La ley Crea y Crece, que es como se conoce a la nueva ley 18/2022 de 28 de septiembre, generaliza el uso de la factura electrónica entre los empresarios y profesionales. En el siguiente texto te contamos cómo afectará esta legislación a tus obligaciones con relación a la factura electrónica.
En operaciones con particulares, la facturación electrónica seguirá siendo voluntaria en muchos sectores. Además del avance en la digitalización de la facturación, la contabilidad y los impuestos, esta reforma pretende alcanzar otros objetivos. Entre ellos, destaca el control de los plazos de pago a proveedores. En un futuro, la factura electrónica será obligatoria en las relaciones comerciales entre empresarios o profesionales.
¿Cómo afecta la Ley Crea y Crece a las facturas electrónicas?
A continuación le informamos de las nuevas condiciones que afectan tanto a empresas como profesionales y que se incorporan en forma de ley con el objetivo de agilizar y digitalizar la facturación.
- Estarán obligados a expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales.
- Las empresas están obligadas a proporcionar información sobre los estados de la factura tanto si son los destinatarios como si son los emisores de la misma.
- Desde la emisión de la factura y durante los siguientes cuatro años los destinatarios podrán solicitar una copia sin necesidad de gastos adicionales. Al mismo tiempo tienen la posibilidad de seguir consultando su factura electrónica aunque haya resuelto su contrato con la empresa o revocado su consentimiento para recibir facturas electrónicas. Tampoco caduca por esta causa su derecho a acceder a las facturas emitidas con anterioridad.
- El receptor de la factura no podrá obligar a emplear una plataforma, solución o proveedor de servicios de facturación electrónica predeterminados.
- Las plataformas empleadas deben garantizar la interconexión e interoperabilidad gratuitas. Y da lo mismo que estas sean propias u ofrecidas por empresas de servicios de facturación electrónica.
Hay condiciones específicas dentro de la Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información en las que se catalogan determinadas empresas como prestadoras de servicios de especial trascendencia. Se consideran como tales a las que, al mismo tiempo, cumplen las dos siguientes condiciones. Por un lado si su plantilla supera los cien trabajadores o bien si su volumen anual de operaciones es mayor de 6.010.121 euros. Y por otro deben operar en alguno de los sectores incluidos en la lista del artículo 2.2 de la ley
Estas empresas estarán sujetas a las siguientes condiciones adicionales:
- Estas empresas se enfrentan a un marco de obligaciones semejante al que tenían hasta ahora. No obstante, deben tener presente que habrá nuevos requisitos técnicos que afectarán a todas las facturas electrónicas.
- Deberán facilitar acceso a los programas necesarios para que los usuarios puedan leer, copiar, descargar e imprimir la factura electrónica de forma gratuita, sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.
- Deberán habilitar procedimientos sencillos y gratuitos para que los usuarios puedan revocar el consentimiento dado a la recepción de facturas electrónicas en cualquier momento.
- Estarán obligadas a expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones con particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente. Este deber es independiente del tamaño de su plantilla o de su volumen anual de operaciones. No obstante, las agencias de viaje, empresas de transportes y comercio al por menor sólo estarán obligadas a ello cuando la contratación se haya efectuado por medios electrónicos.
La Ley Crea y Crece prevé que el Gobierno pueda obligar a otras empresas a facturar electrónicamente a particulares que lo acepten o lo hayan solicitado expresamente. No obstante, deberá tratarse de casos en los que se considere que deban tener una interlocución telemática con sus clientes o usuarios, por la naturaleza de los servicios prestados o emitan un elevado número de facturas.
¿Cómo ha de ser una facturación electrónica?
Por un lado, la facturación electrónica está sujeta los requisitos de la ley antifraude introducidos en el artículo 29.2.j de la Ley General Tributaria. Esto obligará a contar con un software certificado según las condiciones que se vayan estableciendo reglamentariamente. En principio, por lo que conocemos del proyecto de real decreto, a partir de 2024, las principales características de estos programas y sistemas deberán ser:
- Se podrá rectificar una factura, pero no borrar o alterar su registro informático.
- El software debe permitir la posibilidad de que remitas voluntariamente los registros a la Agencia Tributaria de forma automática. Si así lo haces, las facturas incorporarán la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «Verifactu» y estarás sujeto a ciertas ventajas y condiciones, como, entre otras:
- No estarás obligado a firmar electrónicamente los registros de facturación. El sistema sólo deberá calcular la huella o hash de los registros.
- Se facilitará la integración de los registros de facturación en los libros registro del IVA y del IRPF.
- Los clientes podrán verificar que tus facturas efectivamente han sido remitidas a la Agencia Tributaria.
Un requisito imprescindible es que se debe cumplir con lo exigido en la normativa específica sobre facturación. En este sentido la ley es clara y dictamina que una factura sólo puede ser considerada electrónica cuando se expida y reciba en formato electrónico. No se considera válido el papel impreso generado a través de un software de facturación.
El reglamento de facturación exige el empleo de medios que garanticen la autenticidad de la factura electrónica. Existen otros medios de validación para la Agencia Tributaria entre los que destacan la firma electrónica y el intercambio electrónico de datos.
Es muy probable que estos reglamentos sufran reformas en el futuro por lo que podría aprovecharse la situación para introducir las novedades en el contenido de la factura y en los procedimientos de emisión, recepción, conservación y demás.
¿Qué tiene que ver la factura electrónica con los plazos de pago?
La Ley Crea y Crece contempla algunos cambios en la normativa y que tiene que ver con los requisitos técnicos y de información a incluir en la factura electrónica a efectos de verificar la fecha de pago y obtener los periodos medios de pago. La idea es ofrecer soluciones que faciliten la verificación de qué empresas incumplen las normativas anti morosidad.
¿Cuándo entrarán en vigor las nuevas obligaciones?
En primer lugar habrá que aprobar los reglamentos que fijarán las condiciones del procedimiento de acreditación de la interconexión y la interoperabilidad de las plataformas. Una vez aprobadas se dará un plazo de un año a las empresas que facturen más de 8 millones de euros anuales. Si tu facturación es menor tendrás dos años para adaptarte.
¿Habrá sanciones?
Hay que decir que sí, que puede haber sanciones de hasta 10.000 euros para los que, estando obligados a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso a sus facturas de las personas que han dejado de ser clientes. También serán sancionadas las empresas que presten servicios de especial trascendencia económica al público en general que no cumplan sus obligaciones.
¿Qué ayudas existen para adaptarse a la factura electrónica?
La ayuda principal es el programa Kit Digital en el que la factura electrónica se incluye como una de las categorías de solución de digitalización subvencionable. La línea está clara y no hay quien pare la digitalización de la facturación y su formato electrónico entre empresas.
