Describimos por qué la Semana Santa constituye un reto para las pymes en cuanto a su planificación y control empresarial. Por ello, queremos explicar cómo abordarlo.
La Semana Santa presenta dos características clave para el mundo empresarial: su fecha variable (puede ocurrir en marzo, abril o en la transición entre ambos meses) y su papel en el cambio de temporada en muchas industrias. Para abordar estas particularidades y asegurar una gestión efectiva durante todo el año, es fundamental contar con una planificación y control adaptados a las necesidades de la Semana Santa. Sin embargo, para lograrlo, hay varios retos que deben superarse.
El reto para las pymes: planificación y el control
En general, los fenómenos recurrentes son predecibles mediante la media de las variables en años anteriores. Sin embargo, pueden existir tendencias, variaciones cíclicas o factores aleatorios que influyan en dichas variables. Aun así, podemos separar el efecto de lo que se repite en un momento determinado de cada período.
No obstante, esta metodología no se aplica a marzo o abril debido a que la Semana Santa no se produce en el mismo mes cada año. Por lo tanto, para aislar el efecto de esta semana singular, debemos estudiar tres promedios diferentes:
- El mes que estudiamos (marzo o abril) cuando la Semana Santa se celebra íntegramente en él.
- El mes que estudiamos cuando una parte de la Semana Santa coincide en marzo y otra en abril.
- El mes que estudiamos cuando la Semana Santa cae en el otro mes.
Por ejemplo, si necesitamos contratar personal eventual, no podemos estimar adecuadamente las necesidades basándonos en la media de los años anteriores en el mes de abril. En su lugar, debemos tomar la media de los años anteriores en los que la Semana Santa coincidió íntegramente en abril.
Además, debemos considerar otros factores que influyen en las necesidades de personal eventual, como las tendencias a largo plazo, ciclos, circunstancias excepcionales y múltiples fenómenos que pueden generar variabilidad.
La Semana Santa como fenómeno singular y variable
En contraste con la idea anterior, debemos considerar que el fenómeno de la Semana Santa no es exactamente el mismo cada año, ya que su celebración en diferentes fechas puede afectar su naturaleza. Tomemos como ejemplo el sector turístico: si la Semana Santa ocurre temprano, suele representar el cierre de las actividades turísticas de invierno, mientras que si se celebra más tarde, podría adelantar el inicio de la temporada de verano. Además, cada empresa en el sector turístico experimenta las dos temporadas de manera diferente según sus propias características.
¿Y cómo afecta al control la Semana Santa?
Para realizar un control de los resultados obtenidos durante la Semana Santa, no basta con comparar con años anteriores, ya que la fecha variable de esta festividad hace que cada año sea diferente. Es necesario comparar con años en los que la Semana Santa se celebró total o parcialmente en el mismo mes, o en el que no coincidió en absoluto. Además, es importante no enfocarse solo en la comparación de resultados, sino también en proponer medidas para corregir desviaciones, aprovechar fortalezas y oportunidades, y limitar debilidades y amenazas.
El objetivo es situar los datos en su contexto singular y obtener información valiosa para la empresa, ya que la variabilidad de la Semana Santa permite descubrir realidades o potencialidades que no eran visibles en años anteriores. Se trata de un proceso inverso al de la planificación, donde se busca trasladar las enseñanzas de un momento del año singular a las decisiones de futuro.
El reto de los recursos humanos en Semana Santa
Es cierto que las empresas relacionadas con el turismo y el ocio tienen un aumento de actividad en Semana Santa, y por tanto deben asegurarse de tener suficiente personal disponible para atender a la demanda y mantener la calidad del servicio. En estos casos, es importante la planificación previa y la adecuada gestión del personal, para evitar problemas de falta de personal o de sobrecarga de trabajo.
En cualquier caso, para todas las empresas es importante tener en cuenta que la Semana Santa no es un periodo homogéneo y que puede variar en función de diversos factores, como la fecha en que caiga, el tiempo atmosférico, el contexto socioeconómico, entre otros. Por tanto, es necesario adaptar las estrategias y acciones de la empresa a estas variables, para aprovechar las oportunidades y minimizar los riesgos que se presenten.
El reto de la atención al cliente
Es importante tener en cuenta que, en muchas ocasiones, la clave para gestionar bien la atención al cliente durante la Semana Santa no está tanto en la cantidad de recursos que se dediquen a ello como en su calidad. En otras palabras, es fundamental asegurarse de que el personal disponible está bien formado y motivado para atender a los clientes con eficacia y empatía, aunque sean momentos de elevada presión.
Para ello, puede ser recomendable planificar con antelación los procesos que se ponen en marcha durante la Semana Santa, así como los roles y responsabilidades de cada uno de los miembros del equipo encargados de atender a los clientes. También puede ser útil establecer unos protocolos claros de actuación ante situaciones imprevistas, que permitan una rápida y eficaz solución de los problemas que puedan surgir.
En definitiva, gestionar bien la atención al cliente durante la Semana Santa no es solo una cuestión de dedicar más recursos, sino de planificar con eficacia y contar con un equipo bien formado, motivado y preparado para afrontar las situaciones más exigentes.
El reto de la comercialización
La coincidencia de varias fechas en el mes de marzo, como el fin de la campaña otoño-invierno, el cambio de estación, el fin de mes y la Semana Santa, suele ser común. Sin embargo, solo la llegada de la primavera y el final de marzo ocurren siempre en esa época del año. Debido a la variabilidad de las otras fechas, es importante saber cómo adaptar nuestra estrategia de marketing a cada situación específica.
A pesar de que la Semana Santa a menudo se ve como un periodo de transición entre el invierno y el verano, no todas las empresas pueden aprovecharla de esta manera. Por lo tanto, es esencial estar atentos a las necesidades de los clientes y ser flexibles para adaptar nuestros recursos a sus demandas, tanto humanos, como materiales e intangibles. La información es la herramienta clave para lograr esto.
Es por todo esto, que contar con un ERP puede facilitar mucho estas fechas tan señaladas de caos de información. Clica aquí para conocer nuestros ERPS hechos a medidas para cada tipo de empresa.
