El Registro Mercantil desempeña un papel crucial en brindar seguridad al ámbito legal y comercial, al hacer accesibles al público ciertos actos expresados por empresas o individuos inscritos. Funciona como un medio de publicidad para garantizar la confianza en las transacciones mercantiles.
El Código de Comercio, en su Título II, aborda el Registro Mercantil. Según el artículo 20, los contenidos se consideran precisos y válidos, respaldados por la protección de los tribunales y con efectos hasta que se registre una declaración judicial de inexactitud o nulidad.
El Reglamento del Registro Mercantil se establece en el Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio.
Registro Mercantil: Características y finalidades
El Registro Mercantil es la oficina oficial, conectado directamente con el Ministerio de Justicia.
Aquí es donde se anotan todas las jugadas y movimientos de empresarios y empresas. La misión es dar publicidad de manera que cualquiera que haga negocios con ellos, ya sea un proveedor, un banco o cualquier otro, pueda estar al tanto. Y no solo ellos, también inversores que estén buscando oportunidades reales o potenciales, así como entidades públicas como la Seguridad Social o la AEAT. Por lo tanto es de carácter público, cualquiera puede observar, sacar copias o pedir certificados de lo que está registrado.
Este rincón depende del Ministerio de Justicia y básicamente es la central de datos legales y económicos sobre empresarios y empresas. La onda es que todo sea transparente para generar confianza en el juego comercial.
Para hacerlo más fácil de entender, usan un sistema de hoja personal. Imagínatelo como una especie de biografía visual que simplifica la búsqueda de lo que te interesa sobre cada sociedad o empresario. Después de inscribirlos, van sumando en esa hoja todos los acontecimientos relevantes, creando una especie de línea de tiempo visual.
Las funciones del Registro Mercantil
El Registro Mercantil tiene la gran tarea de anotar, resguardar y compartir con el mundo todos los movimientos y decisiones de las sociedades o individuos que se dan de alta.
Principalmente, la inscripción de los actos relativos a las sociedades o empresarios obligados a ello. Algunos son:
- La creación de sociedades.
- Cambios de domicilios sociales o modificaciones de estatutos.
- Nombramientos y ceses de los componentes de los Órganos de Administración o, en su caso, de los auditores.
- Aumentos o disminuciones de capital. También, transformaciones, fusiones o divisiones de las sociedades.
- Quiebras, medidas judiciales de intervención o resoluciones judiciales o administrativas que afecten a las sociedades.
Y eso no es todo, el Registro Mercantil también se encargará de certificar la validez de los registros contables y de los resúmenes financieros de los registrados, los cuales deben ser entregados para su almacenamiento en el plazo de un mes después de recibir la aprobación. De manera similar, los encargados de la liquidación deben seguir el mismo procedimiento respecto al estado anual de las cuentas de la disolución.
La organización del Registro Mercantil
El Registro Mercantil Central, el epicentro estratégico de la gestión empresarial, se dedica a organizar, transformar y dar a conocer, de manera sumamente informativa, los datos que fluyen desde diversos Registros Mercantiles. Pero eso no es todo. También se encarga de la publicidad del Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME).
En su desempeño excepcional, el Registro Mercantil Central asume la gestión de una sección exclusiva de denominaciones. En este rincón especial, quedan inmortalizadas las identidades de todas las entidades inscritas, así como aquellas denominaciones que poseen una reserva temporal.
¿Quiénes están obligados a inscribirse en el Registro?
La obligación de registrarse en el Registro Mercantil suele recaer en aquellos que realizan actividades comerciales o empresariales. En general, están obligados a registrarse:
- Sociedades Mercantiles: Todas las formas de sociedades comerciales, como sociedades anónimas, sociedades limitadas, entre otras.
- Empresarios Individuales: Personas que realizan actividades comerciales de manera individual y asumen personalmente todas las responsabilidades de su negocio
- Entidades de crédito, seguros y sociedades de garantía recíproca.
- Instituciones de inversión colectiva y fondos de pensiones.
- Agrupaciones de interés económico.
La registro de los trabajadores autónomos será opcional, excepto para los navieros. Aquellos autónomos no registrados no podrán solicitar la inscripción de ningún documento ni beneficiarse de sus efectos legales.
El incumplimiento, por parte de las entidades que deben registrarse, de sus deberes en el registro puede acarrear sanciones, de acuerdo con la Ley de Procedimiento Administrativo, que oscilan entre los 300 y los 3.000 euros.
Sanciones por incumplir el deber de presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil
Como mencionamos anteriormente, todas las empresas que tienen la obligación de registrar sus actividades en el Registro Mercantil deben someter, a través de sus directivos, los informes financieros anuales de la compañía. De esta manera, una vez que estos informes son registrados y divulgados, cualquier persona ajena a la empresa puede consultar y entender la posición financiera de la misma.
No cumplir con la presentación de las cuentas anuales puede acarrear diversas consecuencias, como la imposibilidad de registrar nuevos eventos en el registro, ya que la hoja de registro se cierra temporalmente. Además, esto conlleva una responsabilidad por parte del director de la empresa, la cual podría resultar en sanciones y multas significativas.
Cierre de la hoja registral por no realizar el depósito de las cuentas anuales
En ausencia de los depósitos de las cuentas anuales, es posible que se cierre la hoja de registro. Pasado un año desde la clausura del ejercicio sin la presentación de las cuentas anuales, se procederá al cierre provisional. Esto limita la inscripción de documentos, salvo aquellos relacionados con el cese de administradores, la disolución de la sociedad y otros asuntos ordenados por la entidad competente (Art. 378.1 Reglamento Registro Mercantil).
En el evento de que la hoja registral se cierre debido a la falta de depósito de los informes financieros anuales, su reapertura exigirá la elaboración y presentación de los informes de los tres ejercicios económicos anteriores, según lo estipula la Resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado del 23 de noviembre de 2016.
Por ende, el Registro Mercantil brinda seguridad al ámbito legal y comercial al permitir la consulta, entre otras cosas, de las cuentas anuales que las empresas presentan.
En resumen, el Registro Mercantil desempeña un papel fundamental en la transparencia y legalidad de las operaciones empresariales al registrar y divulgar informes financieros anuales. La falta de depósito de estos informes puede conllevar al cierre provisional de la hoja registral, limitando las acciones inscribibles. Ante esta complejidad, contar con un sistema ERP de gestión empresarial, como SAGE, se vuelve esencial. Un ERP facilita la organización y presentación eficiente de informes financieros, asegurando el cumplimiento normativo y otorgando a las empresas una herramienta integral para gestionar sus procesos de manera efectiva y en conformidad con las regulaciones vigentes.
