En la gestión empresarial, la eficiencia y la rentabilidad son elementos cruciales. ¿Qué pasa cuando combinas dos sistemas fundamentales para lograr estos objetivos? Esa es la cuestión central de este artículo, donde exploraremos el papel del Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) y el Sistema de Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM) en la optimización de tu negocio.
Si bien estas dos herramientas pueden parecer similares en algunos aspectos, sus objetivos y aplicaciones son distintos.
Definición de software ERP y software CRM
Pero, ¿en qué consiste cada uno?
ERP: Cuando hablamos de ERP nos referimos a una solución que integra y administra diversas áreas de una empresa (como finanzas, recursos humanos, inventario, etc.). Esto se hace con el objetivo de mejorar la eficacia y optimizar los procedimientos internos de un negocio.
CRM: Mientras tanto, un CRM se centra en la gestión de las relaciones con los clientes. De esta manera, permite recolectar, organizar y analizar datos para mejorar la satisfacción del cliente (además de impulsar las ventas y proporcionar una atención personalizada).
Hagamos una comparación para comprenderlo mejor.
¿Puedo editar una foto con un programa de presentación o un editor de texto?
- Sí, con ciertas limitaciones, pero puedo realizar cambios.
- Sin embargo, para obtener un resultado profesional, debo utilizar una herramienta específica de edición de fotos.
Con estas aplicaciones empresariales ocurre exactamente lo mismo. ¿Puedo administrar los contactos de mis clientes con ambos? En parte sí, pero para aprovechar al máximo su utilidad, debo utilizar un CRM.
Por lo tanto, lo ideal es que las empresas cuenten con ambos sistemas para llevar a cabo una gestión más eficaz de cada uno de los procesos. El enfoque de estas herramientas es diferente, y es así como logran maximizar la eficacia y la rentabilidad de los negocios.
¿Cuál es el propósito de un CRM y un ERP en un empresa?
En resumen, un sistema ERP se enfoca en administrar gastos para optimizar costos, mientras que el CRM se centra en impulsar ventas y, por ende, aumentar ingresos.
A pesar de que el primero fue desarrollado antes que el segundo, el CRM se utiliza principalmente para actividades de front office, en contraste con el ERP que se emplea para tareas de back office.
Para comprender mejor las diferencias entre ambos programas, a continuación presentamos algunos ejemplos prácticos:
- En una tienda minorista, se puede implementar un sistema CRM para gestionar la relación con los clientes. Mediante esta herramienta, se recopila información sobre las preferencias de compra, historiales de compras, etc. De este modo, cuando un cliente visita la tienda o realiza una compra en línea, el equipo de ventas puede acceder a esos datos y ofrecer recomendaciones de productos y ofertas personalizadas.
- En una empresa de fabricación, se puede utilizar un ERP para gestionar procesos internos. Esta herramienta permite la integración de la gestión de inventarios con la planificación de producción y la logística. Por ejemplo, al recibir un pedido de un cliente, el ERP identifica automáticamente las existencias en el inventario y planifica la producción en consecuencia.
CRM vs ERP: Principales diferencias
Para comprender sus diferencias, podemos dividirlas en varios aspectos clave:
- Objetivo del Programa
La finalidad de cada uno es completamente distinta. Mientras el ERP controla y gestiona los recursos empresariales y su eficiencia económica, el CRM se enfoca en los clientes y su entorno para mejorar y optimizar el proceso de ventas. Esto significa que el primero se convierte en una solución accesible y utilizada por prácticamente todos los departamentos de una empresa, mientras que el CRM se dirige principalmente a los departamentos de ventas y marketing.
- Implantación
Debido a lo mencionado anteriormente, la implementación de un sistema de gestión empresarial (ERP) tiende a ser más prioritaria y fundamental que la del CRM. Por tanto, es más compleja y costosa tanto en términos de tiempo como de personalización y puesta en marcha. Si bien se espera que todos los empleados se familiaricen con el ERP, solo unos pocos necesitan hacer lo mismo con el CRM. El aprendizaje adquirido con el primero también facilita la adopción del segundo.
- Tamaño de la Empresa Objetivo
El tamaño de una empresa suele influir en la elección. Para muchas pequeñas y medianas empresas (pymes), una solución completa de contabilidad puede ser suficiente para la gestión diaria. Sin embargo, a medida que crece el stock, la entrada y salida de materiales, y se implementa un proceso de fabricación, la adopción de un ERP puede resultar más apropiada. Lo mismo se aplica cuando se tienen ventas tanto físicas como en diversos canales en línea. Cuanta más consolidación exista en la información, mayor será la ventaja competitiva. Por otro lado, el CRM, con su proceso de implementación y aprendizaje más simple, es una excelente opción para casi cualquier tipo de empresa. Su objetivo principal es aumentar el volumen de ventas y mejorar la relación con los clientes.
- Datos Gestionados
Un ERP maneja datos internos de la empresa, como registros financieros, información de inventario, compras, proveedores y la planificación de la producción. En contraste, un CRM se encarga de gestionar los datos de los clientes, incluyendo historiales de compras, actividades de ventas y marketing, y todo lo relacionado con la atención al cliente.
- Impacto en el Negocio
Ambos sistemas aportan numerosos beneficios a un negocio. El uso de un software ERP mejora la gestión interna, la toma de decisiones y la productividad en general. Por otro lado, una herramienta CRM permite a una empresa incrementar la retención de clientes, impulsar las ventas y mejorar la lealtad de los clientes actuales.
La importancia del CRM y ERP en la gestión diaria de las empresas
La integración de un sistema ERP y un sistema CRM beneficia a las empresas, como han demostrado estudios.
Esto mejora la eficiencia en las operaciones diarias, promoviendo una comunicación fluida entre departamentos y una comprensión más amplia de la empresa entre los empleados.
Ambos sistemas ahorran tiempo, reducen errores y brindan acceso instantáneo a datos esenciales para la toma de decisiones.
En resumen, la combinación de ambos maximiza los beneficios. Por ello, en Advantys, ofrecemos soluciones conectadas que te permiten aprovechar al máximo estas herramientas, creando una sinergia que optimiza tus operaciones comerciales. Descubre cómo nuestra plataforma conecta un ERP como es Sage 50 con un CRM eficaz para ayudarte a alcanzar tus metas empresariales.
