¿Es importante el tamaño de una empresa a la hora de implantar un ERP? Hay muchos factores a tener en cuenta y aunque este es uno de los de los más importantes se deben tener en cuenta otras cuestiones. En este artículo te vamos a ayudar a esclarecer tus dudas y te daremos las claves para saber qué ERP escoger y dar con la solución más adecuada en función de las necesidades de tu negocio. Cuestiones como, ¿necesita mi empresa un ERP?, ¿me lo puedo permitir?, ¿qué futuro me planteo? ó ¿es la ERP la mejor herramienta o solución?, serán respondidas en este post.
¿Qué aporta un ERP?
Un ERP es una herramienta de gestión empresarial que ayuda a los negocios a controlar e interconectar las diferentes áreas o departamentos de una empresa. Desde la fabricación y producción hasta el control de ventas y facturación pasando por la contabilidad se puede gestionar a través de un ERP. En principio se usaron para las industrias de fabricación y producción pero con el paso del tiempo se han convertido en una solución global para cualquier tipo de empresa.
Respecto a si influye el tamaño de una empresa a la hora de escoger un ERP como herramienta de gestión hay que decir que sólo por el volumen del negocio no se puede determinar si un ERP es la solución ideal. Antes que nada habrá que descubrir si tu empresa lo necesita.
¿Cómo saber si mi empresa necesita un ERP?
Se requiere de un proceso para saber qué herramienta es la más adecuada. Y en este procedimiento hay que estar atentos a los escenarios, alarmas o momentos que se producen casi sin darnos cuenta y que muchas veces no vemos o no queremos ver.
En principio se cree que una micro pyme debería buscar soluciones sencillas, baratas o incluso gratis como la ofimática. En cuanto a los pequeños negocios se necesita algo parecido pero con más prestaciones y exento de florituras. Finalmente, una mediana o gran empresa sí que debe emplear un ERP o incluso algo mayor hecho a medida y con un precio acorde a su tamaño.
¿Qué negocios necesitan un ERP?
Todas aquellas que tengan que gestionar un gran volumen de transacciones ya sean facturas, movimientos de cuentas, stockaje o ventas necesitan un ERP. Hay que tener en cuenta que no es lo mismo hacer 30 facturas de 1 millón de euros que 50.000 de 50 euros. También lo necesitan aquellas empresas que tienen que conciliar saldos de diversas cuentas bancarias con muchos movimientos de cobros o pagos.
Si precisa de un alto porcentaje de fiabilidad y control en la gestión de su día a día necesitas un ERP. Aunque tengas pocos empleados o usuarios, la herramienta les aportará los recursos adecuados a sus necesidades. Asimismo se recomienda para los casos en los que el negocio ha despegado y se detectan irregularidades como pueden ser las dificultades para conocer los márgenes reales, las necesidades de inventario o proyecciones de tiempo para la ejecución de tareas. Si tu organización está perdiendo demasiado tiempo en la búsqueda, distribución y comprobación de la información, así como problemas para centralizarla, debería plantearse la adquisición de un ERP.
Por último, ¿sabe si sus clientes son felices?. ¿Conoce si están bien atendidos, si hay muchas reclamaciones o si se están yendo a otras empresas? Si no es así debes escoger un ERP con prestaciones adecuadas para controlar y mejorar sus servicios.
¿Me lo puedo permitir?
Hay varios mitos en torno a los ERP como por ejemplo que son caros o que no son rentables en los casos de baja facturación anual. Sobre el papel, una empresa que factura 500.000 euros anuales no es un perfil para adquirir un ERP de 90.000. Pero, ¿y si ese negocio ha planificado su evolución a determinados años y prevé un crecimiento o expansión elevado, pudiendo afrontar la inversión y cubrir el retorno de la inversión (ROI) correspondiente?.
Hay que contar con el ROI
Si el porcentaje resultante del retorno de la inversión (ROI) es positivo o se prevé que será positivo, ¿por qué no se pueden tomar decisiones meditadas y sostenidas por cálculos ciertos y abordar esa implantación?. ¿Por qué tiene que ser una inversión y no se puede asumir como gasto?. Se puede contratar un ERP a través de cuotas vía suscripción y proyectar ese gasto en nuestro balance de pérdidas y ganancias. O contratar soluciones en la nube, también por la vía de las suscripciones, ahorrando la dependencia de hardware sofisticado.
La finalidad suprema a la hora de saber qué ERP escoger es:
- Reducción de costes operativos y administrativos
- Mejorar la eficiencia.
- Aumentar la productividad y mejorar en márgenes de negocio
¿Necesito evaluar la criticidad que tiene mi empresa?
Respecto a la criticidad que tienen las empresas te enumeramos a continuación algunas de las más relevantes que se deben tener en cuenta.
- ¿Cuánto dependo de una conexión fiable a Internet y de los servicios de la nube como la gestión de email clave, las tiendas virtuales, comunicaciones internas o externas?.
- ¿Cuánto dependo de la velocidad, fiabilidad y agilidad de mis herramientas de gestión para dar un buen servicio tanto interno como externo como la toma de decisión, la robustez de la base de datos, cálculos y emisiones de facturas o planificación de producción o compras?.
- ¿Cómo de rápido es mi proveedor del ERP o de la solución que utilizo en caso de incidencias, contratiempos o evoluciones como los tiempos de resolución, proveedor local o global, actuaciones on line o presenciales?.
- ¿Dependes de la seguridad de que tus estimaciones de costes sean precisas o estás perdiendo competitividad en base a tus precios o existen errores no detectados en presupuestos erróneos?.
- ¿Dispones y llevas a cabo una correcta aplicación de la LOPD/RPGD y con ello proteges tus datos y los de tus contactos de modo seguro?.
Encuentra soluciones a las debilidades de tu empresa
Un ERP inteligente está diseñado para ayudarte, adelantando multitud de situaciones críticas siempre que se haya configurado correctamente. Por lo general, un ERP estándar dispone de alarmas o reglas de control sobre determinados procesos como las roturas de stock, el control de márgenes o los posibles riesgos bancarios.
Asegúrate que ese ERP utiliza BBDD robustas, solventes, con diferentes niveles de seguridad y que está preparado para dar respuesta a los cada vez más frecuentes cambios en la normativa. Con todo ello podrás minimizar situaciones críticas en tu empresa.
La clave si lo que quieres es crecer
A la hora de crear una empresa y saber cuál es su planificación normalmente se baraja un horizonte de unos 5 años. Durante este periodo de tiempo lo normal es que se produzcan cambios de todo tipo tanto propios como los ajenos derivados de la competencia, de los clientes o los proveedores.
Si tu idea y planes de futuro pasan por crecer debe prepararse para tener herramientas de gestión empresarial que lo sostengan. Conocer qué ERP escoger es clave para ello por lo que hay que cerciorarse de las cuestiones que te permitirán escalar en múltiples escenarios como el número de usuarios, la cobertura geográfica, la cobertura legal del país o países a donde quieras llegar, las comunicaciones, la seguridad, la globalización o la dificultad idiomática.
No es fácil contemplar todo esto pero a buen seguro que en un gran porcentaje puede tener respuesta y, en su caso, evalúa un ERP que tenga la posibilidad de evolucionar por sí mismo o que tenga un hermano mayor evolutivo al que recurrir sin muchos esfuerzos.
Muchas empresas en su creación optan por soluciones sencillas, por temas económicos o estructurales. No cometa este error pues se trata de un contratiempo estratégico que se paga con más dinero y esfuerzo por lo que empezar de cero cuesta lo suyo. Aunque resulte difícil adquirir un ERP en los inicios empresariales el proceso de crecimiento estará mucho más soportado, garantizando la viabilidad de ese impulso.
¿Es un ERP la mejor herramienta y la mejor solución?
Sin duda, sí. Un ERP es una gran elección para ayudar a las empresas y supone una oportunidad de oro para transformar tu negocio. Sobre todo si se tiene en cuenta ese horizonte evolutivo que hemos comentado en puntos anteriores.
Empieza con los que puedas o quieras, pero evalúa si el proveedor de la solución que elijas dispone de continuidad evolutiva hacia ERP´s o incluso más allá. Esto te garantizará crecer juntos y evitar costes y esfuerzos elevados en el futuro.
Tipos de ERP
Existen ERP´s para todo tipos de empresas:
- Las ERPs estándares, como Sage 50, que disponen de prestaciones básicas con una rápida puesta en marcha y que se pueden parametrizar en poco o en mucho a tus necesidades con una puesta en marcha muy aceptable en tiempo y costes.
- Las ERPs con altas prestaciones empresariales y con un grado de adaptación casi a medida, como Sage 200, que conlleva más tiempo, esfuerzo y probablemente, aunque no en todos los casos, mayores costes.
- Las ERPs sectoriales que ya disponen de muchas prestaciones que dan solución específica a las necesidades del sector. También son conocidas como ERPs verticales.
La mayoría de los ERP´s ofrecen una adquisición a modo de inversión o mediante suscripción y muchos de ellos se usan en modo on line, en la nube o en modo mixto.
Contratar un ERP para que aporte nuevas mejoras supone un cambio y una gran avance para tu negocio que redundará en toda la organización. Por eso acertar en la elección es clave. Las soluciones ERP de Sage suponen una gran elección por todo lo que aporta.
