El plan de cuentas contables es uno de esos componentes que, en la retaguardia, simplifican la rutina diaria de la labor contable. Facilita la estructuración de los procedimientos y los registros que deben ser utilizados para producir datos para terceros y para la toma de elecciones.
Por ende, dedicar tiempo a comprenderlo y trazar su estrategia resultará en numerosas ventajas durante su aplicación. Estas ventajas se reflejarán en la eficiencia laboral del equipo de contabilidad y en la excelencia de los datos financieros generados.
¿Qué es un plan de cuentas contable?
El plan de cuentas básicamente consiste en un desglose exhaustivo de todas las cuentas que emplearás en tu contabilidad. Lo común es que contenga, para cada cuenta, los próximos elementos:
- Nombre
- Numeración de la cuenta. Puede adoptar, por ejemplo, una codificación numérica o alfanumérica.
- Descripción de la cuenta. Debes registrar qué conceptos engloba en su interior. Esto te permitirá evitar posibles confusiones con otras cuentas.
- Conexiones con otras cuentas. Cuándo y por qué se efectúan cargos o abonos, y a qué cuentas se destina dicho cargo o abono.
¿Para qué sirve esta herramienta?
Es una herramienta diseñada para estructurar la información contable. Mediante su uso, alcanzarás diversos objetivos:
- Establecer niveles jerárquicos para las cuentas, abarcando grupos, subgrupos y otros estratos. Cada nivel contendrá cuentas que comparten características y cuyos montos pueden ser relevantes para sumar o comparar con otros.
- Organizar el proceso de registro de asientos contables. Además, actúa como un facilitador para la automatización, ya que identifica las combinaciones típicas detrás de las operaciones comunes.
- Dar estructura a tus informes, los cuales se derivan de la información organizada por tu esquema de cuentas. Esto resulta esencial cuando buscas acceder a datos altamente detallados.
En resumen, delimita la profundidad de tus cuentas y hacia qué aspectos se dirige tu enfoque.
¿Cómo afecta el Plan General Contable?
El Plan General Contable sirve como guía, pero no te obliga a seguir sus pasos de forma estricta al crear tu propio plan de cuentas contables. Tienes libertad para nombrar las cuentas como mejor te parezca, usando códigos y descripciones a tu elección. De hecho, si es conveniente para ti, puedes adoptar su estructura y ajustarla según tus requisitos, añadiendo cuentas nuevas o niveles de detalle no contemplados.
Sin embargo, es imperativo respetar el marco de cuentas definido en el Plan General de Contabilidad en todo lo relacionado con los criterios de registro y valoración. Por ejemplo, si se indica la necesidad de realizar ciertas operaciones al cierre, deberás hacerlo para reflejarlo en tus estados financieros y registros contables.
Además, ciertas secciones del Plan General de Contabilidad influirán en la creación de tu propio plan de cuentas. Debes considerar que las secciones obligatorias exigirán que mantengas cierta organización en la manera en que estructuras tu contabilidad.
¿Cómo se jerarquiza?
Es común que lo descompongas de forma gradual.
Vamos a considerar un escenario diferente para ilustrar este proceso. Imagina que eres dueño de una tienda en línea que vende ropa y accesorios, y quieres estructurar tu plan de cuentas contables de manera detallada:
- Grupo 5: Cuentas de Ingresos
Subgrupo 50: Ventas de Ropa
En este caso, podríamos dividirla en dos cuentas: Ventas de Ropa Femenina (Cuenta 500), Ventas de Ropa Masculina (Cuenta 501)
- Grupo 6: Cuentas de Costos y Gastos
Subgrupo 60: Costo de Mercadería Vendida
Al igual que el anterior caso, contamos con: Costo de Ropa Femenina (Cuenta 600) y Costo de Ropa Masculina (Cuenta 601).
Subgrupo 61: Gastos de Marketing
Debemos tener en cuenta tanto la Publicidad en Línea (Cuenta 610), como el Material de Marketing (Cuenta 611).
- Grupo 7: Cuentas de Activos
Subgrupo 70: Cuentas por Cobrar
La tienda cuenta con dos tipos: Clientes Frecuentes (Cuenta 700) y Clientes Mayoristas (Cuenta 701)
Subgrupo 71: Inventario de Mercancías
Al igual que en los primeros casos, nos facilita dividirlo en: Inventario de Ropa Femenina (Cuenta 710) y Inventario de Ropa Masculina (Cuenta 711)
Este proceso se replica a lo largo de todas las categorías relevantes para tu negocio. En este ejemplo, se ha detallado la estructura de cuentas para ventas, costos y gastos, así como activos. Al igual que antes, la clave es ajustar esta descomposición según tus necesidades particulares y los aspectos que deseas controlar en tu contabilidad.
¿Cómo se utiliza el plan de cuentas contable?
Lo recomendable es emplear una herramienta especializada, como por ejemplo, Sage 50. Mediante este tipo de software, puedes llevar a cabo diversas tareas, como:
- Personalizar el diseño del esquema de cuentas contables de acuerdo a tus requerimientos. Esto implica añadir, consolidar o eliminar cuentas, cambiar denominaciones, y más.
- Aprovechar la estructura diseñada para establecer filtros. Esto te permitirá visualizar información específica de cuentas y generar resúmenes de datos relevantes en cada momento.
- Realizar cálculos aritméticos para obtener cifras en estados financieros, ratios e indicadores contables. Por ejemplo, puedes sumar los montos de varias cuentas y dividir el resultado entre otro.
Un plan de cuentas contables se convierte en un aliado para transformar los flujos de información contable en datos genuinamente útiles para tu empresa. Las decisiones de configuración influirán en cómo puedes acceder a los detalles de lo que ocurre en tu negocio.
