Indicaciones con las que realizar un análisis coste-beneficio para un sistema ERP

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Indicaciones con las que realizar un análisis coste-beneficio para un sistema ERP

Los ERP (Planificación de Recursos Empresariales) son muy útiles para las empresas que buscan manejar sus datos para sacar hasta la mínima conclusión acerca de los movimientos de su negocio. Para ello es necesario un plan de negocio que justifique la inversión en las nuevas tecnologías. Por eso los líderes empresariales son los que deben establecer un argumento económico con el que defender la financiación tecnológica.

Tanto los gastos de capital como los gastos operativos deben compararse con la rentabilidad esperada de la inversión (ROI) para cualquier compra clave de la empresa. Cuando el retorno de la inversión proyectada supera el coste total de propiedad (TCO), la introducción de un nuevo sistema ERP debe tener un impacto positivo en la rentabilidad, pero hay varias consideraciones que hay que hacer antes de poder llegar a esa conclusión.

A finales de 2021, Sage realizó un estudio sobre Pequeña empresas, grandes oportunidades que ha publicado hace poco tiempo y en el que se refleja que el 51% de los empresarios esperaba incrementar su inversión en tecnología. El sondeo también puso de manifiesto que los objetivos de los negocios llegan a todos los rincones del negocio, con clientes, personal y flujo de caja como principales aspiraciones tecnológicas.

Lo primero que hay que mirar son los costes

Es muy importante valorar los desembolsos iniciales y considerar la corriente de pagos que se producirá después con la implementación del ERP en la organización. Si hay sistemas existentes disponibles, el trabajo de integración buscará sincronizar las tecnologías. Se producirá una conversión de archivos y una consolidación de la información de gestión. No obstante, la eliminación de los viejos procedimientos y soluciones de legado también puede generar costes e implicar una migración de datos que ocupará tiempo.

Una vez instalado, deberás considerar los costes de pruebas rutinarias. Son necesarios para garantizar que el usuario se beneficie de la funcionalidad completa. Y, a través del tiempo, algo semejante te pasará con revisiones y actualizaciones periódicas del ERP.

Por otro lado, tendrás que considerar otros desembolsos como los de formación del equipo para que se adapte a los nuevos procedimientos y destinar una partida para posibles imprevistos.

Sin beneficios no hay nada

Los beneficios no tienen porqué ser tan solo de carácter económico. El uso de soluciones de ERP y de procesos de gestión de recursos optimizados trae numerosas ventajas:

  1. Ayuda a simplificar los procedimientos
  2. Evitarás trabajos duplicados y costes de manipulación manual.
  3. Gozarás de más información en la toma de decisiones.
  4. Controlarás el rendimiento de los distintos departamentos y de toda la organización en su conjunto.
  5. Obtendrás procesos más eficaces y eficientes de toma de decisiones.
  6. En la fábrica, la automatización de tareas manuales aumenta la velocidad de entrega y reduce el error humano.
  7. Los trabajadores claves pueden centrarse en tareas de mayor añadido, con una fiabilidad garantizada gracias a sistemas globales que señalan inexactitudes y errores.

La compra de un sistema ERP debe considerarse como un proyecto a largo plazo que se traduzca en beneficios para tu negocio.

Se podrían enumerar muchas otras, pero la ventaja de los ERP que suele citarse más es que consigue que todas las áreas del negocio se muevan juntas, como un conjunto. Los sistemas ERP hacen que sea más sencillo registrar y reportar datos a través de una serie de elementos tangibles.

También facilitan los procesos de seguimiento de negocio y hacen la resolución de problemas más rápida. Con datos claros en las manos de quienes toman las decisiones, las organizaciones pueden establecer expectativas realistas en cuanto a plazos y costes.

Tener clara las expectativas

La implantación de sistemas ERP no transformarán el rendimiento de tu negocio de un día para otro. Hay que verlos como un facilitador del cambio más que una solución. Debemos ser conservadores al proyectar los beneficios económicos de los nuevos sistemas y procesos ERP no vaya a ser que unas expectativas elevadas generen frustración.

Lo aconsejable en estos casos es la elaboración de un escenario de costes poniéndonos en lo peor junto con una estimación probable. Además se debe establecer un sólido caso de negocio para la inversión en el ERP, sobre todo cuando el tema económico sea difícil, con presupuestos cada vez más limitados. Esto les da a los objetivos del proyecto un contexto estratégico y te facilitará la decisión de optar por el ERP o no.

Conseguir el máximo valor del ERP

Una revisión y actualización de los procesos del negocio te aclara el retorno de la inversión de la implementación de los sistemas ERP. Si realizamos revisiones con regularidad y utilizamos los datos cuantitativos además de los comentarios del personal que participa en la planificación de recursos, el retorno de la inversión debería superar el coste total de propiedad.

Y es aquí donde destacamos de nuevo la importancia de tener la inversión justificada como paso previo a la introducción de una solución de Planificación de Recursos Empresariales (ERP). Si un análisis coste-beneficio se apoya en expectativas reales los objetivos tendrán mucho más posibilidades de cumplirse.

De lo que no hay ninguna duda es que los sistemas ERP son de gran utilidad para una adecuada planificación por muchas circunstancias. Si utilizamos estas herramientas tal y como hemos señalado en este post tendremos buenos resultados y por supuesto, beneficios, sobre todo a largo plazo.

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