Un cuadro de mando integral (CMI) es un conjunto de indicadores que aportan información inteligente al comprador de una manera simplificada. Estos te permiten evaluar la gestión de compras, detectar tanto las amenazas como las oportunidades, descubrir posibles incidencias y actuar en consecuencia.
Es por lo tanto una herramienta de gestión empresarial imprescindible para todas las áreas de la empresa. Permite medir la evolución y los resultados desde una perspectiva estratégica y global. También te permite optimizar los procesos de toma de decisiones.
El cuadro de mando está configurado por KPIs o indicadores que pueden estar acompañados de una representación gráfica, lo que permite acceder a la información de una manera muy visual y rápida.
¿Qué es un KPI y cuáles son sus ventajas?
Las siglas en inglés KPI (Key Performance Indicator) cuyo significado en español es Indicador Clave de Desempeño, más conocido como Medidor de Desempeño. Se trata de una serie de métricas que se utilizan para resumir la información sobre la eficacia y productividad de las acciones que se llevan a cabo en un negocio con la finalidad de tomar decisiones y verificar aquellas que han sido más efectivas a la hora de cumplir con los objetivos marcados en un proceso concreto.
Aunque son muy utilizados en el marketing on line, se pueden aplicar a cualquier área de negocio y sector productivo. El objetivo último de un KPI es ayudar a tomar decisiones respecto al estado actual de un proceso, proyecto, estrategia o campaña y de esta forma poder definir una línea de acción futura.
Las ventajas que ofrecen los KPI son:
- Análisis de la información y de los efectos de determinadas estrategias así como las tareas que se utilizaron para llevar a cabo las mismas.
- Obtención de información útil, relevante y valiosa.
- Mide determinadas variables y resultados a partir de dicha información.
- Toma de decisiones adecuadas y eficaces.
- Compara la información y determina las estrategias y tareas más efectivas.
¿Qué beneficios encontramos al utilizar un cuadro de mando?
El cuadro de mando aporta numerosos beneficios a la empresa como puede ser una visión más amplia y sistemática de la empresa. Esto se debe a que el análisis del desempeño y la definición de la estrategia ya no se limitan al aspecto financiero de la empresa.
Al estar todo conectado el empresario puede asignar los recursos que están disponibles de una manera más efectiva. Por otra parte se consigue una mayor claridad en la definición de objetivos y estrategias al ser una herramienta muy atractiva visualmente. A través de un mapa estratégico es posible visualizar con mayor claridad todos los objetivos a alcanzar y las estrategias que se deben adoptar para que esto suceda.
El cuadro de mando se construye con base de datos reales. Esto facilita los procesos de toma de decisiones que se vuelven más argumentados. Por último podemos destacar que es una herramienta que favorece la participación de los empleados durante la definición de objetivos y estrategias. A través del Mapa Estratégico cada empleado puede hacer un seguimiento de la evolución de los resultados lo que se traduce en un mayor compromiso.
Las desventajas de utilizar un cuadro de mando
A veces podemos interpretar como desventajas ciertas características que, aunque en un principio supongan un problema, interpretadas o usadas de la manera correcta son de mucha ayuda. Si tenemos demasiada información o si necesitamos tiempo para la implementación de los nuevos sistemas de gestión hay que destinar los recursos suficientes y necesarios para que estas desventajas se conviertan en todo lo contrario. Una de las principales soluciones para esto es optar por cuadros de mando específicos para mi sector, que nos mostrarán únicamente los indicadores específicos para mi negocio y que conllevarán un proceso de implantación mucho más rápido y efectivo.
No obstante podemos resaltar la considerable complejidad que tiene la construcción de un Mapa Estratégico de Cuadro de Mando Integral. Este proceso no ocurre de la noche a la mañana y requiere de una atención especial de todos los involucrados. Tanto es así que es muy probable que haya que hacer algunos cambios en la forma tradicional de entender la organización.
Tipos de cuadros de mando
Existen varios tipos de cuadros de mando dependiendo del área de la empresa a evaluar o del mando ejecutivo encargado de su gestión como son el integral, el de ejecutivos, el de mando analítico y el de mando operativo además de otro específico:
- Cuadro de mando integral (CMI): Es un tipo de herramienta usada para representar la actividad empresarial en su totalidad. Por este motivo debe proporcionar una visión completa del rendimiento general de una compañía, incluyendo la actividad de todos los departamentos, unidades de negocio y con el plan de acción de la compañía. El CMI debe incorporar los indicadores de rendimiento más relevantes y KPI de cada área funcional. Su objetivo es que las personas indicadas puedan entender fácilmente cómo avanza la empresa y conseguir la consecución de los objetivos empresariales establecidos. Un CMI debe incluir un mapa de estrategia que vertebre el plan estratégico de la empresa. Una matriz que engloba los objetivos de negocio, los indicadores de rendimiento y los KPIs. Y por último, objetos visuales y alertas que ayuden a dictaminar si los objetivos de negocio se están cumpliendo según las expectativas. En el caso de las alertas las personas indicadas recibirán un aviso cuando se detecte alguna anomalía.
- Cuadro de mandos para ejecutivos: Se crea para que los altos cargos de una organización puedan llegar a conclusiones y tomar decisiones eficaces y rápidas. Su misión es representar la realidad de forma clara, concisa y exhaustiva en una sola pantalla. A la hora de diseñar un cuadro de mando para ejecutivos debemos cerciorarnos de que la información está dispuesta de la manera más entendible posible. A diferencia del CMI, el de ejecutivos no tiene por qué representar toda la actividad empresarial y puede estar focalizado en una de las áreas de negocio o en una estrategia o actividad específica.
- Cuadro de mando analítico: Es un tipo de dashboard pensado para fomentar el análisis y suele ir dirigido a analistas y científicos de datos o cargos intermedios. Su propósito es ayudar a los analistas de datos a poner en práctica el data science y el data analytics, así como ejercer de herramienta de apoyo para los directores de departamentos sobre todo. Este tipo de dashboard se caracteriza por el uso de grandes conjuntos de datos, por la inclusión de mucha más información y por presentar una estructura más compleja que los otros tipos de dashboards.
- Cuadro de mando operativo: Es un tipo de dashboard que sirve como herramienta de soporte para controlar y hacer un seguimiento de la ejecución de las múltiples operaciones empresariales en curso. Incluye datos e indicadores de rendimiento operacionales y refleja las métricas más relevantes relativas al desempeño de las operaciones en curso de un área del negocio en concreto. Los datos históricos también son muy valiosos en un cuadro de mando operativo pero en este caso las comparaciones temporales son de corto plazo y suelen comparar intervalos de tiempo que van desde el mes hasta el cuatrimestre o semestre.
- Cuadros de mandos sectoriales: Son versiones del cuadro de mando integral pero diseñados específicamente para evaluar y poder ver de un vistazo todos los indicadores imprescindibles para un sector en concreto. Muestran métricas claves que probablemente únicamente sean necesarias para un tipo de negocio específico pero que se hacen indispensables para poder evaluar, correctamente, la buena salud de la empresa.
En resumidas cuentas, para que un cuadro de mando sea útil y cumpla con su cometido, es fundamental que se adapte al público al que va dirigido y sea coherente con el propósito por el cual ha sido creado.
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