La contabilidad es una de las piezas clave en la gestión eficiente de cualquier empresa, y especialmente en el caso de las pymes, donde cada decisión financiera cuenta. Sin embargo, muchas veces se percibe como un terreno complejo, reservado a expertos o asesores. En esta guía queremos romper ese mito.
Aquí encontrarás todo lo que necesitas saber sobre contabilidad para pymes: desde los conceptos básicos hasta las obligaciones legales, el plan contable que debes aplicar y las herramientas más eficaces para gestionarlo sin complicaciones.
Tanto si eres autónomo, como si gestionas una pyme con varios empleados, este artículo te ayudará a tener una visión clara y estructurada de cómo manejar la contabilidad de forma profesional… y con tranquilidad.
¿Qué es la contabilidad para pymes y para qué sirve?
La contabilidad en una pyme consiste en registrar, clasificar y resumir todas las operaciones económicas de la empresa. Es el lenguaje financiero que te permite entender cómo está funcionando tu negocio.
¿Para qué sirve?
- Tomar decisiones basadas en datos reales
- Cumplir con las obligaciones legales y fiscales
- Controlar costes, ingresos y rentabilidad
- Tener acceso a financiación
-
Detectar desviaciones y riesgos a tiempo
Una contabilidad bien gestionada es mucho más que una obligación: es una herramienta estratégica.
Principales obligaciones contables de una pyme
Aunque pueden variar ligeramente según el tamaño de la empresa o su forma jurídica, en general las pymes deben:
Llevar los libros contables obligatorios:
- Libro Diario
- Libro de Inventario y Cuentas Anuales
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Libro Mayor (recomendado, aunque no obligatorio)
Presentar las cuentas anuales:
Incluye balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, memoria y, si corresponde, informe de cambios en el patrimonio neto y de flujos de efectivo.
Legalizar libros y depositar cuentas:
- En el Registro Mercantil, dentro de los plazos establecidos.
- En formato electrónico y mediante certificados válidos.
Estas obligaciones no son solo formales: garantizan la transparencia y la trazabilidad de la actividad económica.
Plan General Contable: cómo aplicarlo en tu pyme
Toda empresa debe seguir el Plan General de Contabilidad (PGC) adaptado a su tamaño. En el caso de las pymes, existe un modelo simplificado.
¿Qué es el PGC?
Es un conjunto de normas que establece cómo deben registrarse y agruparse las operaciones contables. Está dividido en grupos de cuentas (del 1 al 7), por ejemplo:
- Grupo 1: Financiación básica
- Grupo 6: Compras y gastos
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Grupo 7: Ventas e ingresos
Las pymes suelen aplicar el PGC para pymes, más simple y adaptado a su realidad operativa.
¿Cómo llevar la contabilidad de una pyme?
Existen tres opciones habituales:
De forma manual (Excel u hojas de cálculo)
Es un riesgo, poco escalable y nada aconsejable. Aumenta el margen de error. Te ayudamos a migrar tu gestión contable a un software adecuado para tu negocio.
Con asesoría externa
Buena opción si no se dispone de tiempo ni conocimientos internos, aunque puede carecer de visibilidad en tiempo real.
Con un software de contabilidad profesional
Ideal si se busca eficiencia, control y cumplimiento normativo. Permite automatizar tareas, acceder a informes y conectar con bancos, facturación o impuestos, entre otras funciones y opciones.
En este punto, Sage 50 o Sage 200 son las soluciones recomendadas para pymes que quieren profesionalizar su contabilidad con una herramienta robusta y adaptable.
Buenas prácticas contables para pymes
- Registrar diariamente todos los movimientos económicos
- Conciliar de forma periódica con los extractos bancarios
- Archivar justificantes de ingresos, pagos y facturas
- Generar balances mensuales de comprobación
- Tener trazabilidad digital de todos los documentos
-
Trabajar con un sistema que genere copias de seguridad automáticas
Una gestión contable proactiva reduce errores, evita sanciones y mejora la toma de decisiones.
¿Contabilidad interna o externalizada?
La elección depende de varios factores:
Criterio | Contabilidad interna | Externalizada |
---|---|---|
Control de datos | Alto | Medio |
Coste inicial | Medio-alto | Variable |
Acceso a tiempo real | Sí | Depende |
Recursos humanos | Requiere personal | No requiere |
Flexibilidad | Total | Limitada a horarios/despacho |
En muchos casos, lo ideal es combinar software como con el apoyo de un asesor, lo que ofrece lo mejor de ambos mundos.
Herramientas recomendadas para la contabilidad de tu pyme
A la hora de elegir un software contable, asegúrate de que cumpla con:
- Normativa contable vigente
- Integración con facturación, impuestos y bancos
- Soporte técnico y actualizaciones
- Informes automáticos y personalizables
-
Seguridad y backups
Sage 50: perfecto para pequeñas empresas que buscan un entorno intuitivo y completo.
Sage 200: solución avanzada para pymes en crecimiento que requieren control contable, financiero y de negocio.
Ambos pueden ser implantados y acompañados por nosotros, que somos partner certificado de Sage, garantizando soporte, formación y puesta en marcha eficaz.
La contabilidad ya no tiene por qué ser un laberinto de papeles y cifras incomprensibles. Con una buena base de conocimiento, el uso de herramientas adecuadas y una actitud proactiva, cualquier pyme puede convertir su contabilidad en una ventaja competitiva.
Ya sea que lo hagas tú mismo o con ayuda profesional, asegúrate de tener visibilidad y control. Porque lo que no se mide, no se mejora… y en un entorno empresarial cambiante, no hay margen para la improvisación.