Cuando se inicia un negocio, generalmente se hace con recursos limitados. Es común enfocarse en crear las primeras oportunidades y convertirlas en clientes. No suele ser tan común otorgar la relevancia que merece a asuntos como la implementación de una solución de gestión empresarial.
A medida que la empresa crece, lo que inicialmente no era una preocupación se vuelve más relevante. Y te das cuenta de esto a medida que surgen señales que indican que es necesario actualizar el negocio. Esto es especialmente cierto en el caso de las indicaciones de que una empresa requiere un sistema de gestión empresarial.
Falta de información de calidad para la toma de decisiones
Una señal de la necesidad de un sistema de gestión empresarial es la falta de información crucial en momentos decisivos. Algunos problemas comunes incluyen:
- La información no llega puntualmente debido a los procesos de trabajo.
- Se presenta información de calidad inferior a la esperada.
- Errores y desviaciones generan desconfianza y el temor a tomar decisiones erróneas.
Muchas empresas todavía siguen utilizando métodos antiguos, como la descarga de datos de hojas de cálculo dispersas para crear informes y presentaciones. No obstante, en la actualidad, esta fragmentación debe ser reemplazada por una visión más integrada.
Afortunadamente, los sistemas de gestión empresarial (ERP) de calidad son capaces de recopilar e integrar datos de diversos sistemas, lo que conlleva varios beneficios:
- Mayor eficiencia, al identificar recursos inactivos y comprender mejor las oportunidades para su utilización.
- Datos más precisos y confiables, reduciendo riesgos y ahorrando tiempo en el proceso de toma de decisiones.
- Rastreo de cada indicador clave de rendimiento (KPI) desde su origen hasta el informe final.
- La capacidad de establecer un control autónomo para la monitorización de indicadores clave del negocio, con alertas para anticipar situaciones.
Los sistemas de gestión empresarial ofrecen muchas otras ventajas, incluyendo la posibilidad de que los profesionales que solían generar informes manualmente se dediquen al análisis y estudio. Esto aumenta su productividad y valor en el equipo, y en general, mejora sus condiciones laborales.
Necesario para trabajar en equipo
Conforme la empresa se expande, es típico que cada área de trabajo adopte un enfoque más especializado. Esto conlleva una serie de transformaciones:
En cuanto a la evolución de los roles en la empresa, donde antes había empleados versátiles que realizaban diversas tareas, ahora se cuentan con profesionales dedicados a labores y proyectos complejos.
De igual manera, en el contexto de la resolución de problemas en la empresa, en los días de menor tamaño empresarial, los asuntos se solucionaban en reuniones informales de pequeña escala. Sin embargo, en la actualidad, se demanda un flujo constante de información precisa.
En esencia, la especialización exige la presencia de un tipo de «intérprete simultáneo». En este sentido, cada departamento recopila datos y elabora reportes e informes más sofisticados. Al mismo tiempo, es crucial que todos los departamentos se comprendan mutuamente, ya que esta comprensión mutua es la clave para garantizar una gestión coherente. Podría decirse que se asemeja a un rompecabezas en el que la belleza de las piezas pasa a un segundo plano si no encajan perfectamente entre sí.
Surgen cuellos de botella en distintos puntos del proceso
Uno de los desafíos constantes que enfrenta cualquier empresa son los puntos críticos que limitan la eficiencia. Estos obstáculos siempre están presentes en cualquier negocio y deben ser manejados de manera efectiva, como lo señalaba Goldratt, con el fin de lograr una operación eficiente.
En muchas compañías, estos puntos críticos surgen de forma intermitente y en distintos puntos del proceso. Pueden originarse por diversas razones, que incluyen:
- La falta de disponibilidad o retrasos en la adquisición de materias primas o productos.
- La incapacidad de estimar el tiempo requerido para completar tareas.
- La incertidumbre en cuanto a la demanda de personal y los picos de actividad.
- La insuficiencia de liquidez para realizar pagos que impulsarían los avances en los procesos.
- La identificación tardía de deficiencias en la planificación comercial, lo que lleva a modificaciones apresuradas en los procesos.
- La carencia de información sobre los costos que conduce a la postergación de proyectos y acuerdos.
- La falta de visibilidad sobre el rendimiento del personal y la ausencia de datos para evaluar la carga laboral de manera adecuada.
Es probable que una de las razas de estos desafíos sea la carencia de un sistema de gestión empresarial integral. Trabajar de manera aislada, sin una visión holística, hace que cada departamento intente optimizar sus procesos, recursos y sistemas de manera individual, a menudo descuidando la optimización del conjunto.
Dificultad para adaptarse al mercado
La adaptabilidad de un negocio es una característica fundamental para garantizar su longevidad en el mercado. Un ejemplo claro de esto es la fidelización de clientes, que exige una adaptación constante. Este mismo principio se aplica a diversos aspectos, como el entorno financiero, la innovación en los procesos, el ambiente laboral, los cambios normativos, entre otros.
La falta de una herramienta de gestión empresarial dificulta la capacidad de ser flexible, ya que carecerás de la información necesaria para ajustarte a las demandas cambiantes. Cuando finalmente busques obtenerla, es probable que otros hayan ganado una ventaja competitiva.
En última instancia, una solución de gestión empresarial proporciona el conjunto completo de herramientas necesario para mantener la adaptabilidad. Su objetivo es ayudarte a identificar constantemente formas de mejorar y agilizar la planificación y el control de tu negocio.
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