Prácticamente todas las empresas tienen la obligación de registrar las cuentas anuales en el Registro Mercantil, para que proveedores, clientes y otras entidades puedan examinarlas. Las cuentas anuales incluyen:
- El estado financiero.
- La Cuenta de Resultados.
- El estado de variación del patrimonio neto.
- El estado de flujos de efectivo.
- La memoria.
Cometer errores es más común de lo que se piensa, y hay equivocaciones que ocurren con mayor frecuencia que otras. Aquí están los errores más habituales al presentar las cuentas anuales.
No presentar las cuentas
Cumplir con la presentación de los estados financieros es un requisito ineludible, y no hacerlo conlleva sanciones significativas. Solo los emprendedores individuales están exentos de este trámite.
Esto abarca a las sociedades inactivas. Una compañía sin actividad no se libra de la obligación de presentar sus cuentas anuales ni de cumplir con el Impuesto de Sociedades, por ejemplo.
No obstante, muchas de estas empresas no son conscientes de estas responsabilidades y, por lo tanto, no las cumplen.
Uno de los objetivos de Hacienda para este año 2023 es poner fin a estas empresas inactivas, para lo cual se ha aprobado el Real Decreto 249/2023, que modifica el Reglamento General de Desarrollo de la Ley General Tributaria. Esta modificación permitirá revocar el Número de Identificación Fiscal (NIF) de las empresas que no hayan presentado sus cuentas en el Registro Mercantil durante cuatro ejercicios consecutivos.
Saltarse los plazos
El proceso de presentación de los estados financieros de la empresa implica diversos pasos y plazos, muchos de los cuales son incumplidos por numerosas empresas.
En primer lugar, las compañías cuentan con un plazo de siete meses para depositar sus cuentas desde el cierre de su ejercicio fiscal, es decir, deben completar este trámite antes del 31 de marzo.
Para alcanzar este objetivo, deben cumplir con los siguientes plazos:
- Cierre de cuentas: El período para formular las cuentas anuales es de tres meses desde el cierre del ejercicio. Para una empresa que sigue el año natural, la fecha límite es el 31 de marzo. Si hay un auditor involucrado, las cuentas deben enviársele antes para que realice el informe de auditoría.
- Legalización de los libros contables y societarios: El plazo es de cuatro meses desde el cierre del ejercicio, con fecha límite el 30 de abril.
Aprobación de las cuentas por parte de la Junta General de accionistas o socios: Este trámite debe llevarse a cabo en un plazo de seis meses desde el cierre del ejercicio, es decir, hasta el 30 de junio. - Depósito de las cuentas en el Registro Mercantil: Este es el último paso, y debe realizarse como máximo un mes después de aprobar las cuentas.
Usar plantillas
Otro error significativo consiste en emplear las plantillas al presentar los estados financieros. Aunque estos formatos se ajustan a la normativa, su utilización puede propiciar la comisión de diversos errores.
El más frecuente es la omisión de la actualización de las fechas de un año a otro, lo que resultará en datos inexactos en las cuentas.
Además, es común que el formato de años anteriores no contemple las últimas modificaciones normativas y, por ende, sea impreciso.
Datos inexactos y omisiones
Un patrón común se relaciona con equivocaciones en la información proporcionada en los estados financieros. Por ejemplo, omitir cualquier dato en el cálculo total de la base de reparto o que la cifra no concuerde entre el ejercicio actual y el precedente.
En términos más sencillos, se pueden presentar errores debido a espacios en blanco o discrepancias entre totales y subtotales.
También es posible que surjan situaciones en las que falte algún documento crucial, como el certificado de aprobación de cuentas, o que se incluya documentación adicional que resulte innecesaria.
Errores de transcripción
Un desliz al transcribir conlleva a que los estados financieros estén correctamente elaborados, pero la información enviada al Registro Mercantil contiene errores.
Incluir el documento sobre servicios a terceros
A partir de 2019, las organizaciones registradas como proveedoras de servicios a sociedades y fideicomisos deben adjuntar a las cuentas el Documento sobre servicios a terceros.
Numerosas empresas aún desconocen si es necesario incluirlo y optan por hacerlo como medida preventiva. Este proceder puede resultar en la presentación de cuentas defectuosas.
No incluir el informe de auditoría
Muchas empresas tienen la obligación de incluirlo y no lo saben. Adjuntamos las que están obligadas a ello, específicamente, deben someterse a una auditoría aquellas empresas que cumplan con dos de los siguientes criterios durante dos períodos contables consecutivos:
- Ingresos superiores a 5,7 millones de euros.
- Activos totales que excedan los 2.850.000 euros.
- Promedio de más de 50 empleados durante el ejercicio.
¿Qué pasa si cometes algún error en las cuentas anuales?
Si surge algún inconveniente en las cuentas anuales, generalmente podrás corregirlo. El Registro Mercantil, de hecho, no registrará las cuentas si detecta algún problema y te notificará para que lo corrijas.
No obstante, es importante señalar que estos problemas no abarcan la veracidad y precisión de las cuentas, ya que eso depende de la empresa.
Los errores de transcripción son los más simples de corregir. Si no hay errores en los aspectos contables, sino solo en la información, solo necesitarás volver a presentar la documentación con los datos precisos.
En cambio, si el error es de índole contable, será necesario rehacer las cuentas y llevar a cabo una Junta General para aprobarlas nuevamente. Posteriormente, deberás volver a presentarlas con una certificación que detalle los defectos de las primeras cuentas.
