Si no tienes un plan de compliance en tu empresa corres riesgos. Elaborarlo no solamente elimina las conductas ilegales, sino que aumenta tu ventaja competitiva. Según un informe elaborado por la fundación IE, las pymes en España tienen niveles elevados de buen gobierno y lucha contra la corrupción. Además, solo 1 de cada 10 empresas españolas cuenta con un sistema de compliance. ¿Cuenta tu empresa con un plan de compliance? ¿Sabes cómo elaborarlo?
Los empresarios suelen pensar que este plan solo sirve para evitar sanciones por infracciones tributarias o administrativas o la imposición de penas por la comisión de delitos, pero aporta mucho más.
¿Qué es un plan de compliance?
Desde que se reformó el Código Penal para incluir la responsabilidad penal de las personas jurídicas, surgió la necesidad de elaborar un plan de compliance o cumplimiento normativo.
Se puede definir el plan de compliance como un documento que regula las normas y los controles de una empresa para evitar el incumplimiento legal y reducir los riesgos de dicho incumplimiento lo máximo posible.
Entre los motivos que señalan las empresas para adoptar un Compliance destacan:
- La motivación ética (79%).
- El temor a posibles demandas o sanciones (62,8%).
- La exigencia de la matriz del grupo al que pertenece la compañía (59,3%).
Beneficios de tener un plan de compliance
Existen diversos beneficios que puede aportar un programa de compliance a tu empresa. Son los siguientes:
- Estarás actualizado sobre la normativa a cumplir en el sector en el que trabaja tu empresa.
- Reducirás riesgos de sanciones o penas por incumplimientos legales.
- Incrementarás tu buena reputación frente a socios, trabajadores, clientes y proveedores.
- Aumentará tu ventaja competitiva de la organización en el mercado frente a otras empresas.
Pasos para elaborar un plan de compliance
Si todavía no tienes un Compliance en tu empresa estos son los pasos que puede seguir para elaborarlo:
- Crea un equipo de compliance que analice los riesgos
El equipo de compliance será el encargado de elaborar el plan de compliance y de supervisar su funcionamiento. Deberán formar parte del mismo personas de todas las áreas para que se involucren y puedan transmitir la importancia del plan.
- Analizar la empresa y detectar riesgos
El Informe de Compliance Penal de Grant Thornton muestra que el 45% de los empresarios españoles no son conscientes de que no tener un plan de compliance adecuado puede suponer responsabilidades para los administradores. Por lo tanto, el primer paso consiste en conocer los riesgos y tomar medidas para elaborar un sistema de cumplimiento normativo.
En esta fase se analizan los controles que existen en la actualidad y los riesgos penales y de otro tipo que pueden existir en la organización, para ello se puede entrevistar a los responsables de cada departamento.
Según el informe de Grant Thornton los empresarios consideran que los riesgos legales que es más probable que les afecte son los cambios legislativos en su actividad (50%) y las sanciones administrativas (28%). Solo un 15% considera una conducta delictiva de algún empleado o directivo.
- Definición de las medidas a implantar y elaboración del plan de acción
Una vez conocidos los riesgos llega el momento de definir las acciones para evitar esos riesgos (establecer canales de denuncias, procedimientos sobre formas de actuación etc.). Además, se deberán determinar la forma y los plazos en los que se implantará cada acción.
- Información y formación de los empleados
El plan de compliance no será efectivo si no se conciencia y se aporta la formación adecuada a los empleados. Para ello pueden organizarse cursos específicos y registrar que los trabajadores han recibido información sobre el plan de compliance y los riesgos que se desean evitar.
- Revisión de controles
Es fundamental saber si el plan de compliance está siendo efectivo, para lo cual habrá que revisar que se están cumpliendo las acciones establecidas en los plazos requeridos, para hacer modificaciones en el caso en que sea necesario.
Tener un plan de compliance no es una opción, sino una necesidad de cualquier empresa que desee cumplir con la ley y evitar riesgos de sanciones penales y de otros tipos. Todas las personas que forman parte de la organización deben involucrarse en la elaboración e implantación del plan para que sea efectivo.
