Ventajas de la Factura Electrónica

Despachos, Empresas
ventajas de la factura electrónica

La factura electrónica ha venido para facilitar la vida de los empresarios y agilizar los procesos. En este post te vamos a contar los beneficios que aporta esta nueva forma de facturar y comunicarse con la administración pública.

En primer lugar y antes de conocer qué ventajas tiene la factura electrónica debemos saber que es un tipo de factura que justifica la entrega de un bien o la prestación de un servicio, del mismo modo que lo hace la factura tradicional, con la diferencia de que se expide y se recibe en formato electrónico. Está regulada por el Real Decreto 1619/2012 que aprueba el Reglamento en el que se regulan las obligaciones de facturación es la normativa que se aplica a este y a todos los tipos de factura.

¿Quién está obligado a presentar la factura electrónica?

Debido a las ventajas que ofrece una factura electrónica se prevé que sea obligatoria en 2023 para grandes empresas y en 2025 para Pymes y autónomos. Actualmente, no siempre es obligatorio, ya que hay casos en los que, si la cuantía es inferior a 5.000 euros, todavía se permite la factura en papel. No obstante, desde 2015, todas las facturas dirigidas a las administraciones públicas deben ser electrónicas.

Requisitos de las facturas electrónicas

Existen una serie de requisitos para comenzar a emitir facturas electrónicas pero son similares a los de la factura en papel y deben incluir los siguientes requisitos:

  • El número y serie de la factura debe ser correlativo
  • La fecha de emisión
  • La fecha de la operación
  • Denominación social de la empresa emisora y receptora.
  • El número de identificación fiscal
  • Domicilio fiscal
  • Operaciones o concepto de la factura
  • Base imponible, tipo impositivo de IVA y retención de IRPF
  • Cantidad total de la factura al sumar base imponible e IVA y restarle el IRPF.

Validez legal

Al igual que la facturación en papel, la facturación electrónica tiene completa validez legal. Según la ley, para que una factura sea válida, el emisor de dicho documento tiene que garantizar la integridad del contenido y legibilidad desde la fecha de expedición de la factura y durante todo el periodo de conservación.

Gracias a la facturación electrónica la conservación y legibilidad de las facturas a lo largo del tiempo es mucho más cómoda, ya que no habrá que hacer copias o revisar los archivos cada tiempo.

A la hora de contratar un programa de facturación ten en cuenta que cumpla con todos los aspectos legales necesarios y en caso de duda, ponte en contacto con un especialista o tu asesor financiero.

1) Ahorro de dinero y disminución de los gastos de implantación

Todos los costes de impresión, tinta, papel, envío de correo postal, entre otros, desaparecen con las facturas en formato digital. Si estás buscando cómo ahorrar costes en tu empresa puede que el paso a una facturación digital te haga reducir gastos al tiempo que también ganas en espacio y organización ya que no necesitarás un archivo físico en el que guardar tus facturas.

Maximizar las ventajas de la factura electrónica exige dar respuestas a los retos tecnológicos. Hay que traducir a algoritmos informáticos los objetivos de las normas. La existencia de un ecosistema tecnológico europeo que presta respuestas a los requerimientos facilita la adopción de respuestas más inteligentes.

2) Experiencia compartida

Las normas europeas han creado un marco común interpretado con matices singulares en cada estado. Si, por ejemplo, la Ley Crea y Crece va a generalizar su uso en relaciones B2B en España, todos los estados pueden tomar nota de los puntos fuertes y débiles de la reforma. Estamos ante un proceso compartido y la planificación de las medidas jurídicas ha de tener en cuenta los resultados obtenidos por otros países.

3) Automatización de la facturación

Un programa de facturación electrónica te ayudará a automatizar procesos a la hora de enviar y recepcionar tus facturas. Además, tendrás todo el trabajo integrado en una única plataforma por lo que tu eficiencia y productividad, o la de tus empleados, serán mayores.

Contarás con más tiempo para realizar otras tareas que necesitan más esfuerzo. Gracias a esta automatización también se disminuye la posibilidad de errores humanos. Al estar todo digitalizado y automatizado sólo tendrás que supervisar y así evitarás errores a la hora de escribir datos de tus clientes o de realizar un cobro.

4) Simplificación administrativa

Un flujo de datos más ágil e inteligente debe ser trasladable a muchas tareas administrativas. Por ejemplo, los contratos han de ser más sencillos y su cumplimiento más constatable. Se puede seguir avanzando en la contabilización automática de las facturas y en el seguimiento continuo de los pagos. Al mismo tiempo, la gestión de los impuestos indirectos, como el IVA, puede contar con herramientas facilitadas por la Administración que aprovechen el flujo electrónico de datos de facturación.

5) Nuevas oportunidades para las Pymes

La barrera de los procedimientos ha sido un lastre para las Pymes durante mucho tiempo. Se han desechado oportunidades de crecimiento por la dificultad para cumplir con requisitos técnicos y normativos. El escenario de automatización simplifica la entrada de las pymes en muchas relaciones comerciales. Eso se hace todavía más patente cuando involucran a partes de diferentes países de la Unión Europea. Con ello, las pymes pueden tener nuevas herramientas para ganar en tamaño, especialización departamental y gestión de los riesgos.

6) Paso hacia la digitalización

El paso a las facturas electrónicas supone el primer avance hacia la digitalización de tu empresa. Con la situación reciente marcada por el Covid-19 han sido muchas las compañías que han tenido que cambiar su estructura y dar el salto hacia soluciones digitales que les permitan trabajar en remoto desde cualquier lugar, automatizar procesos, ahorrar costes y ser más productivos.

Todos estos beneficios son los que aportan las facturas electrónicas. Una vez que las empresas se han lanzado a facturar de forma digital, son muchas las integraciones que se pueden realizar en estos programas, por ejemplo, la sincronización con el CRM o con el departamento de marketing.

De este modo, habrá una mayor comunicación entre los diferentes departamentos de las empresas, pero a la vez el trabajo será más fluido gracias a la automatización de procesos y la facilidad para acceder a los datos.

7) Mayor confianza y control

La generalización de la factura electrónica en un mayor número de ámbitos es parte de un proceso de digitalización más amplio. Este se orienta a un control más preciso e inmediato de las obligaciones fiscales, contables y mercantiles. En España, hay muchos ejemplos como SII, Ticket BAI, VERI*FACTU o el software antifraude. Otros países desarrollan otros proyectos y es probable que algunos se trasladen a nuestro país. En la meta, tenemos un horizonte de mayor confianza y transparencia y en el que se refuerza el cumplimiento normativo.

La factura electrónica va marcando hitos en el proceso de digitalización de las pymes de toda Europa y del mundo entero. La próxima parada en España la ha marcado la Ley Crea y Crece con la generalización en las relaciones B2B.

8) Reduce el impacto medioambiental

Uno de los grandes beneficios de las facturas electrónicas, que también influye en la responsabilidad social de una empresa, es la reducción del impacto medioambiental.

Al no tener que imprimir facturas se elimina el gasto de papel, haciendo nuestro negocio más sostenible. Además, al no enviar las facturas por correo ordinario, estamos ahorrando en emisiones de CO2 a la atmósfera, producidas por el transporte.

Ahora que ya conoces todas las ventajas de las facturas electrónicas esperamos haberte convencido para dar el salto a la digitalización y comenzar con el cambio para hacer de tu negocio una compañía más eficaz, productiva y sostenible.

9) Mayor seguridad en tu facturación

Entre las ventajas de la factura electrónica también está el incremento de la seguridad a la hora de enviar tus facturas. Habrá menos posibilidades de que hackeen o dupliquen tus facturas para una posible estafa o fraude. La firma digital también garantiza la autenticidad, veracidad, el origen e integridad de las facturas.

Además, al estar todo digitalizado y, normalmente en la nube, no hay riesgo de pérdida de los documentos, como si pudiera pasar con las facturas en papel.

10) Reducción en los tiempos de entrega

Al ser programas automatizados la facturación siempre se enviará a primeros de mes y no habrá que pasar largas jornadas para que esté lista cuando es debido. Al disminuir los errores tampoco habrá necesidad de corregir facturas por lo que todo será mucho más rápido.

Además, al enviar las facturas antes, el proceso del cobro también será antes. Algunos programas de facturación también incluyen la posibilidad de automatizar los cobros directos a través de tu banco.

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