Allma, gestión de almacén

¿Cuándo necesitas (sí o sí) un SGA o Software de Gestión de Almacén?

Un software de gestión de almacén va mucho más allá del simple control del stock o la gestión de las referencias de las que disponemos. Su principal función es gestionar y, especialmente, automatizar muchos de los procesos y operaciones que se llevan a cabo en el día a día de un almacén a nivel operario. Igualmente, aporta una visión 360 grados al unificar toda la información resultante de estas operaciones para poder estudiarlas junto con otros indicadores de la empresa y poder sacar conclusiones que nos permitan tomar decisiones estratégicas con fundamento.

No importa qué tipo de mercancías son las que guardas en tu almacén, ni en qué sector te mueves ni tampoco si tu empresa es B2B o B2C. Siempre llega un punto en el que por el dimensionamiento del almacén o por su propia gestión llega el momento en el que comienzas a plantearte si ya necesitas, o todavía no, un software de gestión de almacén o SGA que te ayude a mejorar la eficacia y rentabilidad de tus operaciones logísticas. ¿Le ha llegado ya el momento de contratar un SGA a tu empresa?

¿Tienes un problema en tu almacén?

Uno de los principales indicadores de que necesitas un SGA es cuando comienzas a observar problemas o dificultades en la gestión de tu almacén. Cuando comienzan los problemas es muy importante aislarlos, identificarlos e intentar solucionarlos. Para hacerte la vida más fácil, tanto en la identificación como en la solución, es muy probable que necesites la ayuda de un Software de Gestión de Almacén.

Observa tu día a día y piensa si sueles encontrarte con una o varias de las siguientes situaciones:

  • Tu almacén está desordenado: Empezaste con un pequeño local donde almacenar cosas que ha ido creciendo sin un criterio claro hasta convertirse en un caótico espacio sin un orden lógico que influye en el tiempo que inviertes en colocar mercancía y en realizar el picking para pedidos.
  • Necesitas incluir más referencias y no pareces tener capacidad: Antes de enfrentarte a una mudanza, con todos los inconvenientes que trae, puede que haya llegado la hora de sacar más rendimiento a tu ubicación actual mediante un mejor orden y una mejor gestión de los procesos. Esta mejora te ayudará a dimensionar mejor el espacio que necesitas.
  • Tienes errores en la preparación de pedidos o retrasos en las entregas: El origen puede ser un factor humano, carencias en la cadena de mando, una mala organización de productos… es posible que quieras identificarlos y solucionarlos uno a uno, pero también es posible que sin una herramienta de gestión que centralice toda la información ni siquiera tengas la certeza de que tienes errores y su volumen real, únicamente una sensación.
  • El stock no está controlado ni organizado: Tienes referencias duplicadas, artículos divididos entre varias ubicaciones, productos mal categorizados y que producen una compra de materiales que ya tienes, retrasos en el picking de los pedidos por una organización poco eficiente del espacio…
  • Roturas de stock por falta de información: No disponer de stock de materiales, tanto para servir como para producir, es una pérdida inmediata de dinero y rentabilidad. Un software de gestión de almacén te permite estimar las ventas y la producción para dimensionar las compras y siempre disponer de stock para trabajar.
  • Pérdidas de tiempo en tareas rutinarias: Control del inventario, gestión de ubicaciones de producto, firma y archivo de albaranes de envío… son tareas administrativas y rutinarias que quitan muchísimo tiempo del personal y que puedan automatizarse con un SGA.
  • Has aumentado las ventas: Si empiezas a notar cómo crece tu volumen de ventas es posible que sea la hora de dar el paso antes de acercarte peligrosamente al abismo de que sea demasiado tarde y se te descontrolen los procesos.

Si alguno de estos ejemplos se aplica a tu negocio, sí o sí necesitas implantar un Software de Gestión de Almacenaje. Y tenemos dos buenas noticias: va a solucionar tu problema actual, y además abrirte puertas hacia mejoras futuras.

¿No tienes problema pero ves mucho margen de mejora?

Otra opción es que no hayas identificado, todavía, ninguno de los problemas anteriores. Tranquilo, te creemos y es muy posible que sea así. Sin embargo siempre existe margen de mejora y es posible que hayas visualizado opciones para mejorar el uso del espacio, aumentar tu rentabilidad o introducirte en nuevos mercados que podrían aumentar bruscamente tus ventas. En estos caso el Software de Gestión no vendría para solucionar problemas actuales sino a abrir las puertas hacia un futuro prometedor permitiéndote entender el negocio con otra perspectiva mucho más basada en los datos.

  • Diseño de un layout de forma sencilla y eficiente: El diseño en planta de tu almacén es la base que permite organizar, manejar y despachar mercancía con eficacia. El sistema te permite identificar los productos compatibles entre sí, los que caducan antes (si es el caso) o los que deben estar más cerca del punto de salida porque tienen una alta rotación.
  • Controla la trazabilidad: Un software de gestión de almacén te permite conocer de cada lote de un artículo, todo el viaje que ha realizado desde que entró en el almacén hasta que sale, incluyendo si pasa a formar parte de otra elaboración (en caso de que seas una empresa de producción) o si viene de vuelta por una devolución desde el cliente.
  • Mejora de la productividad: Hacer más con menos es la base de una buena gestión de almacén. Un software de gestión de almacén te permite automatizar muchos procesos y optimizar otros: mejorar la productividad del picking, eliminando tareas rutinarias o administrativas, organizando mejor los artículos…
  • Gestión de los operarios: Un SGA te ayuda a organizar el trabajo diario de cada operario de almacén, asignar pedidos o tareas concretas y controlar la productividad de todo el proceso de manera conjunta o individualizada.
  • Visibilidad de los principales KPIs: Los indicadores clave de rendimiento son imprescindibles para saber si se alcanzan los objetivos fijados y controlar cuánto tiempo tarda un proceso en completarse. Y con datos en la mano, puedes tomar decisiones efectivas.

Dime en qué sector estás y te diré que SGA implantar

Aunque el sector o el tipo de producto no diferencia en la necesidad de adquirir un SGA para tu empresa, sí que ayuda a definir algunas necesidades concretas y a especificar cual de los software de gestión de almacén disponibles en el mercado es el más indicado para tu empresa.

Si eres una empresa distribuidora de bebidas y alimentación a hostelería, necesitarás algo más que un SGA, y en este caso te recomendamos ALLMA, que es un Software de Gestión de Almacén diseñado específicamente para solucionar las principales necesidades de este sector.

Si eres una empresa mayorista, lo más importante para ti sea probablemente la gestión de ubicaciones, la recepción de mercancía y la preparación de pedidos. En este caso te interesará el pack que forman Sage 200 como ERP y Sistema de Gestión con Logística Air, un módulo especialmente diseñado para Sage 200 que permite gestionar el almacén directamente desde allí por los operarios autorizados mediante tablets o PDAs.

Por último, si eres una empresa de producción es importante que tengas controlado el aprovisionamiento de material, su trazabilidad, la asignación a las diferentes producciones y su posterior gestión logística como producto acabado, incluyendo almacenamiento y envío. En este caso la solución más completa estaría compuesta por el ERP Sage 200, junto con los módulos Control de Planta (gestión de la producción) y Logística Air (gestión logística).

Todas estas opciones las puedes complementar con soluciones conectadas como la firma digital de albaranes, conectores con tu tienda online

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