Para una gestión de almacén eficaz necesitamos monitorizar todo lo que sucede en él de una manera ágil, simple y, sobre todo, en tiempo real y de una manera integrada con todas las áreas de la empresa. Por ejemplo, no sirve de nada saber cual es el volumen en euros de nuestro stock si no podemos dimensionarlo dentro de un contexto en el que conozcamos nuestro histórico de pedidos que nos permita realizar una previsión de cuántos productos necesitamos para no tener roturas.
Para superar con éxito el desafío que supone gestionar eficazmente un almacén necesitaremos, por un lado, conocer los indicadores de rendimiento o KPI que intervienen en su desempeño, y por otro lado disponer de una herramienta adecuada (SGA o Software de Gestión de Almacén) plenamente integrada dentro de nuestro ecosistema de software empresarial.
¿Qué es un SGA o Software de Gestión de Almacén? ¿Por qué integrarlo con nuestro ERP?
Un SGA o Software de Gestión de Almacén es una herramienta que se utiliza para controlar, coordinar y optimizar los movimientos, procesos y operativas propios de un almacén. Sus funciones principales son la gestión de entradas de mercancía, la gestión de la ubicación de las unidades de carga, el control del stock y el control de las salidas. Pero todavía más importante es toda la información que generan estas funciones y que, mostrada de manera adecuada, nos sirven para obtener los principales indicadores o KPIs que nos permiten saber cómo de eficazmente está funcionando nuestro almacén para poder encontrar las posibles áreas de mejora.
Pero la importancia de controlar estos KPIs llega todavía más lejos, pues no únicamente necesitamos poder extraer todos estos datos de nuestro SGA, sino que también necesitamos obtenerlos en tiempo real y de manera conectada con otras áreas de la empresa, y esto únicamente es posible si integramos nuestra herramienta de gestión de almacén con todas las áreas de nuestra empresa mediante la conexión directa y en tiempo real con nuestro Software de Gestión Empresarial o ERP.
Un claro ejemplo sería el uso de la herramienta Logística Air para la gestión de almacén conectada en tiempo real con el ERP Sage 200, lo que permite recoger toda la información directamente desde los operarios de nuestro centro logístico y tener la posibilidad de recabar todos los indicadores en los diferentes cuadros de mando que creemos en el análisis de negocio de nuestro ERP.
Otro ejemplo podría ser el uso de ALLMA (aunque en este caso estamos hablando de una herramienta que va mucho más allá que un simple SGA) para la distribución de bebidas y alimentación a hostelería y conectarla con nuestro software ERP, pudiendo además en este caso disfrutar de un cuadro de mando especialmente pensado para empresas de distribución.
Indicadores de Recepción de Mercancías
La gestión de un almacén comienza en el momento en el que entra mercancía en él. Normalmente se trata de una actividad prácticamente rutinaria que debemos controlar y monitorizar pues el primer punto de contacto entre la mercancía y nuestro sistema de control. De la calidad y la eficacia de este proceso depende en gran medida la eficacia de nuestro almacén.
- Eficiencia en la recepción: Nos habla del número de productos/artículos por hora y por operario, lo que nos da una idea de cómo de eficiente es nuestra recepción de mercancías, pero también de si tenemos bien dimensionada nuestra plantilla o se puede generar un embudo en algún momento debido a una recepción imprevista mercancía.
- Uso de espacio para la recepción: Del mismo modo que el indicador anterior, nos sirve para ver cómo de saturado tenemos a nuestro equipo de recepción de mercancías, este KPI nos ayuda a no encontrarnos con sorpresas de falta de espacio para recepcionar mercancía. Lo calculamos observando el número de productos o su volumen por cada m2 usado para la recepción en nuestro almacén.
- Porcentaje de incidencias por proveedor: Es importante monitorizar los errores que nos encontramos, principalmente retrasos o errores en pedidos, de cada uno de los proveedores que tenemos para identificar los diferentes grados de confianza en cada uno de ellos.
KPIs de Stock y Almacenamiento
Sin duda, los principales indicadores que tenemos que tener en cuenta son los que se derivan de nuestro uso del almacén y del stock del que disponemos, lo que nos garantizará poder dimensionar el espacio, no tener roturas de stock y aumentar la eficacia en la recepción y envío de pedidos.
- Porcentaje de ocupación: Es uno de los indicadores más básicos. Lo normal es calcularlo dividiendo las ubicaciones ocupadas entre las ocupaciones disponibles y multiplicándolo por cien. Un almacén empieza a tener problemas de agilidad cuando su nivel de ocupación es superior al 85%. Por tanto, nuestro nivel de ocupación afectará directamente al control de almacén en múltiples aspectos. Un almacén demasiado lleno debe replantearse muchos aspectos que van a afectar directamente a su gestión, como la adquisición de nuevas infraestructuras, el uso de los elementos de manutención, rediseño del layout o la asignación de recursos, entre otros.
- Optimización del espacio: Haciendo un seguimiento del espacio utilizado y comparándolo con el volumen de artículos almacenados a lo largo del tiempo, podrás comprobar que en ocasiones la relación será más adecuada que en otras. Gracias a este indicador puedes detectar posibles cambios de ubicación o de ordenación de los artículos que te permitan optimizar el espacio y aumentar los m2 disponibles.
- Rotación del inventario: La rotación indica el número de veces que el capital invertido se recupera a través de las ventas. En otras palabras, nos cuenta con cifras cuanto tiempo pasan nuestros productos almacenados antes de ser enviados. Rotaciones elevadas nos permiten mantener un flujo tenso, bajos niveles de stock y la inversión bajo control, y rotaciones bajas pueden ser indicativo de fin del ciclo de vida del producto, riesgo de obsolescencia o simplemente estar relacionadas con una política de compra especulativa.
- Riesgo de Obsolescencia: Relacionado con el anterior, nos basamos en el número de días transcurridos desde el último movimiento o en concreto desde la última salida para identificar aquellos productos que, en base a un valor estimado por nosotros, corra riesgo de entrar en obsolescencia y debamos darle salida o buscar una oferta de liquidación.
- Cobertura de stock: Lo calculamos dividiendo el stock actual por la tasa de salida ( el número de unidades que han salido del almacén por unidad de tiempo). Este indicador es muy útil para conocer para cuantos días tiene la empresa stock de un determinado artículo si por cualquier motivo dejara de recibir mercancía. Es uno de los KPIs de almacén más importantes para poder prevenir roturas de stock, gestionar los flujos de mercancías y anticipar las necesidades de compra.
Indicadores para controlar el Proceso de Picking
Con el picking nos referimos al proceso de preparación de pedidos, otro de los puntos clave en la gestión de un almacén. Con un proceso de picking más eficaz obtendremos una mayor satisfacción al cliente y una mejor rotación de los productos en nuestro almacén.
- Coste de preparación de pedidos: Se trata de un indicador múltiple compuesto de varias fuentes de información. Para obtener una idea del coste de preparación de pedidos debemos conocer cuanto tiempo empleamos en preparar cada pedido, relacionándolo con el número de líneas o artículos que tienen dichos pedidos. De esta forma podemos calcular el coste, tanto en tiempo como en mano de obra, que empleamos en su realización y poder sacar estimaciones escalables a diferentes situaciones.
- Productividad del Picking: Lo calculamos dividiendo el número de líneas totales (o de artículos, dependiendo del sector en el que trabajemos) por unidad de tiempo y operario. Esto nos permitirá comparar entre diferentes operarios y también obtener una estimación media para poder calcular la capacidad de nuestro almacén ante posibles aumentos de demanda en el futuro.
KPIs de eficacia en envíos
Cuando hablamos de la eficacia en envíos nos referimos a aspectos que influyen tanto en el funcionamiento del propio almacén como en la satisfacción del cliente que recibe sus pedidos en tiempo y hora.
- Nivel de servicio: Es el principal indicador para evaluar nuestra eficacia en el envío. Se calcula dividiendo los pedidos entregados en tiempo y sin incidencias entre el total de envíos realizados. Es especialmente importante cuando los envíos son a cliente final, pues hoy en día la impaciencia del cliente, ya sea consumidor final o empresa, se ha convertido en el principal motivo de fidelización.
- Tiempos de ciclos de pedidos: Hoy en día el tiempo lo es todo, especialmente en logística. Este indicador nos muestra cuanto tiempo, de media, transcurre entre la recepción de un pedido y su envío al cliente.
- Estado de los pedidos: Este KPI nos mostrará en cada momento el equilibrio entre pedidos recibidos, pedidos preparados y pedidos enviados. Es importante controlarlo no únicamente para conservar una gran rapidez de entrega y de satisfacción al cliente, sino también para controlar el balance entre pedidos preparados y enviados para gestionar adecuadamente el espacio disponible asignando a los pedidos que están esperando la recogida del transportista.
- Ratio de devoluciones: Por mucho que nos esforcemos es inevitable recibir devoluciones, ya sea por errores en la preparación del pedido o por defectos de los artículos enviados. Lo calculamos de dos maneras. Por un lado necesitamos saber del total de artículos enviados cuántos han venido devueltos, y por otro lado calculamos la diferencia existente entre el número de envíos y el número de recepciones por devolución.
Conclusiones
Todos estos indicadores o KPIs son muy interesantes para controlar la eficacia de un almacén. Lo primordial es, en primer lugar, identificar cuales de ellos son más importantes para ti, definir exactamente los cálculos y establecer patrones que te permitan detectar qué umbrales, una vez alcanzados, serán una señal de alarma que debe ser atendida.
En segundo lugar, para poder gestionar y controlar todos estos parámetros e indicadores se hace indispensable contar con ayuda tecnológica que eviten que tengamos que actualizar cientos de datos (si es que disponemos de ellos) en decenas de tablas de Excel para poder obtener cierta visión integral. En este sentido se hace indispensable contar con una herramienta de gestión de almacén o SGA que podamos integrar dentro de nuestro ecosistema de software empresarial, como puede ser integrar la solución Logística Air con el ERP Sage 200, que se adapta a todo tipo de empresas necesidades logísticas, o usar la solución específica para empresas de distribución a hostelería ALLMA.
