¿Cobrar a tiempo? Cosas que tienes que hacer ya mismo para conseguirlo

Si quieres tomar las riendas de tu negocio y tenerlo controlado, es fundamental que te asegures de cobrar a tiempo.

• En este artículo te damos algunas claves para conseguir que tu negocio se resienta menos cuando tienes dinero pendiente de cobrar.
• Por ejemplo, puedes ofrecer descuentos para quién te page a tiempo o utilizar un software de contabilidad y facturación que te ayude a gestionar tu flujo de caja

Cuando vendes algo en tu empresa, generas crédito. La única excepción se produce en los establecimientos minoristas, en los que el pago es inmediato.

Pero generar crédito significa que tienes que esperar a cobrar, y lo más probable es que acabes teniendo que reclamar ese pago.

Situación que puede resultar muy engorrosa. Sin embargo, las cosas no tienen por qué ser así para tu negocio.

Algunos consejos básicos

¿Quieres saber cómo simplificarte la vida y ponérselo fácil a tus clientes, sobre todo en estos tiempos en los que hablar de dinero es complicado y tener mano izquierda puede ser de gran utilidad?

A continuación, te mostramos ocho formas de evitar que tu negocio se resienta si te deben dinero (y cobrar a tiempo). Son fáciles de implementar y recurren a ellas empresas de todo el mundo; merece la pena probarlas, ¿no?

1. Utiliza un lector de tarjetas de débito

¿Visitar las instalaciones del cliente forma parte del día a día de tu negocio? Si es así, ¿por qué no solicitar el pago nada más terminar el trabajo o cuando se haya hecho entrega de los bienes?

• Puedes hacerlo usando un lector de tarjetas de débito. Para ello, consulta que empresas ofrecen este servicio en nuestro país.
• Estos dispositivos se conectan a tu teléfono móvil y autorizan el pago de forma inmediata.
• Por norma general, pagas una pequeña cantidad por la compra del lector y después un porcentaje (que suele ser del 2-3 %) por cada transacción.

CONSEJO: Si te preocupa este coste, siempre puedes cobrar un poco más para absorberlo.

1. Usa software de contabilidad y facturación

Si usas un software de contabilidad y facturación, no solo podrás emitir y enviar facturas con tan solo un par de clics, sino que además recibirás recordatorios para reclamar pagos una vez transcurridos los plazos acordados.

• Nada que ver con emitir las facturas a mano o tener que imprimirlas en Microsoft Word o Excel.
• De esa forma es mucho más difícil saber cuáles siguen pendientes. Incluso si creas una lista aparte, esto te ralentizará y te dejará menos tiempo para hacer lo que te gusta: encontrar clientes y ofrecerles tus mejores productos y servicios.

CONSEJO: Con un software de contabilidad y facturación podrías emitir, enviar y controlar facturas al instante.

3. Simplifica tus facturas

Esto es algo que muchas empresas pasan por alto. Las facturas deberían ser tamaño folio (A4) y contener únicamente los datos imprescindibles. Esto incluye un número de factura, tu nombre y tu dirección, una descripción y las condiciones de pago.

• Si estás sujeto a IVA existen ciertos requisitos legales que debes cumplir, pero deberías simplificar las cosas en la medida de lo posible.
• No hace falta que incluyas tus términos y condiciones en la factura, pero es buena idea incluir un enlace si se trata de una factura electrónica (o una URL si hablamos de una impresa).
• Añade el número de cuenta donde quieres que te abonen la factura para facilitar el trámite a tu cliente y cobrar antes

CONSEJO: No será necesario que adjuntes una carta de presentación junto a tus facturas.

4. Ofrece descuentos por pronto pago

Un pequeño truco que puedes probar: deja claro a tus clientes que, si pagan antes de 10 días, recibirán un 20 % de descuento sobre el importe total de la factura.

• Esto ayuda a fomentar el pronto pago. Tienes dos opciones para financiar este descuento: asumir una reducción del 20 % a cambio del tiempo ahorrado en reclamar el pago, o bien aumentar el precio un 20 % con el objetivo de descontarlo por pronto pago.
• Sí, es un poco como cobrar intereses por pagos atrasados, solo que el cliente no lo percibirá de esa manera.
• Se trata de usarlo como moneda de cambio para evitar tener que reclamar y mantener conversaciones delicadas cuando no te pagan lo que te deben.

CONSEJO: Ofrece % de descuento a los clientes que paguen antes de 10 días.

5. Envía resúmenes semanales

Intenta enviar un resumen semanal a tus clientes detallando el dinero que te deben.

• Con Sage 50 tienes integrada esta función para enviar el resumen semanal automáticamente y evitar que los clientes se olviden de lo que te deben.
• Y deja claro en tus condiciones de servicio o en el contrato que se trata de una política que aplicas a todos tus clientes y que no lo haces solo con ese cliente en concreto.

CONSEJO: No abordes esta tarea los lunes ni los viernes, ya que es posible que sea cuando más ocupado estés.

6. Usa la domiciliación bancaria

Si tu cliente la usa de forma habitual, puedes pedir que paguen por domiciliación bancaria. Puedes facilitárselo con un proveedor de medios de pago como GoCardless.

• Sí, las empresas también pueden usar este método para efectuar pagos. Seguro que estás pensando que solo se puede usar si tu cliente te hace pagos frecuentes; como suele usarse para el pago de facturas de suministros, es una creencia muy extendida.
• Pero no: la domiciliación bancaria también puede emplearse para recibir pagos puntuales o bajo demanda. Mucha gente usa PayPal, por ejemplo.

CONSEJO: Facilita la domiciliación bancaria de tus pagos utilizando algún proveedor de medios de pago.

7. Usa aplicaciones de control de crédito

Al usar aplicaciones de control de crédito, como Sage 50 como tu software de contabilidad podrás ahorrarte horas de trabajo cada semana sin tener que reclamar pagos de forma manual.

• Con el software podrás crear una plantilla de correo electrónico que usas habitualmente y después programar cuándo reclamar los pagos (en función de los plazos que hayas acordado).
• Cuando el destinatario reciba tu correo, parecerá que procede de tu cuenta, aunque en realidad venga del software, lo cual ayuda a dar una imagen más profesional.

CONSEJO: El uso de estas aplicaciones hará que se reduzcan las reclamaciones de un pago de forma manual.

8. Finánciate con tus facturas

Esta es una idea radical para muchas pequeñas empresas, pero las grandes suelen emplearla de forma habitual (y no solo cuando las cosas se ponen feas).

• Este sistema implica vender tus facturas no abonadas a otra empresa para que se haga cargo de la deuda. A cambio, esta te abona entre un 70 y un 90 % del importe total adeudado.
• Una vez que el cliente haya pagado a la empresa el importe total, esta te pagará a ti. Suelen cobrar una tasa de servicio que oscila entre el 1 y el 5 % del total de la factura.
• Cabe destacar que la venta de facturas no tiene nada que ver con recurrir a una agencia de cobro de deudas, simplemente es una forma de mejorar el flujo de caja.

CONSEJO: Busca ayuda en empresas especializadas en el cobro de deudas para mejorar así tu flujo de caja.

Conclusiones sobre cómo cobrar a tiempo

Puesto que algunas personas suelen retrasarse en los pagos, las empresas han acabado por crear infinidad de formas de cobrar a tiempo, o incluso por adelantado.

La que uses dependerá de tu relación con los clientes y de lo flexibles que sean. No obstante, la clave reside en trabajar estrechamente con ellos y en hablarles de tus métodos lo antes posible.

No conviene que se enteren de sopetón cuando emitas la primera factura. En vez de eso, inclúyelo en tus términos y condiciones.

Las personas son más dadas a aceptar cosas en las primeras fases de una relación, y eso es algo que deberías usar en tu beneficio.

Artículo extraído de Sage Advice, escrito por Antonio roldán, con más de 20 años de experiencia en Sage, actualmente es Product Marketing Manager para Sage 50