El sistema VeriFactu obliga a muchas empresas y profesionales a revisar cómo emiten, registran y conservan sus facturas. La clave no está solo en la factura final, sino en el programa de facturación o ERP que genera esos registros.
Con los nuevos plazos de 2027, las empresas tienen margen para adaptarse con orden. Pero ese margen conviene usarlo bien: revisar el software actual, comprobar si estará preparado, planificar una posible migración y formar al equipo antes de que la obligación sea efectiva.
El Real Decreto 1007/2023 establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales. Su objetivo es garantizar que los registros de facturación sean íntegros, conservables, accesibles, legibles, trazables e inalterables.
En este artículo repasamos qué implica VeriFactu para la facturación empresarial, qué debe tener un programa de facturación adaptado y qué pasos puede dar cualquier negocio antes de 2027.
¿Qué es el sistema VeriFactu?
El sistema VeriFactu forma parte del marco normativo que regula cómo deben funcionar los sistemas informáticos de facturación utilizados por empresarios y profesionales.
Su finalidad es reforzar la transparencia de los procesos de facturación, mejorar la trazabilidad de los registros y evitar alteraciones que no queden correctamente anotadas en el propio sistema.
Esto afecta especialmente a quienes emplean aplicaciones informáticas para emitir facturas. El sistema debe generar un registro de facturación por cada factura expedida, conservarlo con garantías y permitir su trazabilidad.
También implica una obligación importante para los desarrolladores y proveedores de software: los programas informáticos deberán contar con una declaración responsable que acredite que cumplen con los requisitos establecidos por la normativa.
Para las empresas, la pregunta práctica es sencilla: ¿el programa de facturación que utilizo hoy estará preparado para trabajar con VeriFactu?
Estructura del sistema VeriFactu
El Reglamento VeriFactu establece los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos utilizados en los procesos de facturación. Por eso es importante confirmar si el software que utilizas en tu empresa está preparado o si necesitará actualización, sustitución o una implantación más completa.
El sistema se enfoca en asegurar la integridad, seguridad y disponibilidad de los registros de facturación. También busca que la información pueda revisarse con garantías cuando sea necesario.
Registro de facturas
El registro de facturas es uno de los elementos principales del sistema. Cada factura emitida debe generar un registro con una estructura determinada, que permita identificar la operación y conservar la información de forma ordenada.
Estos registros deben incluir datos esenciales de la factura, como número, fecha de emisión, identificación del emisor y receptor, conceptos facturados e importes. La estandarización ayuda a mejorar el control interno y facilita la integración con los sistemas de la Agencia Tributaria.
Elementos de seguridad
VeriFactu incorpora elementos de seguridad orientados a proteger los registros de facturación. Entre ellos se encuentran mecanismos que ayudan a reforzar la trazabilidad y a detectar cualquier alteración posterior.
El objetivo es que la información presentada en las facturas no pueda modificarse sin que quede constancia de ello.
Firmas electrónicas y código QR
La firma electrónica y otros mecanismos de validación ayudan a reforzar la autenticidad de los registros. Además, las facturas deberán incorporar un código QR en las condiciones establecidas por la normativa.
Este código facilita la comprobación de determinada información de la factura y refuerza la conexión entre el documento emitido y el registro generado por el sistema.
Integridad y disponibilidad
La disponibilidad y la conservación de los registros son esenciales para el cumplimiento normativo. Las facturas y sus registros asociados deben estar accesibles para su revisión y auditoría, de acuerdo con los requisitos establecidos.
Esto implica que el software de facturación o ERP debe estar diseñado para conservar la información, facilitar su recuperación y registrar los eventos relevantes que se produzcan en el sistema.
Una de las características más destacadas de VeriFactu es la posibilidad de remitir registros de facturación a la AEAT de forma electrónica. Esta capacidad debe estar contemplada en los sistemas informáticos de facturación adaptados.
¿Cuándo entra en vigor VeriFactu?
Los plazos actuales de adaptación a VeriFactu sitúan la obligación en 2027.
Las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades deberán tener adaptados sus sistemas informáticos de facturación antes del 1 de enero de 2027. El resto de contribuyentes deberán hacerlo antes del 1 de julio de 2027.
| Tipo de contribuyente | Fecha límite |
|---|---|
| Contribuyentes sujetos al Impuesto sobre Sociedades | 1 de enero de 2027 |
| Resto de contribuyentes | 1 de julio de 2027 |
Para una pyme, un autónomo o un despacho profesional, estas fechas marcan el calendario de revisión del software. Cuanto antes se analice el sistema actual, más sencillo será decidir si basta con actualizarlo o si conviene planificar una implantación ordenada.
¿Es obligatorio el sistema VeriFactu?
VeriFactu afecta a empresarios y profesionales que utilizan sistemas informáticos de facturación y están dentro del ámbito de aplicación del Reglamento.
En términos generales, deben cumplir los requisitos quienes desarrollan actividades económicas y utilizan programas informáticos para soportar sus procesos de facturación. Esto incluye a muchas sociedades, pymes, autónomos y despachos profesionales.
Existen excepciones y situaciones específicas que conviene revisar, como empresas sujetas al Suministro Inmediato de Información, contribuyentes que operan en territorios con normativa foral propia o casos en los que no exista obligación de emitir factura.
Por eso, antes de tomar una decisión tecnológica, es recomendable analizar la situación concreta de cada negocio.
¿Qué debe tener un programa de facturación adaptado a VeriFactu?
Un programa de facturación adaptado a VeriFactu debe permitir trabajar con registros de facturación íntegros, conservados, accesibles, legibles, trazables e inalterables.
Para una empresa, esto implica revisar si su software actual podrá cumplir con la normativa o si necesita actualizar, migrar o implantar una solución preparada para los nuevos requisitos.
En la práctica, conviene comprobar:
- Si el programa estará adaptado a los requisitos VeriFactu.
- Si permite generar registros por cada factura emitida.
- Si conserva la información con garantías.
- Si facilita la trazabilidad de los registros y eventos.
- Si incorpora los elementos exigidos, como código QR cuando corresponda.
- Si tiene capacidad de comunicación con la AEAT.
- Si se integra correctamente con la contabilidad y la gestión empresarial.
- Si el proveedor ofrece soporte, actualizaciones y acompañamiento.
- Si el equipo administrativo podrá trabajar con el sistema de forma natural.
Este punto es clave porque VeriFactu no se resuelve solo con cambiar la plantilla de una factura. La adaptación depende del sistema que genera y gestiona los registros.
Programa de facturación VeriFactu: por qué revisarlo con tiempo
Las búsquedas relacionadas con “programa facturación VeriFactu” o “programa de facturación con VeriFactu” muestran una preocupación clara: muchas empresas están empezando a preguntarse si su software actual será válido.
Revisarlo con tiempo permite tomar mejores decisiones. Si tu proveedor actual va a adaptar el programa, conviene conocer plazos, condiciones y alcance de la actualización. Si el sistema se queda corto para tu operativa, puede ser buen momento para valorar una solución ERP más completa.
La decisión no debería basarse solo en cumplir una obligación. También conviene valorar:
- Cuántos usuarios trabajan con el sistema.
- Qué volumen de facturación gestiona la empresa.
- Si la facturación está conectada con contabilidad.
- Si existen almacenes, compras, ventas, producción o distribución.
- Si el equipo necesita informes de gestión.
- Si la empresa trabaja con asesoría externa.
- Si el sistema actual facilita el trabajo diario o lo complica.
Un programa adaptado a VeriFactu debe cumplir la normativa, pero también debe encajar con la realidad operativa del negocio.
Plazos VeriFactu: cómo organizar la adaptación
Aunque 2027 pueda parecer lejano, la adaptación tecnológica suele requerir varias fases.
Una empresa debería organizar el proceso de esta manera:
Revisar el software actual
El primer paso es saber qué programa se utiliza para facturar y si el proveedor tiene prevista su adaptación a VeriFactu.
Analizar procesos internos
No basta con revisar el software. También conviene analizar cómo se emiten facturas, quién las genera, cómo se corrigen, cómo se contabilizan y cómo se conserva la documentación.
Valorar si hace falta actualizar o migrar
En algunos casos bastará con una actualización del programa actual. En otros, puede ser recomendable implantar un ERP o una solución más completa.
Planificar la formación del equipo
El equipo administrativo necesita entender cómo cambiará el trabajo diario. Una adaptación ordenada reduce dudas y facilita que la empresa mantenga su ritmo habitual.
Activar el sistema con margen
Trabajar con tiempo permite probar el sistema, revisar incidencias y llegar a la fecha obligatoria con una operativa estable.
¿Qué hacer para adaptarme al sistema VeriFactu?
Para adaptarte al sistema VeriFactu necesitas trabajar con un software de facturación o ERP preparado para cumplir los requisitos del Real Decreto 1007/2023.
Esto implica generar un registro por cada factura emitida, conservar la información con garantías, registrar determinados eventos del sistema y contar con capacidad de comunicación con la Administración Tributaria cuando corresponda.
Desde Advantys conocemos la importancia de contar con soluciones tecnológicas capaces de adaptarse a los nuevos requisitos del sistema VeriFactu. Por ello, asesoramos en la elección e implantación de software especializado para empresas, autónomos y despachos profesionales.
Nuestro acompañamiento puede incluir:
- Revisión del sistema actual.
- Consultoría para valorar la mejor solución.
- Implantación de software de facturación o ERP.
- Migración y traspaso de datos.
- Formación para el equipo.
- Soporte durante el proceso de adaptación.
Software VeriFactu para empresas
Para empresas, pymes y autónomos, es importante contar con un software que permita gestionar la facturación con seguridad y que pueda integrarse con el resto de procesos del negocio.
Sage 50
Sage 50 es una herramienta de gestión integral especialmente orientada a pymes y autónomos. Permite gestionar facturación, contabilidad y procesos básicos de negocio desde una solución pensada para empresas que necesitan control y sencillez en su día a día.
Sage 200
Sage 200 es un ERP avanzado para empresas que necesitan un mayor control financiero, contable y operativo. Es una solución especialmente interesante para negocios que quieren integrar facturación, gestión empresarial y análisis de información en un mismo entorno.
Software VeriFactu para despachos y asesorías
Los despachos profesionales y asesorías necesitan soluciones adaptadas a su forma de trabajar, con capacidad para gestionar clientes, obligaciones fiscales, documentación y procesos internos.
Sage Despachos
Sage Despachos es una solución diseñada para despachos profesionales y asesorías. Ayuda a gestionar procesos contables, fiscales, laborales y documentales, facilitando el trabajo con clientes y la organización interna del despacho.
Estas herramientas ayudan a reforzar la trazabilidad, autenticidad e integridad de la información de facturación, al tiempo que permiten trabajar de forma más ordenada y conectada.
¿Existe un programa gratuito VeriFactu?
La Agencia Tributaria puede ofrecer soluciones o herramientas para determinados escenarios, especialmente pensadas para casos sencillos. Sin embargo, muchas empresas necesitan algo más que una herramienta básica.
Un negocio con varios usuarios, procesos de compra y venta, contabilidad integrada, almacén, asesoría externa o necesidades de control interno suele necesitar un programa de facturación o ERP que se adapte a su operativa diaria.
Por eso, más que elegir solo por coste, conviene valorar qué necesita realmente la empresa:
- Volumen de facturas.
- Número de usuarios.
- Integración con contabilidad.
- Gestión de clientes y proveedores.
- Informes internos.
- Soporte técnico.
- Capacidad de crecimiento.
La solución adecuada es la que permite cumplir la normativa y trabajar mejor cada día.
Cómo puede ayudarte Advantys a preparar tu facturación
En Advantys te ayudamos a revisar tu sistema actual de facturación y a valorar qué camino tiene más sentido para tu empresa: actualizar tu solución, implantar un nuevo ERP o preparar una transición ordenada hacia un programa de facturación adaptado a VeriFactu.
Nuestro trabajo puede incluir consultoría, implantación, migración de datos, formación y soporte, para que la adaptación normativa encaje con la forma real de trabajar de tu negocio.
Tanto si gestionas una pyme como si trabajas en un despacho profesional, podemos ayudarte a elegir una solución alineada con tus procesos y con las próximas exigencias de facturación.
Preguntas frecuentes sobre el sistema VeriFactu
¿Qué es un programa de facturación VeriFactu?
Es un programa de facturación preparado para generar, conservar y gestionar registros de facturación conforme a los requisitos del Reglamento VeriFactu.
¿Cuándo entra en vigor VeriFactu?
Los contribuyentes sujetos al Impuesto sobre Sociedades deberán tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027. El resto de contribuyentes deberán hacerlo antes del 1 de julio de 2027.
¿Qué empresas deben adaptar su software de facturación?
Deben revisar su adaptación las empresas y profesionales que utilicen sistemas informáticos de facturación y estén dentro del ámbito de aplicación del Reglamento.
¿Qué diferencia hay entre actualizar mi software y cambiar de ERP?
Actualizar el software puede ser suficiente si el programa actual cubre tus necesidades y se adapta a VeriFactu. Cambiar de ERP puede ser recomendable si la empresa necesita integrar facturación, contabilidad, almacén, compras, ventas u otros procesos.
¿Cómo saber si mi programa de facturación estará preparado para VeriFactu?
Lo más recomendable es consultar con el proveedor del software y revisar si existe una declaración responsable, calendario de adaptación, soporte y documentación sobre los requisitos VeriFactu.
¿Puedo esperar hasta 2027 para revisar mi software?
Puedes esperar, pero no es lo más recomendable.
Revisar el sistema con tiempo permite planificar actualizaciones, migraciones, formación y pruebas sin presión.
El sistema VeriFactu cambia la forma en la que las empresas deben entender su software de facturación. El foco ya no está solo en emitir una factura, sino en cómo se genera, registra, conserva y protege la información.
Los nuevos plazos de 2027 ofrecen margen para adaptarse, pero ese tiempo conviene utilizarlo bien. Revisar el programa actual, hablar con el proveedor, valorar una solución ERP y formar al equipo son pasos clave para llegar preparado.
En Advantys podemos ayudarte a analizar tu situación y elegir el software de facturación o ERP más adecuado para tu empresa o despacho profesional.
Si quieres preparar tu empresa para VeriFactu, contacta con Advantys. Revisaremos tu caso y te ayudaremos a elegir la solución más adecuada para tu forma de trabajar.
