Las 10 herramientas digitales indispensables para empresas

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Las 10 herramientas digitales indispensables para empresas

Con la llegada de la tecnología a nuestras vidas se produjo una auténtica revolución en la que aún hoy nos encontramos inmersos. La realidad digital no se puede obviar como tampoco se pueden negar las numerosas ventajas y posibilidades que nos brinda en nuestro día a día, especialmente en el aspecto profesional. En este post te vamos a indicar las diez herramientas indispensables para cualquier empresa que pretenda ser competitiva, moderna y puntera.

De hecho, el Gobierno de España, y gracias a fondos provenientes de Europa, promueve el Kit Digital para fomentar la digitalización empresarial. Este programa está dotado con 3.000 millones de euros que irán destinados a todas aquellas empresas que necesiten contratar servicios y herramientas digitales.

ERP o Software de Gestión Empresarial

Si tu empresa necesita una planificación de los recursos de los que dispone para poder enlazar las operaciones que se llevan a cabo en las diferentes áreas como la logística, distribución, control del stock o recursos humanos necesitamos un ERP como el SAGE 50 o SAGE 200.

Un ERP como es SAGE 50 es un programa de contabilidad y gestión para pequeñas empresas. Con una única herramienta aumentarás la rentabilidad y la productividad de tu negocio gracias a un software sencillo, fiable y asequible que potencia la automatización y la colaboración para que tus gestiones diarias sean más rápidas y sencillas.

En cuanto al SAGE 200, es un programa que abarca la contabilidad y finanzas, la parte laboral, la fabricación y proyectos, la gestión comercial además de otras áreas como el CRM, Marketing y el análisis de negocio.

Más cosas, con SAGE 200 gestionarás los inmovilizados calculando la amortización según los diversos métodos legalmente admitidos. Realizarás liquidaciones de IVA, retenciones del IRPF, los impuestos de sociedades y los diferentes tipos de modelo como el 340 por ejemplo. Además, gestionarás la cartera de Cobros y Pagos con opciones para la creación de remesas a bancos, la conciliación bancaria y la posición de tesorería.

Gestión de recursos humanos

Los programas de recursos humanos son fundamentales para controlar quién trabaja desde casa, quién está ausente o disfrutando de sus vacaciones. Desde la entrada del control horario obligatorio para empresas, los programas de recursos humanos son muy importantes para no quedarnos atrás y estar al día.

Con el programa SAGE 200 podrás definir los puestos, hacer organigramas, seleccionar, formar, evaluar, retribuir, gestionar los riesgos laborales y los cuadros de mando. El portal del empleado ofrece soluciones web como canal directo de comunicación entre los empleados y el departamento de Recursos Humanos.

Facturación y contabilidad

Los programas de contabilidad permiten gestionar y automatizar las tareas administrativas y contables, almacenar los gastos e ingresos para hacer balance, asociar las cuentas bancarias o dar un balance de las cuentas entre otras. Programas tan completos como SAGE ofrecen un gestor que te ayuda a llevar tus cuentas al día.

Dentro de la contabilidad, con SAGE 200 por ejemplo, podrás realizar una gestión completa de presupuestos, imputaciones analíticas automatizadas, análisis comparativos de desviaciones, explotación dinámica de la información, la libre definición de la estructura de centros de coste además del desglose y el seguimiento analítico del mismo. También podrás generar directamente los documentos necesarios para la presentación de las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil.

En cuanto a la facturación podrás emitir facturas electrónicas con firma digital, gestionar las comisiones, realizar la trazabilidad de toda la información e integrarlas con las tiendas on line. Para las compras SAGE te ayuda con el histórico de precios, las necesidades de compra generadas desde las órdenes de fabricación, la integración entre pedidos de clientes y pedidos a proveedores, la trazabilidad entre necesidades de compra y órdenes de trabajo, los avisos de recepción de mercancía o el centro de información del proveedor.

Conviene recordar que la ley obliga a que estos programas estén certificados para la rigurosa Ley Antifraude 11/2021 de 9 de julio.

Administración de redes sociales

Las redes sociales se han convertido en una herramienta imprescindible para la mayoría de las empresas. Incluso si tenemos un negocio tradicional debemos recordar que las redes sociales son otro punto de encuentro con los clientes. Pueden ver las opiniones de otros usuarios lo cual repercutirá en la decisión de compra.

Un gestor de redes sociales te ayudará a organizar, planificar y programar tus publicaciones y mantener un mejor control. Entre las más populares destacan Hootsuite, Tweetdeck o Metricool.

CRM para gestión de clientes y proveedores

El CRM (Customer Relationship Management) es un programa que te permite controlar, valorar y cotejar los datos que producen las relaciones comerciales con los clientes. Dicho de otra manera, es una base de datos completa de los clientes con los que has trabajado y con los que tendrás relación en el futuro.

Si queremos trabajar a conciencia las relaciones con los clientes y aprovechar la información que genera cualquier transacción con ellos necesitamos un CRM funcional, intuitivo y acorde a nuestras necesidades según al sector al que dediquemos nuestra actividad empresarial. Con el programa SAGE 200 conocerás todo el historial de tus clientes y podrás segmentar y crear campañas de marketing para hacer seguimiento y obtener informes de rendimiento. La digitalización de estos datos nos ayudará a estudiar las diferentes oportunidades de negocio.

Gestor de tareas y equipos

Suponen una herramienta imprescindible si quieres llevar el control de lo que está pasando en tu negocio y lo más importante, qué es lo que realmente quiero que pase. Un buen gestor de tareas te ayudará a asignar tareas a uno o varios trabajadores, recordar lo que hay que hacer o que nos gustaría que hicieran en el futuro. Si queremos tenerlo muy organizado lo podemos dividir por departamentos, personas y proyectos.

En este sentido hay herramientas que también te permiten firmar documentos de manera digital, gestionar las vacaciones, relacionarte con tu gestoría o controlar los procesos de contratación.

Almacenamiento de información

No cabe duda que el almacenamiento de toda la información como archivos, documentos, excels, o albaranes entre otros, es imprescindible y hay que hacerlo además de una forma segura. El mejor sitio para almacenar es desde hace un tiempo la nube (cloud). Aunque para algunos el salto a la nube supone un reto por la confidencialidad y la importancia de la información sensible que guardamos.

En este sentido hay que decir que el nivel de encriptamiento es muy elevado por la gran conciencia anti ciberataques por parte de las grandes empresas del sector. Conviene recordar los tres adjetivos que definen a la nube: la comodidad, disponibilidad y movilidad. Las herramientas más destacadas son Google Drive, Dropbox o One Drive.

Gestor de notas

Hay cuestiones en nuestro día a día que conviene recordar y que no son tareas que necesiten una programación ni un recordatorio. Se trata de acciones que queremos tener anotadas para cuando la necesitemos y que podamos llevar siempre encima. Algo parecido al post que pegamos en la pantalla del ordenador o una nota en tu calendario que se pueden reunir en un único software. Los más conocidos son Microsoft OneNote, Evernote o Simplenote. Hay que resaltar que estos programas están disponibles para los principales sistemas operativos tanto de pc, como de tablet o smartphone.

Programas de presentación

Las presentaciones para los empleados, clientes o el público en general se han convertido en algo muy habitual. Tanto si lo hacemos de forma interna como externa siempre vamos a necesitar una plataforma en la que crear presentaciones. Si bien Powerpoint fue el programa de referencia durante mucho tiempo, hoy en día existen más opciones como el innovador Prezi, Slideshare que es online o presentaciones de Google que contiene una interfaz muy parecida a Powerpoint.

Comunicación entre trabajadores

Lo primero que tenemos que hacer es elegir una herramienta de comunicación entre los diferentes departamentos de la empresa y conocer las funcionalidades que necesitamos. Hay que buscar el arma con la que personalizar al máximo el canal de chat, los permisos, la creación de diferentes salas, las llamadas, las etiquetas de usuarios en conversaciones o la posibilidad de incluir emojis y stickers.

Si queremos realizar videollamadas, la plataforma Zoom se ha convertido en una de las herramientas con mayor éxito aunque para muchos las brechas de seguridad despiertan algún recelo entre los usuarios. Otras herramientas como Google Meet (Hangouts) no requieren ninguna instalación, son gratuitas y muy intuitivas. Skype es la aplicación que más tiempo ha estado liderando este mercado hasta que fue comprada por Microsoft quien la dejó morir para sacar luego su propia opción conocida como MicrosoftTeams.

Bonus: email marketing

Para darnos a conocer como empresa podemos utilizar una aplicación que se llama RankingCoach la cual nos facilitará esta tarea. También nos proporciona todas las herramientas de marketing para atraer a tus clientes potenciales como son la Identidad de Marca, el marketing local, el google Ads, el posicionamiento en buscadores (SEO) y las redes sociales.

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