permite conocer el pasado, presente y futuro de todas las áreas de la empresa. Así, sabrás lo que se factura y qué se puede mejorar en cada caso. Dispones de indicadores o KPI´s que puedes configurar para adaptarlos a tus objetivos y realizar seguimiento.
- Puedes analizar las tendencias para aprovechar nuevas oportunidades de negocio y anticiparte a las necesidades de tus clientes.
- Gracias a la visión global que tendrás de tu negocio, podrás planificar las estrategias de manera precisa y tomar mejores decisiones en el momento oportuno.
- Los diferentes equipos de la empresa, o incluso los externos, pueden colaborar en tiempo real, mejorando la comunicación y la eficiencia entre departamentos.
- La experiencia de usuario es prioritaria. Sage 50 es un programa intuitivo, fácil de configurar y rápido de utilizar. Además, incluye distintos mecanismos online de ayuda y soporte a la puesta en marcha como videos o tutoriales accesibles desde el producto.
- Por último, puedes personalizar el software según las necesidades de tu empresa y de tus equipos. Porque cada negocio tiene sus propios indicadores clave y una manera única de trabajar.
Al día a nivel legal: Sage 50, un software certificado para cumplir con la Ley Antifraude
A nivel legal, estarás al día en impuestos y nuevas normativas. En concreto, Sage 50 te mantiene informado de cualquier cambio legal en materia de RGPD, IVA, IRPF, etc. Siempre dispondrás de la última actualización de producto con los cambios legales, por lo que evitarás sanciones y recargos inesperados. Y más ahora con la entrada en vigor de la Ley Antifraude o contra el Fraude Fiscal que obliga a las empresas a disponer de un software que no permita la manipulación o eliminación de datos registrados o llevar dobles contabilidades, y en el que Sage 50 estará certificado para cumplir con esta nueva normativa. Más información.
La Ley Antifraude o contra el Fraude Fiscal, que está orientada a la reducción del fraude fiscal y como medida de protección de los consumidores, obligará a la certificación de las soluciones de facturación con tres bloques a nivel de cambios:
- Trazabilidad de la información.
- No posibilidad de borrado o cambios en facturas emitidas.
- Generación de facturas certificadas (código QR) y envío automático a la administración (VERIFACTU).
Este cambio legal y tecnológico no es solo una adaptación, sino que implica cambios en la operativa diaria de los usuarios de aplicaciones de gestión.
A partir de enero de 2024 todas las empresas y profesionales que emitan facturas deben utilizar un sistema de emisión de facturas verificable.
¿Qué supone esto para los autónomos, empresas, y asesorías o despachos profesionales?
Si ya era importante de por sí disponer de un software confiable que permita trazar la información relevante para la adecuada gestión de un negocio. Ahora, si cabe, lo será aún más.
Por otro lado, si antes disponer de un software con capacidad de comunicación con las administraciones digitales y con otras aplicaciones suponía muchas ventajas y facilidades para autónomos y empresas. Ahora, se trata de un requisito clave para que sea considerado sistema VeriFactu.
La aplicación de nuevos sistemas de emisión de facturas verificables supone una oportunidad de profesionalizar la administración de las empresas.
La estandarización de información y la disponibilidad de esta en formato digital, permite la automatización de procesos y la mejora de las relaciones con los terceros que se relacionan con la organización. Y Sage 50 contará con estos requisitos para poder cumplir con esta nueva normativa.
Sage 50 contará con los requisitos necesarios para poder cumplir con la nueva normativa de la Ley Antifraude o contra el Fraude Fiscal
¿Qué puedo hacer con Sage 50?
Si miramos con más detalle las funcionalidades, con esta solución de gestión comercial y de contabilidad podrás llevar a cabo una gran variedad de tareas de manera más rápida y eficiente.
Gracias a la automatización y a la interconexión de los datos, las empresas pueden ahorrar tiempo y evitar errores humanos en la gestión de compras y ventas, la facturación o la comunicación con tu banco.
1. Automatización de tareas
Sage 50 permite programar algunas de las tareas más rutinarias y costosas para que las empresas puedan dedicar más tiempo y recursos al desarrollo del negocio.
2. Gestión de compras, ventas y control de stock
Otra de las prioridades de las empresas es mejorar las gestiones clave de tu almacén o de una tienda física. Con Sage 50 puedes acceder a datos en tiempo real sobre existencias, pedidos y satisfacción de los clientes y podrás crear pedidos rápidamente para evitar roturas de stock.
Los informes personalizados y la trazabilidad de productos te permiten mantener controlados todos los activos del negocio en tiempo real.
Además, es posible ampliar las capacidades funcionales de Sage 50 para adaptarse a cada tipo de negocio. Un ejemplo son las herramientas específicas de movilidad para comerciales como Sage Catálogo que permite movilizar la información comercial y la generación automática de pedidos en Sage 50.
3. Contabilidad y facturación
Los softwares de gestión comercial agilizan la creación de facturas, albaranes, pedidos, presupuestos y certificaciones de obra desde una sola aplicación y de manera personalizada.
4. Comunicación bancaria
Cuadrar los movimientos bancarios con la contabilidad puede ser un proceso lento y engorroso. Con Sage 50, puedes descargar extractos bancarios y generar asientos contables automáticamente. De este modo, las empresas ahorran tiempo en el proceso de conciliación en todos los bancos y evitan los errores manuales.
La transformación digital más allá del software contabilidad y gestión comercial
Ya sea en la nube o en escritorio, implementar una solución de contabilidad y de gestión comercial puede suponer un gran cambio para cualquier tipo de empresa. Pero no basta con contratar un software para llevar a cabo una transformación digital propiamente dicha. Esta evolución debe ir de la mano de una alineación adecuada de los sistemas, los procesos y de la propia cultura organizativa.
Elijas la solución que elijas para tu empresa, planifica la transformación digital como un cambio profundo en todos los aspectos de negocio, sin perder de vista las necesidades de los clientes.
Y, ¡recuerda! Ahora gracias a las ayudas de los Fondos Europeos en la campaña de Kit Digital para la digitalización de las empresas puedes solicitar esta ayuda para digitalizar tu empresa con Sage 50 de forma gratuita.
