En la era digital es impensable un sistema de documentación que no contemple la digitalización de documentos. Según datos aportados por el Instituto Nacional de Estadística el almacenamiento de ficheros es uno de los servicios de cloud computing, conocida popularmente como la nube, más contratado por pymes, grandes empresas (74%) y microempresas (64,2%). En este artículo te informamos sobre los documentos que deben digitalizarse y por qué.
Hasta hace poco tiempo era habitual encontrar en una asesoría enormes torres de papel encima de las mesas y archivos llenos de cajas con diferente documentación. La transformación digital ha venido para cambiar la forma de trabajar y aporta una mayor eficiencia a la hora de organizar, gestionar las tareas y prestar el servicio más eficaz a los clientes.
Ventajas de la digitalización de documentos
La digitalización ha supuesto una auténtica revolución en muchos sentidos y gracias a ella la forma de trabajar, almacenar datos y la transmisión de los mismos ha dado un giro espectacular. La disminución de los costes, el incremento de la seguridad o la disponibilidad de la información son algunos ejemplos de las ventajas que aporta la digitalización de documentos.
1. Mayor seguridad
Si guardamos nuestros documentos en formato digital tendremos la posibilidad de establecer contraseñas que restringen el acceso a la información más confidencial como puede ser la documentación bancaria o las nóminas de los empleados. La seguridad de los datos de nuestros clientes también se verá aumentada.
2. Disminución de costes
El ahorro de espacio físico es evidente ya que no se necesita un archivador ni ningún otro tipo de mobiliario para guardar la información. Además seremos mucho más ecologistas y contribuiremos al desarrollo sostenible del planeta pues cada vez se necesita menos papel y menos tinta para enviar documentación.
3. Acceso a la información
El uso de la nube permite acceder a la información desde cualquier lugar del mundo y a la hora que cada uno quiera. Para ello puede utilizar alguno de los diferentes dispositivos digitales que existen como puede ser un teléfono móvil, un pc o una tablet. La eficiencia y productividad se verán mejoradas con la digitalización.
4. Mayor protección frente al deterioro o el borrado de datos
El papel que tanto aportó a la comunicación de la humanidad se ha visto relegado a un segundo plano tras la revolución digital. El ecologismo está de enhorabuena pues la tala de árboles destinados a crear el papel se vio frenada de golpe en los años 90 del pasado siglo con la llegada de Internet. Esas montañas de papeles con el consiguiente riesgo de deterioro o pérdida han pasado a la historia.
¿Por dónde empezar en la digitalización de documentos?
A continuación vamos a detallar los documentos que son importantes digitalizar tanto para tu asesoría como para los clientes.
- Escritura de constitución de la sociedad o documento relativo a la creación del negocio.
- Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE).
- Licencia de apertura del local u oficina.
- Copia de la escritura de compraventa del local (en el caso de que seas el propietario) o contrato de arrendamiento.
- Alta como autónomo.
- Contratos de los empleados.
- Contratos con proveedores y terceros.
- Copias de las liquidaciones de impuestos (IVA, impuesto sobre sociedades, IRPF).
- Facturas.
- Pólizas de seguros.
- Altas en la Seguridad Social.
- Copias de nóminas.
- Documentación bancaria (copia de préstamos, contratos de cuentas corrientes, contratos de tarjetas, etc.).
También es importante que guardes las comunicaciones que hayas tenido con los clientes. Sobre todo, las relacionadas con temas importantes como los impuestos.
¿Cómo guardar tus documentos digitalizados?
A la hora de guardar los documentos digitalizados existen varias alternativas para hacerlo de forma segura. Si utilizamos un dispositivo externo como un dvd o un pen drive hay que tener en cuenta que tiene el riesgo de deteriorarse o dejar de funcionar. Pero a su favor juega la posibilidad de poder transportarlo de una manera muy cómoda.
El almacenamiento en la nube supone una opción mucho más segura al utilizar un software en el que guardar tus archivos digitales. Te permite una mejor organización de los datos y puedes acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
En definitiva, la digitalización de documentos supone un adelanto para que las asesorías y despachos profesionales ofrezcan un mejor servicio a sus clientes. Este valor añadido unido a la elección de un partner tecnológico que ayude en el proceso servirá para disfrutar de las numerosas ventajas que supone digitalizar tu asesoría. Desde Advantys nos encantaría ser el elegido por tí.
