La reciente Ley Crea y Crece, informalmente denominada Ley 18/2022 del 28 de septiembre, ha implementado cambios en la facturación electrónica. La innovación principal radica en la generalización de la factura electrónica en las transacciones entre empresarios o profesionales.
Esta medida, promovida para digitalizar las relaciones empresariales, reducir costos de transacción y mejorar la transparencia en el tráfico mercantil, es parte de la evolución hacia la digitalización de la facturación, contabilidad e impuestos. Además, la reforma busca objetivos adicionales, incluyendo el control de los plazos de pago a proveedores.
El 15 de junio se publicó el borrador del proyecto de Real Decreto para implementar la Ley 18/2022. Las empresas y profesionales deben adaptar sus sistemas de facturación para la emisión y recepción de facturas electrónicas, ya que el tiempo para la implementación se reduce.
¿Cómo afecta la Ley Crea y Crece a las facturas electrónicas?
Las condiciones que afectarán a todos los empresarios y profesionales son:
- Deberán emitir, enviar y recibir facturas electrónicas en sus transacciones con otros empresarios y profesionales.
- Están obligados a proporcionar información sobre el estado de las facturas, ya sea que actúen como emisores o destinatarios.
- Las soluciones tecnológicas deben asegurar la interconexión e interoperabilidad sin costos, ya sean propias o proporcionadas por servicios de facturación electrónica.
- No pueden ser forzados por el receptor a usar una solución específica de facturación electrónica.
- Durante cuatro años desde la emisión, los destinatarios pueden solicitar una copia de las facturas electrónicas sin costos adicionales. También mantienen el derecho de acceder a facturas emitidas anteriormente, incluso después de resolver contratos o revocar el consentimiento para recibirlas.
Sin embargo, hay condiciones específicas para determinados empresarios:
- Empresas de especial trascendencia económica, con plantilla superior a 100 empleados o volumen anual de operaciones mayor de 6,010,121.04 euros, operando en sectores específicos, deben expedir facturas electrónicas.
- Agencias de viaje, empresas de transporte y comercios minoristas solo si la contratación es electrónica. Deben ofrecer procedimientos sencillos para revocar el consentimiento y facilitar acceso gratuito a programas necesarios.
- Para otras empresas, la Ley Crea y Crece permite que el Gobierno las obligue a facturar electrónicamente a particulares si tienen interlocución telemática con clientes o emiten un alto número de facturas.
¿Cómo ha de ser una facturación electrónica?
La facturación electrónica debe cumplir con los requisitos del software antifraude según la Ley General Tributaria. A partir de 2024, los programas certificados deberán permitir la rectificación, pero no la eliminación o alteración de registros. Además:
- El software debe facilitar el envío automático de registros a la Agencia Tributaria, marcándolos como verificables.
- No será necesario firmar electrónicamente, solo calcular la huella de los registros.
- Se integrarán fácilmente en los libros registro del IVA y del IRPF.
- Los clientes podrán verificar la remisión de facturas a la Agencia Tributaria.
- Se exige el cumplimiento de la normativa específica sobre facturación, que prohíbe imprimir en papel lo generado electrónicamente.
- Se requieren medios para garantizar la autenticidad e integridad, comúnmente la firma electrónica y el intercambio electrónico de datos.
Es posible que futuros desarrollos reglamentarios modifiquen estos protocolos y presenten novedades en el contenido y procedimientos de la factura electrónica.
¿Qué tiene que ver la factura electrónica con los plazos de pago?
La Ley Crea y Crece contempla desarrollos reglamentarios para establecer requisitos técnicos e informativos en las facturas electrónicas, con el objetivo de verificar fechas de pago y obtener periodos medios de pago. Para abordar la morosidad, los destinatarios deben informar a los emisores de facturas sobre:
- Aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha.
- Pago completo de la factura y su fecha.
Además, pueden comunicar:
- Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha.
- Pago parcial de la factura, monto y fecha del pago.
- Cesión de la factura a un tercero para cobro o pago, con identificación y fecha de cesión.
La información sobre los estados de la factura debe enviarse en un plazo máximo de 4 días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica entre empresas?
La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022), en vigor desde octubre de 2022, establece la obligatoriedad de la factura electrónica para empresarios y profesionales. Sin embargo, las empresas tienen margen hasta la aprobación y entrada en vigor del Real Decreto reglamentario para prepararse. La aplicación de la facturación electrónica entre empresarios y profesionales será:
- Para aquellos con facturación anual superior a 8 millones de euros, al año de aprobarse el desarrollo reglamentario.
- Para el resto, a los dos años de aprobarse dicho desarrollo.
La entrada en vigor del Real Decreto está condicionada a la obtención de la excepción comunitaria, según los artículos 218 y 232 de la Directiva 2006/112/CE del Consejo sobre el sistema común del IVA.
¿Habrá sanciones?
Sí, aquellos que no cumplan con la obligación de ofrecer a los usuarios la opción de recibir facturas electrónicas, o que no permitan el acceso de antiguos clientes a sus facturas, pueden enfrentar apercibimientos o sanciones de hasta 10,000 euros. Este mismo castigo se aplica a empresas de especial trascendencia económica que no cumplan con sus obligaciones adicionales.
¿Qué ayudas existen para adaptarse a la factura electrónica?
A través de un diagnóstico de madurez digital, las empresas pueden identificar sus necesidades, como la adopción de la factura electrónica. Podrán obtener una subvención del programa Kit Digital para contratar productos o servicios de facturación electrónica y garantizar su implementación efectiva. La factura electrónica es una categoría subvencionable en este programa, por lo que es recomendable comenzar a prepararse para cumplir con la obligatoriedad de la factura electrónica entre empresas. El camino hacia una economía digital más eficiente y transparente ya está en marcha.
