Los registros contables predefinidos son los registros necesarios en el Libro Diario, de acuerdo con las regulaciones contables actuales, que documentan los movimientos económicos y monetarios que ocurren en cualquier empresa o transacción comercial.
Registrar los asientos contables predefinidos puede convertirse en una tarea tediosa que consume tiempo que podría destinarse a otras responsabilidades en el departamento contable. Por consiguiente, los registros contables predeterminados representan una manera de simplificar esa labor y economizar tiempo que posteriormente puede dedicarse a otras actividades.
¿Qué son los asientos contables predefinidos?
Los registros contables predefinidos, en primer lugar, son los registros contables que se utilizan para documentar de manera regular movimientos económicos y/o financieros en el Libro Diario.
Una característica clave de un registro predefinido, por otro lado, es que tiende a ser un registro que se repite en intervalos periódicos y que sigue una estructura consistente. Al realizar el registro de forma automática, ofrecen varias ventajas, especialmente en términos de ahorro de tiempo y eficiencia, ya que funcionan como plantillas que pueden completarse de manera más rápida.
Para acceder desde Sage, se hace a través de esta función, disponible en el menú «Asientos – Asientos predefinidos» en el módulo de Contabilidad, tendrás la capacidad de establecer y administrar modelos de asientos que simplifiquen la creación de nuevos registros contables. Esto resulta especialmente valioso cuando se trata de contabilizar operaciones que ocurren con frecuencia o de manera repetitiva, como nóminas, pagos de seguros sociales, arrendamientos, comisiones bancarias, entre otros.
Añadir un asiento predefinido
Si utilizas listas previas en el área de mantenimiento, al seleccionar esta función, se desplegará un listado con las plantillas de asientos preestablecidos disponibles hasta la fecha. Esto incluye tanto las «plantillas base» proporcionadas por defecto en la aplicación como aquellas que hayas incorporado manualmente. En la parte superior del menú, encontrarás las opciones que son compartidas por todos los mantenimientos.
Para iniciar la creación de un nuevo plan, haz clic en el botón «Nuevo».
Si no trabajas con listas previas en mantenimientos, accederás directamente al Mantenimiento de asientos predefinidos ya preparado para añadir un nuevo registro:
Pon el Código y Nombre con los que deseas identificar al nuevo asiento predefinido.
Dentro del apartado «Detalles» se define la estructura del asiento predefinido. Pulsa Añadir para crear cada una de las líneas que intervienen en el asiento.
Los datos que se deben rellenar son:
- Asiento. Se puede agregar más de un asiento dentro de una misma plantilla, este campo se utiliza para reconocer a cuál asiento corresponde la línea que estás introduciendo. Cuando agregas la primera línea, automáticamente se establece en «1»; puedes cambiarlo haciendo doble clic sobre él.
- Orden. Expresa la posición que tiene la línea que estás incluyendo en el asiento. La primera línea de cada asiento muestra automáticamente el valor «1», el cual puedes cambiar haciendo doble clic sobre él. Al agregar nuevas líneas a un asiento, se les asignará como «posición» el número que sigue inmediatamente al de la línea anterior dentro del mismo asiento.
- Cuenta. Ingresa la cuenta contable adecuada en este espacio. Si no recuerdas la cuenta exacta, puedes ubicarte en este campo y presionar F4 o hacer clic en el icono de la lupa para buscar la cuenta en el Listado de cuentas contables. Se abrirá una ventana previa que te permitirá seleccionar el nivel de cuenta correspondiente (nivel 1, nivel 2, nivel 3, nivel 4 o cuentas), y el listado de cuentas se mostrará según la elección que hagas. Dentro del listado, ubica la cuenta de tu interés y confirma tu selección haciendo clic en «Aceptar».
- Definición. Describe el evento económico que deseas contabilizar. Para completar esta información, puedes utilizar los términos que hayas establecido previamente en la sección «Asientos – Conceptos de asientos». Simplemente, haz clic en el campo y presiona el icono de búsqueda (lupa). Esto abrirá el Listado de conceptos de asientos. Encuentra el concepto que te interese y confirma seleccionándolo. De esta manera, el campo se llenará automáticamente con la descripción asociada al concepto que hayas elegido.
- Debe. Cuantía a cargar o debitar. Puede ser en forma de importe o una fórmula.
- Haber. Importe a abonar o acreditar. Puede ser en forma de importe o una fórmula.
- IVA. Ingresa el código correspondiente al Tipo de IVA que debes aplicar en este campo. Puedes utilizar la función de búsqueda haciendo clic en el ícono de la lupa para localizarlo en la lista de Tipos de IVA. También puedes acceder directamente al Mantenimiento de tipos de IVA pulsando sobre el botón correspondiente. El sistema verificará si la Cuenta de IVA soportado o la Cuenta de IVA repercutido asociadas al Tipo de IVA que indiques coinciden con la cuenta que hayas especificado para esta línea del asiento. En caso de que no coincidan, recibirás una notificación mediante un mensaje.
- Retención. Ingresa el Tipo de retención correspondiente en este espacio. Puedes utilizar la función de búsqueda haciendo clic en el ícono de la lupa para ubicarlo en la lista de Tipos de retención. También tienes la opción de acceder directamente al Mantenimiento de tipos de retención pulsando sobre el botón correspondiente. El sistema verificará si la Cuenta de retención soportada o la Cuenta de retención repercutida asociadas al Tipo de retención que indiques coinciden con la cuenta que hayas especificado para esta línea del asiento. En caso de que no coincidan, recibirás una notificación mediante un mensaje.
- Base Imponible. Este campo se completa para cuentas de IVA. Puedes definirla como una variable para utilizarla en cálculos posteriores.
- Contrapartida. La cuenta de cliente se asignará en el caso de IVA repercutido y la cuenta de proveedor / acreedor se asignará en el caso de IVA soportado.
- Factura. Especifica el número de factura correspondiente. Es necesario proporcionar este dato para generar el asiento cuando hay una cuenta de IVA involucrada. Puedes utilizar variables para simplificar este proceso.
- Referencia. Se habilita la opción de administrar el campo «Referencia» de forma individual por línea. Puedes utilizar variables para completar este campo. Cuando establezcas una referencia en una de las líneas, este valor se replicará automáticamente en las líneas siguientes como valor predeterminado. Si es necesario, tendrás la opción de modificarlo. La información ingresada en este campo se guarda al generar el asiento.
- Cuadre. En cada uno de los asientos que componen la estructura del asiento predefinido, tienes la opción de configurar una de sus líneas para que funcione como «línea de cuadre». Esta “línea de cuadre” no deberá tener definido ninguno de los siguientes datos: Debe ni Haber, IVA/IGIC, Retención, Base imponible, Contrapartida ni Factura ya que se cumplimentarán automáticamente al generar el asiento, en base a la información que contienen el resto de líneas del asiento.
¿Cómo añadir/ modificar/ eliminar líneas en el predefinido?
Para editar el asiento predefinido, accede a él en modo edición haciendo clic en el botón «Editar» en su menú superior. Esto activará los botones «Añadir» y «Borrar» ubicados en la sección que contiene las líneas del asiento.
- Si deseas agregar una nueva línea, simplemente pulsa el botón «Añadir». Puedes obtener más información sobre cómo completar los datos de las líneas predefinidas haciendo clic aquí.
- Para modificar una línea existente, haz doble clic en el campo que deseas cambiar, lo que lo convertirá en editable. Luego, ingresa el nuevo valor y presiona «INTRO».
- Para eliminar una línea, selecciona la línea que deseas eliminar y haz clic en el botón «Borrar».
Si deseas borrar el contenido de algún campo en una línea, también puedes hacerlo haciendo doble clic en el campo y seleccionando y eliminando el valor existente. Una vez que hayas agregado, modificado o eliminado una línea, guarda los cambios haciendo clic en el botón «Aceptar» en el menú superior.
