La facturación electrónica se ha convertido en una herramienta esencial para las empresas que buscan eficiencia, cumplimiento normativo y ventajas fiscales. Con la obligatoriedad de su uso en España para PYMEs y autónomos, es crucial entender sus beneficios, cómo implementarla y qué software se adapta mejor a las necesidades de cada negocio.
¿Qué es la facturación electrónica y por qué es importante?
Antes de conocer qué ventajas tiene la factura electrónica debemos saber que es un tipo de factura que justifica la entrega de un bien o la prestación de un servicio, del mismo modo que lo hace la factura tradicional, con la diferencia de que se expide y se recibe en formato electrónico. Está regulada por el Real Decreto 1619/2012 que aprueba el Reglamento en el que se regulan las obligaciones de facturación es la normativa que se aplica a este y a todos los tipos de factura.
Su uso permite automatizar procesos, reducir errores y facilitar el cumplimiento fiscal. Además, es un paso hacia la digitalización completa de la gestión empresarial.
¿Quién está obligado a presentar la factura electrónica?
En España, la obligación de emitir factura electrónica se ha ido ampliando progresivamente, y con la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022), se establece que todas las empresas y autónomos que operen en relaciones B2B (empresa a empresa)estarán obligados a usar la factura electrónica en sus transacciones comerciales.
Ya llevan tiempo siendo obligados a usar factura electrónica en determinados casos:
- Relaciones con la Administración Pública: Desde 2015, todas las facturas dirigidas a organismos públicos deben ser electrónicas.
- Empresas que prestan servicios de especial transcendencia económica (como telecomunicaciones, energía, servicios financieros, etc.) ya deben emitir factura electrónica a consumidores.
Beneficios clave de la facturación electrónica
- Ahorro de tiempo y costes: Elimina gastos de impresión y envío postal.
- Reducción de errores: Automatiza la generación y envío de facturas, minimizando errores humanos.
- Mejora en la gestión financiera: Facilita el seguimiento de cobros y pagos.Cumplimiento normativo: Asegura el cumplimiento de las regulaciones fiscales vigentes.
- Sostenibilidad: Contribuye a la reducción del uso de papel.
Requisitos de las facturas electrónicas
La factura electrónica en España, además de conservar la misma validez legal que la factura en papel, también está regulada por nuevas obligaciones normativas derivadas de la Ley Crea y Crece y su próximo desarrollo reglamentario. Estos son los datos mínimos que debe contener:
- Número y serie correlativa de la factura.
- Fecha de emisión de la factura.
- Fecha de la operación, si difiere de la emisión.
- Razón o denominación social del emisor y del receptor.
- NIF o CIF de ambas partes.
- Domicilio fiscal del emisor y del cliente.
- Descripción detallada de los bienes o servicios prestados.
- Base imponible, tipo de IVA aplicado y, si corresponde, retención de IRPF.
- Importe total a pagar.
- Medio de pago.
- Firma electrónica avanzada o mecanismos equivalentes de autenticación e integridad.
Los requisitos formales siguen siendo similares a los de la factura tradicional, pero con mayores exigencias en trazabilidad e interoperabilidad digital.
Validez legal y condiciones técnicas
Desde el punto de vista legal, la factura electrónica es plenamente válida siempre que se garantice la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad durante todo el periodo de conservación legal (mínimo 4 años en España, 6 en algunos casos fiscales).
Además, a partir de la entrada en vigor del reglamento técnico, es obligatorio que las facturas electrónicas cumplan con las siguientes condiciones adicionales:
- Formato estructurado (XML, Facturae o formato europeo EN 16931).
- Intercambio a través de plataformas homologadas (públicas o privadas interoperables).Trazabilidad completa de la factura (aceptación, rechazo, pago, etc.).
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Ventajas fiscales de la facturación electrónica
- Deducciones y beneficios fiscales: Algunas administraciones ofrecen incentivos por su uso.
- Facilidad en la presentación de impuestos: Simplifica la declaración de IVA e IRPF.
- Mayor transparencia: Mejora la relación con la Agencia Tributaria y reduce el riesgo de sanciones.
Comparativa de software de facturación electrónica
| Software | Características principales | Precio aproximado | Ideal para |
|---|---|---|---|
| Sage 50 | Integración contable completa, gestión de inventario | Desde 45 €/mes | PYMEs con todo tipo de necesidades y sectores |
| Sage Active | Plataforma en la nube, interfaz intuitiva | Desde 24,50 €/mes | Microempresas y autónomos |
| Holded | Facturas de ingresos y gastos | Desde 14,50 €/mes | Startups y empresas en crecimiento |
| Quipu | Facturación y control de gastos | Desde 9 €/mes | Autónomos y pequeñas empresas |
| Contasimple | Facturación y contabilidad básica | Desde 6 €/mes | Autónomos y microempresas |
¿Cómo implementar la facturación electrónica en tu empresa?
- Evaluación de necesidades: Determina el volumen de facturación y las funcionalidades requeridas.
- Selección del software adecuado: Elige una solución que se adapte a tu negocio.
- Configuración inicial: Introduce los datos fiscales y personaliza las plantillas de factura.
- Formación del equipo: Capacita a los empleados en el uso del nuevo sistema.
- Integración con otros sistemas: Asegura la compatibilidad con contabilidad, CRM y otros softwares.
- Pruebas y ajustes: Realiza pruebas antes de la implementación completa.
- Puesta en marcha: Comienza a emitir facturas electrónicas y monitorea el proceso.
En Advantys, ofrecemos un enfoque consultivo y personalizado para la implementación de soluciones de facturación electrónica:
- Asesoramiento experto: Te ayudamos a elegir el software que mejor se adapte a tus necesidades.
- Implementación y formación: Nos encargamos de la configuración y capacitación de tu equipo.
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Soporte continuo: Ofrecemos asistencia técnica y actualizaciones constantes.
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